يتيح لك Microsoft Office تشفير مستندات Office وملفات PDF الخاصة بك، مما لا يسمح لأي شخص حتى بعرض الملف ما لم يكن لديه كلمة المرور. تستخدم الإصدارات الحديثة من Office تشفيرًا آمنًا يمكنك الاعتماد عليه، على افتراض أنك قمت بتعيين كلمة مرور قوية.
تنطبق الإرشادات الواردة أدناه على Microsoft Word وPowerPoint وExcel وAccess 2016، ولكن يجب أن تكون العملية مماثلة في الإصدارات الحديثة الأخرى من Office.
ما مدى أمان حماية كلمة المرور الخاصة بـ Microsoft Office؟
لقد حصلت ميزات الحماية بكلمة مرور Microsoft Office على سمعة سيئة في الماضي. من Office 95 إلى Office 2003، كان نظام التشفير ضعيفًا جدًا. إذا كان لديك مستند محمي بكلمة مرور باستخدام Office 2003 أو إصدار سابق، فيمكن تجاوز كلمة المرور بسهولة وسرعة باستخدام البرامج المتوفرة على نطاق واسع لاختراق كلمات المرور.
مع Office 2007، أصبحت Microsoft أكثر جدية فيما يتعلق بالأمان. تم تحويل Office 2007 إلى معيار التشفير المتقدم (AES) بمفتاح 128 بت. يعتبر هذا آمنًا على نطاق واسع، ويعني أن Office يستخدم الآن تشفيرًا حقيقيًا وقويًا لحماية مستنداتك عند تعيين كلمة مرور. لقد اختبرنا ميزة تشفير PDF ووجدنا أنها تستخدم تشفير 128 بت AES في Office 2016 أيضًا.
هناك شيئان كبيران عليك الانتباه لهما. أولاً، تكون كلمات المرور التي تقوم بتشفير المستند بالكامل هي الآمنة فقط. يسمح لك Office أيضًا بتعيين كلمة مرور لـ “تقييد التحرير” للملف – من الناحية النظرية، مما يسمح للأشخاص بعرض الملف ولكن لا يمكنهم تحريره بدون كلمة مرور. يمكن اختراق هذا النوع من كلمات المرور وإزالته بسهولة، مما يسمح للأشخاص بتحرير الملف.
كما أن تشفير Office يعمل بشكل جيد فقط إذا كنت تقوم بالحفظ بتنسيقات المستندات الحديثة مثل .docx. إذا قمت بالحفظ في تنسيقات المستندات القديمة مثل .doc – المتوافقة مع Office 2003 والإصدارات الأقدم – فسيستخدم Office الإصدار الأقدم وغير الآمن من التشفير.
ولكن، طالما أنك تحفظ ملفاتك بتنسيقات Office الحديثة وتستخدم خيار “التشفير بكلمة مرور” بدلاً من خيار “تقييد التحرير”، فيجب أن تكون مستنداتك آمنة.
كيفية حماية كلمة المرور لمستند Office
لحماية مستند Office بكلمة مرور، افتحه أولاً في Word أو Excel أو PowerPoint أو Access. انقر على قائمة “ملف” الموجودة في الزاوية العلوية اليسرى من الشاشة. في جزء المعلومات، انقر فوق الزر “حماية المستند” وحدد “تشفير باستخدام كلمة المرور”.
يُسمى الزر “حماية المستند” فقط في برنامج Microsoft Word، ولكنه يحمل اسمًا مشابهًا في التطبيقات الأخرى. ابحث عن “حماية المصنف” في Microsoft Excel و”حماية العرض التقديمي” في Microsoft PowerPoint. في Microsoft Access، سترى فقط زر “التشفير باستخدام كلمة المرور” في علامة التبويب “معلومات”. وإلا فإن الخطوات ستعمل بنفس الطريقة.
ملاحظة: إذا كنت تريد فقط تقييد تحرير المستند، فيمكنك اختيار “تقييد التحرير” هنا، ولكن كما قلنا، هذا ليس آمنًا للغاية ويمكن تجاوزه بسهولة. من الأفضل أن تقوم بتشفير المستند بأكمله، إذا استطعت.
أدخل كلمة المرور التي تريد تشفير المستند بها. ستحتاج إلى اختيار كلمة مرور جيدة هنا. يمكن تخمين كلمات المرور الضعيفة بسهولة عن طريق اختراق البرامج إذا تمكن شخص ما من الوصول إلى المستند.
تحذير: ستفقد إمكانية الوصول إلى المستند إذا نسيت كلمة المرور الخاصة بك، لذا احتفظ بها آمنة! تنصح Microsoft بتدوين اسم المستند وكلمة المرور الخاصة به والاحتفاظ بها في مكان آمن.
عندما يتم تشفير مستند، سترى الرسالة “مطلوب كلمة مرور لفتح هذا المستند” على شاشة المعلومات.
في المرة التالية التي تفتح فيها المستند، سترى مربع “أدخل كلمة المرور لفتح الملف”. إذا لم تقم بإدخال كلمة المرور الصحيحة، فلن تتمكن من عرض المستند على الإطلاق.
لإزالة حماية كلمة المرور من مستند ما، انقر فوق الزر “حماية المستند” وحدد “تشفير بكلمة مرور” مرة أخرى. أدخل كلمة مرور فارغة وانقر على “موافق”. سيقوم Office بإزالة كلمة المرور من المستند.
كيفية إنشاء ملف PDF محمي بكلمة مرور
يمكنك أيضًا تصدير مستند Office إلى ملف PDF وحماية كلمة المرور لملف PDF هذا. سيتم تشفير مستند PDF بكلمة المرور التي تقدمها. يعمل هذا في Microsoft Word ولكن ليس في Excel، لسبب ما.
للقيام بذلك، افتح المستند في برنامج Microsoft Word، وانقر فوق زر القائمة “ملف”، ثم حدد “تصدير”. انقر فوق الزر “إنشاء PDF/XPS” لتصدير المستند كملف PDF.
انقر فوق الزر “خيارات” الموجود أسفل نافذة حوار الحفظ التي تظهر. في أسفل نافذة الخيارات، قم بتمكين خيار “تشفير المستند بكلمة مرور” ثم انقر فوق “موافق”.
أدخل كلمة المرور التي تريد تشفير ملف PDF بها، ثم انقر فوق “موافق”.
عند الانتهاء، أدخل اسمًا لملف PDF وانقر فوق الزر “نشر”. سيقوم Office بتصدير المستند إلى ملف PDF محمي بكلمة مرور.
تحذير: لن تتمكن من عرض ملف PDF إذا نسيت كلمة المرور. تأكد من متابعته وإلا ستفقد إمكانية الوصول إلى ملف PDF الخاص بك.
سيتعين عليك إدخال كلمة مرور ملف PDF عند فتحه. على سبيل المثال، إذا قمت بفتح ملف PDF في Microsoft Edge – عارض PDF الافتراضي لنظام التشغيل Windows 10 – فستتم مطالبتك بإدخال كلمة المرور قبل أن تتمكن من عرضه. يعمل هذا أيضًا مع برامج قراءة PDF الأخرى.
يمكن أن تساعد هذه الميزة في حماية المستندات الحساسة بشكل خاص، خاصة عند تخزينها على محرك أقراص USB أو في خدمة تخزين عبر الإنترنت مثل Microsoft OneDrive.
يعد تشفير القرص بالكامل، مثل Device Encryption وBitLocker على جهاز كمبيوتر يعمل بنظام Windows أو FileVault على جهاز Mac، أكثر أمانًا وغير مؤلم لحماية جميع المستندات الموجودة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، خاصة إذا تمت سرقة جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
(العلامات للترجمة)الميزات(ر)الملفات(ر)المكتب