كيفية تنظيم كل شيء في OneNote

يقدم OneNote مجموعة رائعة من الميزات التي تلغي الحاجة إلى العديد من التطبيقات الأخرى. باستخدامه، يمكنك إدارة معظم مهامك اليومية. يمكنك إنشاء قوائم مهام، والتعاون مع فريقك، وإدارة المشاريع، وتسجيل الصوت والفيديو، واستخدامه كحل تخزين أكثر تنظيمًا.

1. إنشاء قوائم المهام باستخدام OneNote

باستخدام OneNote، يمكنك إنشاء قوائم مهام لإدارة مهامك اليومية أو خططك الأسبوعية أو مشاريعك بالكامل. يتيح لك التطبيق إضافة مربعات اختيار للمهام ووضع علامة عليها عند إكمالها. من خلال مشاركة الصفحات مع قوائم الاختيار هذه، يصبح التعاون مع فريقك في المشاريع أمرًا سهلاً. يمكنك أيضًا تحديد الخطوط العريضة لخطتك باستخدام العناوين والعناوين الفرعية.

بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك التكامل مع Outlook إعداد تذكيرات للمهام أو استخدام العلامات لتحديد أولوياتها.

لإنشاء قائمة مهام في OneNote، قم بتشغيل التطبيق وأضف قسمًا جديدًا بالنقر فوق الزر “+”. ثم انقر فوق “إضافة صفحة” لإنشاء صفحة لقائمتك. انتقل إلى علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” في شريط الأدوات، واكتب مهامك وحددها. ثم انقر فوق “علامة المهام”. أثناء إكمال المهام، انقر فوق مربع الاختيار لوضع علامة عليها كمكتملة.

2. تسجيل الصوت والفيديو باستخدام OneNote

يتيح لك OneNote تسجيل الصوت والفيديو وتضمينهما مباشرة في ملاحظاتك. تعد هذه الميزة مفيدة بشكل خاص لتسجيل المحاضرات والاجتماعات والمقابلات والمزيد، مما يجعل OneNote أداة متعددة الاستخدامات في مجموعة متنوعة من الإعدادات.

لتسجيل الصوت، انتقل إلى علامة التبويب “إدراج”، ثم قم بتوسيع قائمة “نسخ” وانقر فوق “تسجيل الصوت”. لإيقاف التسجيل، انتقل إلى علامة التبويب “التسجيل” وانقر فوق “إيقاف”.

لتسجيل مقطع فيديو، انتقل إلى علامة التبويب “إدراج” وانقر على “تسجيل الفيديو”. أكمل التسجيل، وعندما تنتهي، انقر على “إيقاف”.

سيتم تضمين الملف المسجل تلقائيًا في ملاحظتك في الموقع الذي بدأت فيه التسجيل.

يتميز Microsoft OneNote بأداة ترجمة مريحة تتيح لك ترجمة النص إلى لغات مختلفة مباشرةً داخل التطبيق. سواء كنت بحاجة إلى ترجمة صفحة كاملة أو قسم معين فقط، فإن هذه الميزة تضمن لك البقاء داخل مساحة عملك دون الحاجة إلى التبديل إلى أداة أخرى.

لترجمة صفحة كاملة، انتقل إلى علامة التبويب “مراجعة”، ثم “ترجمة”، وحدد “ترجمة الصفحة”. اختر اللغة التي تريد ترجمة الصفحة إليها وانقر فوق “ترجمة”. لترجمة قسم معين، انتقل إلى علامة التبويب “مراجعة”، ثم “ترجمة”، وحدد “ترجمة النص المحدد”.

بعد ذلك، قم بتحديد النص الذي ترغب في ترجمته، واختر اللغة الأصلية واللغة المستهدفة، ثم انقر فوق “إدراج”. سيؤدي هذا إلى ترجمة النص المحدد واستبدال النص الأصلي بالنسخة المترجمة.

4. تحسين التعاون بين أعضاء الفريق باستخدام OneNote

عند استخدامه بشكل فعال، يوفر OneNote مجموعة شاملة من الميزات للتعاون في المشاريع مع أعضاء فريقك. يمكنك إنشاء دفتر ملاحظات مخصص لمشروع ما، ومشاركته مع فريقك، وإدارة أذونات التحرير. يمكن لأعضاء الفريق إجراء تعديلات في الوقت الفعلي على أي خطة، وتتيح لك ميزة “إظهار المؤلفين” معرفة من أجرى تغييرات معينة.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن لأعضاء الفريق تقديم ملاحظات من خلال التعليق على ملاحظاتك، ويمكنك الرد على ملاحظاتهم في الوقت الفعلي. يمكن أيضًا دمج OneNote مع Microsoft Teams وOutlook لتحسين إدارة المشروعات. لمشاركة دفتر ملاحظات، انقر فوق ملف > مشاركة، وأدخل عناوين البريد الإلكتروني لأعضاء فريقك، وقم بإدارة الأذونات، وانقر فوق “إرسال”.

5. إدارة بياناتك بكفاءة باستخدام OneNote

باستخدام OneNote، يمكنك تنظيم البيانات وإدارتها بكفاءة أكبر، مما يخفف الحاجة إلى التعامل معها محليًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو التوفيق بين خدمات التخزين السحابي المتعددة.

لتبسيط إدارة البيانات، أنشئ دفتر ملاحظات لمشروع معين واستخدم أقسامًا للفئات الفرعية مثل “سجل التمويل” و”البحث” والمزيد. داخل كل قسم، يمكنك إنشاء صفحات متعددة لأنواع بيانات مختلفة، مثل “الدفعة الشهرية للموظف” و”تكلفة البرامج” والمزيد.

يمكنك تضمين جداول البيانات مباشرة في هذه الصفحات لمراجعتها بسهولة لاحقًا، وإضافة ملاحظات صوتية أو مقاطع فيديو لشرح التفاصيل المهمة حول الملفات المضمنة، واستخدام الارتباطات التشعبية للاتصال بالملاحظات ذات الصلة أو المصادر الخارجية. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تلوين الصفحات للتمييز بصريًا بين أنواع مختلفة من المعلومات.

6. OneNote عبارة عن سبورة بيضاء رقمية رائعة

تتيح لك ميزة الرسم الحر في OneNote رسم المخططات وتبادل الأفكار والتخطيط للمشروعات مباشرةً داخل مساحة العمل. تتيح لك أدوات الرسم رسم الأفكار وتصور المفاهيم في ملاحظاتك، مما يحل محل أدوات مثل Microsoft Whiteboard وMiro وتطبيقات Whiteboard الأخرى بشكل فعال.

للبدء، انتقل إلى علامة التبويب “رسم”، وحدد نوع القلم، واختر اللون والسمك المطلوبين، وانقر فوق “الأشكال التلقائية”. يمكنك بعد ذلك رسم الأشكال يدويًا، وسيقوم OneNote تلقائيًا بتحويل الرسومات التخطيطية إلى أشكال أكثر دقة. يمكنك استخدام الخطوط لربط هذه الأشكال، وربط الأفكار الفرعية وفقًا لأهميتها.

يمكنك أيضًا استخدام مربعات النص لوضع علامات على مخططاتك وإضافة صور ذات صلة لتحسين تخطيط مشروعك.

7. مسح المستندات وإدارتها باستخدام OneNote

يتميز تطبيق OneNote للجوال بوجود ماسح ضوئي ملائم للمستندات يتيح لك مسح المستندات والإيصالات والملاحظات وحفظها مباشرة في ملاحظاتك. وهذا يلغي الحاجة إلى تطبيقات المسح الضوئي. كما يدعم التطبيق تقنية التعرف الضوئي على الحروف، التي تمكننا من استخراج النص من الصور.

لاستخدام ميزة المسح الضوئي، قم بتثبيت تطبيق OneNote على هاتفك وافتحه. انتقل إلى قسم دفتر الملاحظات أو الصفحة التي تريد حفظ المستند الممسوح ضوئيًا فيها. انقر فوق أيقونة الكاميرا، الموجودة عادةً في أسفل يسار الشاشة أو ضمن قائمة “إدراج”. قم بمحاذاة المستند داخل الإطار والتقاط المسح الضوئي.

إذا كان لديك عدة صفحات، فانقر فوق “إضافة”، ثم التقط الصورة الممسوحة ضوئيًا، وكرر العملية لكل صفحة. بمجرد الانتهاء، انقر فوق “تم” أو “حفظ”. لاحقًا، يمكنك تحويل ملاحظاتك إلى ملف PDF.

بفضل ميزات OneNote الرائعة هذه، يمكنك استبدال تطبيقات قائمة المهام، ومسجلات الصوت والفيديو، وحلول إدارة البيانات، وتطبيقات السبورة البيضاء، وأدوات التعاون، والمزيد بفعالية. جرّب هذه الميزات لترى كيف يمكنها مساعدتك في إدارة كل شيء داخل مساحة عمل OneNote، مما يلغي الحاجة إلى التبديل بين تطبيقات متعددة.