سواء كنت تنوي الانتقال إلى منزل جديد أو تخطط لرحلة كبيرة أو تعمل على تغيير مسارك المهني، فإن تطبيقات إدارة المشاريع الشخصية يمكنها أن تجعل حياتك أسهل كثيرًا. تطبيق Trello مجاني وقوي وسهل الاستخدام، وإليك كيفية البدء.
لماذا تستخدم التطبيق؟
هناك العديد من الطرق لتنظيم حياتك، بدءًا من دفاتر الملاحظات القديمة التي تستخدم القلم والورق، ومرورًا بتطبيقات الملاحظات وجداول البيانات والمزيد (هل يستخدم أحد برنامج Excel للتخطيط للأحداث؟). حتى أنني استخدمت تطبيق الكتابة Scrivener كأداة تخطيط عامة.
لكل نهج إيجابياته وسلبياته، وعلى مر السنين أعتقد أن هناك عددًا قليلًا جدًا من الأساليب التي لم أجربها. ولكن عندما يتعلق الأمر بمزيج من المرونة وسهولة الاستخدام والجماليات، فإن أدوات التخطيط المخصصة تميل إلى أن تكون لها الأفضلية. وسنتناول التفاصيل بمزيد من التفصيل بعد قليل.
أليست تطبيقات إدارة المشاريع مفيدة للعمل؟
ربما لا تكون تطبيقات إدارة المشاريع أول ما يتبادر إلى ذهنك عندما تفكر في التخطيط لمشاريع شخصية. فنحن نميل إلى التفكير فيها في سياق العمل، وهي تذكرنا بمشاريع الفريق واسعة النطاق في الشركات الكبرى.
ربما سمعت أيضًا أشخاصًا يذكرون مؤهلاتهم في أدوات إدارة المشاريع، وهو ما يؤدي مرة أخرى إلى جعلها تبدو معقدة.
بعض تطبيقات إدارة المشاريع معقدة بالفعل، ولكن هناك أيضًا تطبيقات بسيطة وجميلة، مثل Trello.
لماذا تريلو؟
على الرغم من أنني جربت العديد من الطرق المختلفة للتخطيط لمشاريع العمل والمشاريع الشخصية (يمكنك استخدام أي عدد من التطبيقات للتخطيط لمشروع ما)، إلا أنني كنت دائمًا أعود بسرعة إلى Trello، وذلك لخمسة أسباب.
- سهولة الاستخدام. لا يستغرق الأمر أكثر من 10 إلى 20 دقيقة لإتقان استخدامه، والعمليات التي يستخدمها بديهية للغاية. على سبيل المثال، يمكنك استخدام السحب والإفلات لتحريك العناصر لأعلى أو لأسفل حسب الأولوية أو التسلسل، أو لنقلها من عمود إلى آخر.
- المرونة. يمكنك جعل Trello يتصرف مثل قائمة مهام، أو تطبيق ملاحظات، أو جدول بيانات، أو قاعدة بيانات، أو تطبيق تذكيرات، أو أي شيء آخر.
- إنه أمر ممتع من الناحية الجمالية – أو يمكن جعله كذلك بسهولة شديدة. عندما تكون خطط مشروعك ممتعة للعين، فهذا ليس أمرًا جيدًا في حد ذاته فحسب، بل إنه يميل إلى تشجيعك على قضاء المزيد من الوقت في العمل عليها.
- يجعل Trello التعاون مع الأشخاص الآخرين أمرًا سهلاً بشكل لا يصدق.
- إنه مجاني، بمعنى أنه مجاني إلى الأبد. من الناحية الفنية، إنه مشروع مجاني جزئيًا، مع مستويات مجانية واشتراك، لكن المستوى المجاني يقوم بكل ما قد تحتاج إليه في مشاريعك الشخصية. بعد خمس أو ست سنوات من استخدامه في عشرات المشاريع المختلفة، لم أضطر أبدًا إلى الانتقال إلى مستوى مدفوع.
بعض الأمثلة
أنا الآن في منتصف عملية بيع شقة وشراء شقة أخرى. إحدى الخطوات هي تحديد المشتريات المحتملة، لذا قمت بإنشاء مشروع Trello (لوحة بلغة Trello) لهذا الغرض.
لقد وضعت كل العقارات التي أردت عرضها في عمود “الانتظار”. وعندما كنت أرتب لعرض عقار ما، كنت ببساطة أسحبه إلى عمود “المجدول”. وإذا قمت بإزالته، كنت ببساطة أحفظه في الأرشيف؛ وإذا كان من المتنافسين، كنت أنقله إلى عمود “القائمة المختصرة”. وهكذا إلى عرض مقبول (وسوف أصدقه عندما أقف في الشقة حاملاً صكوك الملكية في إحدى يدي والمفاتيح في اليد الأخرى، ولكن هذه قصة أخرى!).
هناك لوحة أخرى مخصصة لتصميم الشقق. أستخدمها لتوضيح أهدافي فيما يتعلق بمنزلي الجديد، وتجميع الأفكار، وتسجيل الأشياء الرئيسية التي سأحملها معي، وحفظ الروابط الخاصة بالأشياء التي أرغب في شرائها، وتسجيل الأشياء التي أخطط لبيعها، وتحديد مجموعة أدوات المنزل الذكي التي أخطط لاستخدامها، إلى جانب المشاهد التي أرغب في إنشائها.
أحد أهدافي للانتقال هو العودة إلى نمط الحياة البسيط الذي كنت أعيشه حتى انتقلت للعيش مع شخص كان يحبني كثيرًا لا لذا، كانت إحدى المهام التي كان عليّ القيام بها هي البحث في كل خزانة وتحديد ما يجب الاحتفاظ به، وما يجب بيعه، وما يجب التبرع به.
لقد قمت بتقسيم الأشياء حسب الغرفة، ثم حسب الخزانة أو الدرج الفردي. وأنا أستخدم نظام ترميز لوني بسيط لتتبع تقدمي، حيث يشير اللون الأحمر/الأصفر/الأصفر إلى حجم المهمة (المتبقية) (يعني اللون الأحمر أن هناك قرارات كبيرة يجب اتخاذها)، بينما يعني اللون الأخضر أنها مكتملة.
كيفية استخدام تريلو
أقوم هنا بتوضيح إصدار الويب من Trello، حيث أنني شخصيًا أفضّله، ولكن تطبيقات سطح المكتب والجوال تعمل بنفس الطريقة.
إنشاء لوحة
يزور تريلو.كوم استخدم رابط “إنشاء حساب” للتسجيل. إذا طُلب منك اختيار خطتك، فاختر الخطة “المجانية”. بمجرد التسجيل، حدد “اللوحات” من القائمة الموجودة على الجانب الأيسر، ثم انقر فوق علامة “+” الزرقاء الكبيرة في الأعلى لإضافة لوحة.
سيُطلب منك الاختيار بين “إنشاء لوحة” و”البدء باستخدام قالب”. شخصيًا، أجد أنه من الأسهل استخدام الخيار الأول لإنشاء شيء من الصفر.
يمكنك اختيار إحدى الخلفيات القياسية—إما لونًا أو صورة—أو “مخصصًا” لتحميل خلفيتك الخاصة. تفضيلي الشخصي هو الحصول على خلفية بسيطة ولكنها مثيرة للاهتمام، لذا أبحث عن صور مجانية على أونسبلاش واستخدم واحدة منها.
إنشاء القوائم
أنصحك بإغلاق القائمة الجانبية بالنقر على الزر “<" الموضح أدناه. وهذا يمنحك شاشة أكثر نظافة.
سيظهر لك الآن زر “إضافة قائمة” أعلى اليسار. انقر عليه وأعطه اسمًا، ثم انقر على “حفظ”. سيؤدي ذلك إلى مطالبتك بالقائمة التالية، لذا كرر ذلك حتى يكون لديك العدد الذي تريده من القوائم.
إضافة البطاقات
ستلاحظ الآن أن كل قائمة تحتوي على زر “إضافة بطاقة”، لذا انقر عليه فقط للقيام بذلك. مرة أخرى، كرر ذلك عدة مرات حسب رغبتك لإضافة أكبر عدد ممكن من البطاقات داخل كل قائمة.
إضافة الصور
انقر على أي بطاقة لفتحها، وستظهر لك جميع الخيارات المتاحة. إذا كنت تريد أن تظهر صورة في نظرة عامة، كما في مثال البحث عن شقة، فإن هذا يسمى صورة الغلاف. انقر على زر “الغلاف” وقم بتحميل صورتك.
ستظهر الصورة بعد ذلك على البطاقة في العرض الرئيسي:
إذا كنت تريد فقط أن تكون الصورة مرئية عند فتح البطاقة، فاستخدم زر “المرفق”.
إضافة الروابط
انقر على البطاقة لفتحها، ثم انقر على زر “الوصف”.
يمكنك ببساطة لصق الرابط، أو يمكنك القيام بذلك بأسلوب HTML: اكتب وصفك أولاً، ثم قم بتمييزه واضغط على زر الرابط المميز أدناه – وهذا يعطي مظهرًا أكثر أناقة.
ستشاهد هنا أيضًا خيارات للارتباط بالبطاقات الموجودة.
إضافة قوائم المراجعة
تتم إضافة كل شيء آخر من هذه النقطة بنفس الطريقة: افتح البطاقة، ثم اختر الخيار من القائمة الموجودة على الجانب الأيمن والتي استخدمناها لإضافة صورة الغلاف. سأتخطى لقطات الشاشة، حيث ستكون هذه مجرد نفس الصورة.
لإضافة قائمة تحقق، ما عليك سوى النقر فوق زر قائمة التحقق.
إضافة المواعيد النهائية
إذا كانت البطاقة تمثل مهمة، فيمكنك تحديد موعد نهائي بالنقر فوق الزر “التاريخ”. بشكل افتراضي، ستتلقى تذكيرًا في اليوم السابق لتاريخ استحقاقها، ولكن يمكنك تغيير ذلك من القائمة المنسدلة.
لاحظ أن المواعيد النهائية ليست الطريقة الوحيدة التي يمكنك من خلالها استخدام التواريخ. على سبيل المثال، بالنسبة إلى بحثي عن شقة، استخدمت التاريخ للإشارة إلى تاريخ موعد المشاهدة.
استخدام الترميز اللوني
لتحديد البطاقات بالألوان، انقر على زر “التسمية”. ستحصل على مجموعة من الألوان الافتراضية، ولكن يمكنك أيضًا تعديلها. ما عليك سوى تحديد المربع بجوار اللون لإضافته إلى البطاقة. إذا كنت تريد إعطاء تسميات ملونة بأسماء، فانقر على زر القلم (تحرير) بجوار اللون واكتب اسمك.
اعتمادًا على كيفية استخدامك للميزة، قد ترغب أحيانًا في تطبيق أكثر من لون على بطاقة، ويتيح لك Trello تحديد العدد الذي تريده من الألوان.
يمكنك رؤية كيفية ظهور هذه الألوان في لوحة التصغير الخاصة بي:
نقل الأشياء (القوائم والبطاقات)
سواء كنت تريد نقل بطاقة لأعلى أو لأسفل القائمة، أو نقل بطاقة من قائمة إلى أخرى، أو نقل قائمة إلى اليسار أو اليمين، يمكنك القيام بكل ذلك ببساطة عن طريق السحب والإفلات، والتقاط البطاقة من حافتها.
ولكن هناك عيب واحد يجب الانتباه إليه. يتيح لك Trello أيضًا سحب بطاقة داخل بطاقة أخرى عن طريق التقاطها من المنتصف، حيث يتم إضافتها كمرفق (ارتباط تشعبي فعلي من بطاقة إلى أخرى). إذا ظلت البطاقة بنفس الحجم والشكل الدائري عند سحبها، فأنت تسحب البطاقة – ولكن إذا تغيرت إلى مربع صغير، فأنت في وضع الإدراج. إذا حصلت على ذلك ولا تريدها، فما عليك سوى سحبها إلى أي مكان خارج قوائمك والسماح لها بذلك.
التعاون مع العائلة والأصدقاء
الأمر الأخير الذي يسهل القيام به بشكل لا يصدق في Trello هو التعاون مع أشخاص آخرين. ما عليك سوى النقر على زر المشاركة في أعلى اليمين وإدخال عنوان بريدهم الإلكتروني. وبعد ذلك، سيتمكنون من الوصول الكامل إلى اللوحة، ويمكنهم استخدامها وتحريرها تمامًا كما يمكنك.
هناك بعض الميزات التي تتطلب الاشتراك فقط، ولكنني شخصيًا لم أحتاج إلى أي منها مطلقًا. يقتصر عدد اللوحات النشطة على 10 لوحات في المرة الواحدة، ولكن إذا كنت بحاجة إلى المزيد، فيمكنك إغلاق اللوحات لإفساح المجال لمزيد منها. وبالتالي، بالنسبة لجميع الأشخاص تقريبًا الذين يستخدمون Trello في مشاريع شخصية، يظل التطبيق مجانيًا إلى الأبد.