تعمل البيانات المنظمة جيدًا في Microsoft Excel على تحسين الدقة ، وتسهل التحليل الأكثر فعالية ، وهي أسهل ليس فقط للبشر ولكن أيضًا الآلات لفهم وتفسير. تتبع هذه النصائح الخمسة مضمونة لجعل حياتك أسهل ، وزملاؤك أكثر سعادة ، وبياناتك.
1
استخدم الحقول (الأعمدة) والسجلات (الصفوف)
الحقول والسجلات هي عناصر أساسية لهيكل شبكة Excel. يجب أن يكون كل عمود حقلًا ، وهو نوع ثابت من البيانات ، مثل الأسماء أو عناوين البريد الإلكتروني أو إجماليات المبيعات. من ناحية أخرى ، يجب أن يكون كل صف سجلًا ، يحتوي على أنواع مختلفة من البيانات حول عنصر واحد.
راجع المثال أدناه ، حيث يكون كل عمود حقلًا فريدًا لأنواع البيانات المتسقة ، مثل الأقسام (قيم النص) في العمود B ، وأسعار التكلفة (قيم المحاسبة) في العمود E ، والوحدات المباعة (القيم العددية) في العمود G. كل صف ، ومع ذلك ، هو سجل لعنصر فردي.
فكر في الأمر بهذه الطريقة. عندما تنقر نقرًا مزدوجًا على مقبض التعبئة في الركن الأيمن السفلي للخلية التي تحتوي على صيغة ، يطبق Excel نفس المبدأ أسفل لجميع الخلايا المتبقية في العمود. بمعنى آخر ، يتوقع البرنامج أن يكون لديك بيانات مشابهة للمادة في عمود ، وبالتالي ، تنطبق الصيغة نفسها على جميع العناصر في حقل ما.
تتمثل إحدى الطرق لجعل بياناتك أكثر وضوحًا باستخدام بنية الشبكة هذه هي التأكد من أن الحقل الأيسر هو معرف ، مثل الاسم أو رقم معرف أو رقم تسلسلي أو شيء مشابه ، حيث يمكنك بعد ذلك مسحًا عبر سجل فردي لرؤية القيم المقابلة.
للحفاظ على بياناتك أنيقة ومرتبة ، يجب أن يكون كل حقل وسجل فريدًا. بالطبع ، قد يكون لديك قيم مكررة ، ولكن إذا قمت بالمسح ضوئيًا عبر صف كامل أو لأسفل عمود كامل ، فيجب ألا يكون هناك أي سجل كامل أو التكرارات الكاملة.
2
يجب أن تحتوي كل خلية على نقطة بيانات واحدة
تتمثل طريقة Surefire لكسر الهيكل الخطي لمجموعة بيانات Excel في حشر أكثر من نقطة بيانات واحدة إلى خلية.
يعيدني الأساس المنطقي لهذه النصيحة إلى نقطتي السابقة – يجب أن تحتوي الخلية على جزء فردي من المعلومات التي تمثل تقاطع الحقل وسجل. لذلك ، إذا قمت بكتابة أكثر من جزء واحد من المعلومات في خلية ، فأنت تكسر هذا الهيكل “المسطح”.
في هذا المثال ، يجب إضافة عمود سعر منفصل إلى البيانات لحساب بنية التسعير المتغيرة.
نظرًا لأن البيانات غير منظمة بشكل صحيح ، عندما يتم تصورها كخطط Excel ، تحولت إلى محوري ، أو تم تحميلها في محرر استعلام الطاقة في Excel ، فإنها لا تعمل كما هو متوقع.
وبالمثل ، إذا أشرت إلى هذه الخلايا المحملة في الصيغ أو حاولت فرز بياناتك وتصفيةك ، فمن المحتمل أن ينتهي بك الأمر مع نتائج مربكة وغير موثوقة.
ينطبق مبدأ الخلية الواحدة-بنقطة البيانات أيضًا على دمج الخلايا. بالنسبة لي ، فإن دمج الخلايا في جدول بيانات Excel يشبه استخدام MS Sans Comic في وثيقة كلمة رسمية – يجب تجنب كلاهما بأي ثمن! بمجرد دمج خلية أو أكثر ، أنت تبتعد عن بنية الشبكة الأساسية لـ Excel ، مما يعني أنك ستتسبب في مشاكل أكثر مما تحل. إذا كانت الخلايا المجاورة تحتوي على نفس القيمة ، فلا بأس! ليست هناك حاجة لدمجهم معًا.
البديل لدمج الخلايا هو استخدام المركز عبر أداة الاختيار. على الرغم من أن الخلايا المتأثرة يبدو أنها مدمجة ، إلا أن هياكل الخلايا والنزاهة يتم الاحتفاظ بها. ومع ذلك ، ما زلت أقترح عليك إدخال نقاط البيانات الفردية في كل خلية لتجنب الارتباك.
3
تجنب الأعمدة والصفوف الفارغة
يجب أن تتكون كل مجموعة بيانات واحدة في Excel من أعمدة وصفوف متجاورة. بمعنى آخر ، تأكد من عدم وجود أي أعمدة أو صفوف فارغة تمامًا بين الحقول أو السجلات.
هناك العديد من الفوائد لضمان الاستمرارية عبر مجموعة بيانات ، والأهم من ذلك هو المساعدة في فهم المكان الذي يبدأ فيه نطاق البيانات وينتهي. بمجرد أن يكون لديك عمود أو صف فارغ في منتصف النطاق الخاص بك ، فإنك تقوم بإنشاء استراحة مادية في العلاقات بين إدخالات الحقل والتسجيلات.
يمكن أن تؤدي الأعمدة أو الصفوف الفارغة إلى مشاكل عند تقديم بياناتك في المخططات. أيضًا ، إنها زمنية مضمونة ، حيث ستحتاج إلى تحديد جميع الخلايا في مجموعة البيانات يدويًا عند تنسيقها كجدول Excel ، أو تحميلها في استعلام الطاقة ، أو تحويلها إلى محوري. من ناحية أخرى ، للقيام بهذه المهام باستخدام مجموعة بيانات متجاورة تمامًا ، تحتاج فقط إلى تحديد خلية واحدة.
حتى إذا قمت بإدراج عمود أو صف جديد يتم ملؤه في تاريخ لاحق ، ابحث عن طريقة لإخبار Excel بأنه من المفترض أن يكون هناك وأن يكون له قيمة ، مثل إضافة رأس عمود أو إدخال سلسلة من الأصفار المؤقتة.
“ولكن ماذا عن تجميع الأعمدة أو الصفوف؟” أسمع أنك تسأل. صحيح أنه يجب فصل الأعمدة المجمعة بعمود واحد على الأقل ، ويجب فصل الصفوف المجمعة بصف واحد على الأقل. ومع ذلك ، لا يجب أن تكون هذه فارغة: بدلاً من ذلك ، حولها إلى نطاقات قيمة عن طريق حساب المجموعات الفرعية.
4
تنسيق بياناتك كجدول Excel
طريقة واحدة للحفاظ على بيانات Excel الخاصة بك من الناحية الهيكلية وتمشيا مع ما يتوقعك البرنامج أن تفعله هي تنسيق مجموعة البيانات الخاصة بك كجدول Excel. بصرف النظر عن فوائدها الهيكلية ، تقدم طاولات Excel العديد من المزايا الأخرى ، مثل النطاقات المتوسطة التلقائية ، والمراجع المنظمة ، والفرز السريع والتصفية ، وغيرها الكثير.
أولاً ، تأكد من أن كل عمود هو حقل منفصل ، كل صف هو سجل ، لكل خلية نقطة بيانات واحدة ، ولا توجد صفوف أو أعمدة فارغة. سوف تستفيد أيضًا من وجود رؤوس الأعمدة في أعلى بياناتك. أيضًا ، إذا كان هناك أكثر من مجموعة بيانات في المصنف الخاص بك ، فتأكد من وجود عمود أو صف واضح واحد على الأقل بينهما.
بعد ذلك ، حدد أي خلية في مجموعة البيانات ، انقر فوق “تنسيق كجدول” في علامة التبويب الصفحة الرئيسية على الشريط ، واختر نمط الجدول.
ثم ، في مربع الحوار Create Table ، تحقق من “Table My Meass Meass” ، وانقر فوق “موافق”.
تم الآن تنسيق البيانات بشكل جيد كجدول Excel ، ويمكنك تغيير نمطها أو خياراتها في علامة التبويب تصميم الجدول السياقي على الشريط.
5
استخدم صفًا واحدًا لرؤوس الأعمدة
تعد إضافة صف رأس العمود إلى مجموعة بيانات في Excel طريقة جيدة لتوفير سياق للبيانات في كل عمود ، مما يجعل القراءة وفهم المعلومات أسهل. يوفر صف الرأس أيضًا صفًا إضافيًا لزر مرشح ، مما يوفر لك من الاضطرار إلى إضافته إلى الصف الأول من البيانات وربما تسبب الارتباك.
ما هو أكثر من ذلك ، تكون رؤوس الأعمدة المحددة بوضوح لا تقدر بثمن عند تنسيق بياناتك كجدول Excel. في الواقع ، عندما تشير إلى رؤوس الأعمدة في الصيغ – المعروفة أيضًا باسم المراجع المنظمة – فهي أسهل في فهمها وتحليلها من المراجع أو الأعمدة المباشرة بأسماء الرأس العامة.
على سبيل المثال ، من الواضح أن نرى أن هذه الصيغة تطرح سعر التكلفة في عمود التكلفة من إجمالي الربح في عمود المبيعات لإنتاج ربح صافي:
=(@Sales)-(@Cost)
هذا كل شيء جيد وجيد ، ولكن لماذا يجب أن تكون رؤوس الأعمدة صفًا واحدًا فقط؟
أحد الأسباب الرئيسية هو أن قراء الشاشة يعتمدون على تخطيطات واضحة أحادية البعد لفهم العلاقات بين الأعمدة والصفوف. في الواقع ، يمكن أن تؤدي صفوف الرأس المتعددة إلى تعقيد التنقل ، مما يتسبب في صعوبة في ضعف البصر في فهم بنية ورقة العمل الخاصة بك.
في الواقع ، لا يقتصر الأمر على قراء الشاشة ومستخدميها الذين سيستفيدون من صف رأس واحد-حيث تفضل أنظمة أخرى قائمة على الماكينة في Excel نفسها أن يتم تنظيم بياناتك بهذه الطريقة. على سبيل المثال ، إذا قمت بتنسيق بياناتك كجدول Excel ، فيمكنك فقط الحصول على صف رأس واحد. في الواقع ، إذا كان لديك أكثر من واحد ، يمكن اعتبار الثانية صفًا للبيانات (سجل).
إذا كانت مجموعة البيانات الخاصة بك لديها بالفعل صففين أو أكثر من رأسك ، فلا تقلق – يمكنك إصلاح هذا باستخدام استعلام الطاقة.
في هذا المثال ، هناك رؤوسان للعمود – الأول هو العام ، والثاني هو الربع.
كما ذكرت سابقًا ، ستكون أنواع البيانات الشائعة في عمود واحد كحقل مع رأس واحد ، وسيكون كل صف سجلًا منفصلاً. لذلك ، هذه هي الطريقة التي يجب أن تبدو بها البيانات عند تنظيمها بشكل صحيح:
لتحقيق ذلك ، ضع المؤشر في أي خلية في مجموعة البيانات ، وفي علامة التبويب المنزل على الشريط ، انقر فوق “تنسيق كجدول”. ثم ، اختر نمطًا.
بعد ذلك ، في مربع الحوار Create Table ، فك “طاولتي لها رؤوس” ، وانقر “موافق”.
في هذه المرحلة ، لا يدرك Excel أن لديك عمودين رأس ، لذا لإزالة هذا الالتباس ، في علامة تبويب تصميم الجدول ، فك “صف رأس.”
الآن ، تحتاج إلى تحميل الجدول في محرر استعلام الطاقة. بعد تحديد أي خلية في الجدول ، انقر فوق “من الجدول أو النطاق” في علامة تبويب البيانات.
في علامة التبويب “تحويل” محرر استعلام الطاقة ، انقر فوق “Transpose” لقلب أعمدة الجدول والصفوف بشكل فعال.
نتيجة لهذا الإجراء ، أصبح صفين الرأس الآن أعمدة في حد ذاتها. هنا ، أصبح الصف الذي شكل رأس العمود الأول (السنة) الآن في العمود 1 ، والصف الذي شكل رأس العمود الثاني (ربع) هو الآن في العمود 2.
الآن ، املأ أي فراغات في الأعمدة الخاصة بك عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على رأس العمود وتحديد Fill> Down.
أنت الآن مستعد للترويج للصف الأول إلى رؤوس الأعمدة من خلال النقر على الرمز في الزاوية العلوية اليسرى من الشبكة ، واختيار “استخدام الصف الأول كرؤوس”.
في هذه المرحلة ، قد تكون بعض الرؤوس غير صحيحة. لا تقلق بشأن هذا الآن – يمكنك تغيير هذه لاحقًا.
بعد ذلك ، حدد الأعمدة التي كانت من قبل صفين رأسك عن طريق عقد Ctrl أثناء النقر عليها. بعد ذلك ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الأعمدة المحددة ، وانقر فوق “إلغاء إبطال الأعمدة الأخرى”.
لاحظ كيف يحتوي كل صف على عام ، وربع ، ورقم متجر ، وربح. انقر نقرًا مزدوجًا فوق كل رأس عمود لإعادة تسميته ، وانقر فوق الرموز لاختيار نوع البيانات الصحيح.
أخيرًا ، انقر فوق النصف العلوي من زر تقسيم “إغلاق وتحميل” في علامة التبويب الصفحة الرئيسية على الشريط.
وهناك لديك! جدول ثنائي الأبعاد مع صف رأس واحد ، وحقول محددة بشكل صحيح في كل عمود ، والسجلات الفردية في كل صف.
بالإضافة إلى تطوير ممارسات جيدة عند هيكلة بيانات Excel الخاصة بك ، من المهم بنفس القدر التخلص من بعض عادات تنسيق جدول البيانات السيئة ، مثل أرقام المحاذاة يدويًا ، وليس باستخدام تنسيق تاريخ معترف به ، واستخدام خطوط مختلفة. تعرف على هذين المجالين ، وستكون فخورين بأعمالك Excel!
- نظام التشغيل
-
Windows و MacOs و iPhone و iPad و Android
- ماركة
-
Microsoft
يتضمن Microsoft 365 الوصول إلى تطبيقات Office مثل Word و Excel و PowerPoint على ما يصل إلى خمسة أجهزة ، و 1 تيرابايت من التخزين OneDrive ، وأكثر من ذلك.
(tagstotranslate) Microsoft (T) Microsoft Excel (T) Microsoft 365