مع الأخذ في الاعتبار أن عروض Microsoft PowerPoint التقديمية تكون عادةً مصحوبة بعدد كبير من الصور وملفات GIF ومقاطع الفيديو المضمنة والمخططات والرسوم البيانية والمحتويات الأخرى، فليس من المستغرب أن تحصل على بعض الملفات الكبيرة جدًا. فيما يلي بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتقليل حجم ملف العرض التقديمي.
يمكن أن تكون الملفات الكبيرة مزعجة. فهي تشغل قدرًا كبيرًا من مساحة القرص الثمينة، وتبطئ أداء التشغيل، ويمكن أن تتسبب في عودة رسائل البريد الإلكتروني مرة أخرى بسبب تجاوز الحد الأقصى لحجم الملف. يمكنك منع كل هذه الأشياء عن طريق تقليل حجم ملف العرض التقديمي الخاص بك.
لقد ذكرنا ذلك من قبل، ولكن أول ما تفكر فيه عند التفكير في تقليل حجم الملف هو الصور – وذلك لسبب وجيه. يمكن أن تكون ملفات الصور كبيرة جدًا. هناك خطوات يمكنك اتخاذها لتقليل الحجم، مثل ضغط الصور في العرض التقديمي. إذا كنت تشك في أن سبب كبر حجم ملف PowerPoint الخاص بك يرجع إلى الصور، فتأكد من قراءة المقالة التي كتبناها حول كيفية تقليل حجم مستندات Office التي تحتوي على صور.
لدينا بعض النصائح الإضافية التي يمكنك إضافتها إذا اتبعت هذه الخطوات ولكنك لا تزال بحاجة إلى تقليل حجم ملف العرض التقديمي الخاص بك.
تحويل العرض التقديمي الخاص بك إلى تنسيق PPTX
أصدرت Microsoft تنسيق PPTX في Office 2007. ومع ذلك، ليس من غير المألوف رؤية ملفات PPT تطفو في الأرجاء. إذن ما الفرق بين ملف PPT وPPTX؟ يقوم إصدار PPTX بضغط كل المحتوى داخل العرض التقديمي. إذا كان لديك ملف PPT وقمت بتحويله إلى ملف PPTX، فستلاحظ انخفاضًا في حجم الملف.
يعد تحويل الملف أمرًا بسيطًا مثل الضغط على زر واختيار نوع الملف. تابع وافتح ملف PPT، وانتقل إلى علامة التبويب “ملف”، ثم انقر فوق “تحويل”.
سيظهر مستكشف ملفات Windows. ستلاحظ أن نوع الحفظ باسم قد تم تعيينه على أنه “عرض تقديمي لـPowerPoint”. هذا هو نوع الملف PPTX. انقر فوق “حفظ”.
سيتم الآن تحويل ملف PPT الخاص بك إلى ملف PPTX. كما ترون، تم تقليل حجم الملف.
HTG Presentation 2 هو ملف PPT الخاص بنا، وHTG Presentation 3 هو ملف PPTX الخاص بنا. مجرد تحويل نوع الملف أدى إلى تقليل الحجم بمقدار 335 كيلو بايت.
على الرغم من أن هذا لا يمثل انخفاضًا مذهلاً في حجم الملف، إلا أننا تمكنا من تقليل حجم ملف مستند Word من 6001 كيلو بايت إلى 721 كيلو بايت. كل هذا يتوقف على ما هو موجود داخل الملف. مع القليل من الحظ، ستكون هذه هي الخطوة الوحيدة التي يتعين عليك اتخاذها. إذا لم يكن الأمر كذلك، استمر في القراءة.
أدخل صورك – لا تنسخها وتلصقها
من المغري نسخ صورة ولصقها في برنامج PowerPoint بدلاً من استخدام وظيفة الإدراج. لن تكون هذه مشكلة إذا لم تكن مهتمًا بحجم الملف، ولكن إذا كنت مهتمًا، فاحذر من النسخ واللصق – فقد يؤدي ذلك إلى إعادة تنسيق صورتك إلى BMP أو PNG. لماذا هذه مشكلة؟ كلا تنسيقي الملفات هذين أكبر من JPG.
يمكنك أن ترى في لقطة الشاشة أعلاه أن ملف PNG يبلغ حجمه 153 كيلو بايت مقارنة بملف JPG الذي يبلغ حجمه 120 كيلو بايت لنفس الصورة. في كل مرة تقوم فيها بنسخ ملف JPG ولصقه في PowerPoint، ويتم تحويله إلى PNG، فإنك تضيف القليل من حجم الملف غير الضروري إلى العرض التقديمي. سيؤدي استخدام وظيفة الإدراج إلى ضمان إدراج صورك على النحو المنشود.
قم بإجراء تعديلات على الصور في محرر الصور، وليس في برنامج PowerPoint
عند إدراج صورة في PowerPoint، فمن الأفضل التأكد من أنها لا تحتاج إلى أي تعديلات. إذا كان يتطلب تعديلات، فمن الأفضل أن تفعل ذلك في محرر الصور. لماذا؟ عندما تستخدم برنامج PowerPoint لتحرير صورتك، فإنه يقوم بتخزين كل تلك التعديلات كجزء من العرض التقديمي. على سبيل المثال، عند تغيير صورة إلى اللون الأسود والأبيض، يحتفظ برنامج PowerPoint بالصورة كاملة الألوان أيضًا. يتم تخزين الكثير من اللقيمات الإضافية.
إذا لم يكن لديك محرر صور (لديك) أو كان عليك ببساطة استخدام PowerPoint، فتأكد من إخبار PowerPoint بتجاهل كافة البيانات الزائدة المحفوظة من التعديلات. لن يوفر لك هذا مساحة كبيرة مثل العمل في محرر مخصص، ولكنه سيساعدك.
ضغط كافة الصور في العرض التقديمي الخاص بك
يمكنك ضغط الصور في PowerPoint واحدة تلو الأخرى أو كلها مرة واحدة. إذا كنت تتطلع إلى القيام بهذا الأخير، فإليك الطريقة.
افتح العرض التقديمي الخاص بك، وانتقل إلى علامة التبويب “ملف”، ثم حدد “حفظ باسم” في الجزء الأيمن.
بعد ذلك، حدد “مزيد من الخيارات”، والذي ستجده أسفل المنطقة التي تريد تسمية ملفك فيها واختيار نوع الملف.
ستظهر نافذة “حفظ باسم” — هذه المرة مع بعض الخيارات الإضافية المتاحة لك. بجوار الزر “حفظ”، انقر فوق “أدوات”.
في القائمة المنسدلة التي تظهر، حدد “ضغط الصور”.
ستظهر نافذة “ضغط الصور”. هنا، يمكنك اختيار نوع دقة الصور (استنادًا إلى مؤشر أسعار المنتجين) في العرض التقديمي. ستلاحظ أيضًا أنك غير قادر على تحديد خيار “تطبيق فقط على هذه الصورة” في مجموعة “خيارات الضغط”. وذلك لأنه نظرًا للطريقة التي وصلنا بها إلى هذه الأداة، فإن هذا الخيار غير متاح.
ملحوظة: إذا كنت تريد ضغط صورة واحدة، فحددها ثم توجه إلى تنسيق أدوات الصورة > ضغط الصور.
بمجرد أن تصبح راضيًا عن اختيارك، انقر فوق “موافق”.
تأكد من حفظ العرض التقديمي الخاص بك بعد ذلك.
لا تستخدم الخطوط المضمنة
لقد فهمنا سبب رغبتك في تضمين الخطوط – ربما تقوم بإنشاء عرض تقديمي يحمل سمة Star Wars، ونتيجة لذلك، من غير المرجح أن يكون لدى أي شخص قد تشارك العرض معه هذه الخطوط الخاصة متاحة له. قد يؤدي تضمين الخطوط في العرض التقديمي إلى منع حدوث مشكلات في المستقبل، ولكنه يأتي على حساب زيادة أحجام الملفات.
بشكل عام، ما لم تكن متأكدًا من أنك تحتاج إلى عرض خط معين، نوصي بإيقاف تشغيل تضمين الخط.
انتقل إلى علامة التبويب “ملف” وحدد “خيارات” في الجزء السفلي من الجزء الأيمن.
في علامة التبويب “حفظ”، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار “تضمين الخطوط في الملف” ثم انقر فوق “موافق”.
لقد حفظنا نسخة من العرض التقديمي الخاص بنا مع تضمين كافة الخطوط، دون تضمين الخطوط، ومع تضمين الخطوط المستخدمة في العرض التقديمي فقط. انظر إلى الفرق إذا كانت أحجام الملفات:
مقتنع بعد؟
الارتباط بالملفات بدلاً من تضمينها
ضع في اعتبارك الفرق في حجم الملف إذا قمت بتضمين مقطع فيديو YouTube بالكامل في العرض التقديمي الخاص بك بدلاً من الارتباط به مرة أخرى. سيؤدي تضمين مقطع فيديو كامل إلى زيادة حجم العرض التقديمي بشكل كبير. هناك بالتأكيد بعض الفوائد القيمة عند تضمين ملف مقابل الارتباط به (على سبيل المثال عندما لا يكون لدى المستلم إمكانية الوصول إلى الإنترنت لتشغيل الفيديو)، ولكن إذا كان حجم الملف يمثل مشكلة، فلا تفعل ذلك.
لا تقم بتخزين صورة مصغرة للعرض التقديمي
عد إلى الوراء عندما سمح لك Office بحفظ الصور المصغرة للعرض التقديمي الخاص بك حتى تتمكن من الحصول على معاينة سريعة للملف عند البحث عنه في File Explorer. لقد أصبح Windows أكثر تعقيدًا، لذا لم يعد يتطلب مساعدة تطبيقات Office للقيام بذلك. لكن الخيار لا يزال متاحا.
لقد أجرينا اختبارًا صغيرًا لمعرفة الفرق في حجم الملف مع تمكين هذا الخيار وبدونه. وهنا النتائج:
مع تمكين خيار الصورة المصغرة، أصبح حجم الملف لدينا 2660 كيلو بايت. بدون تمكين الخيار، تم تقليل حجم الملف إلى 2662 كيلو بايت، مما يوفر إجمالي 7 كيلو بايت.
يعد هذا حفظًا صغيرًا جدًا، ولكن عندما اختبرناه باستخدام مستند Word، كان الفرق كبيرًا، حيث أظهر 721 كيلو بايت بدون تمكين الخيار، و3247 كيلو بايت مع تمكين الخيار.
على الرغم من أن هذه فجوة كبيرة بين التطبيقات وليس من الواضح تمامًا سبب وجود هذا الاختلاف الكبير، إلا أنه لا يزال خيارًا يستحق الاستكشاف. لتعطيل الميزة، افتح العرض التقديمي الخاص بك، وانتقل إلى علامة التبويب “ملف”، ثم حدد “الخصائص” الموجودة على الجانب الأيمن، ثم “الخصائص المتقدمة”.
ستكون الآن في علامة التبويب “الملخص” في نافذة “الخصائص”. في الجزء السفلي من النافذة، قم بإلغاء تحديد المربع بجوار “حفظ صورة المعاينة”، ثم انقر فوق “موافق”.
قم بإزالة المعلومات الشخصية والمخفية من العرض التقديمي الخاص بك
سيقوم Microsoft Office بتخزين معلوماتك الشخصية (مثل اسم المؤلف) والخصائص المخفية داخل العرض التقديمي الخاص بك. يمكن أن يوفر لك التخلص من هذه المعلومات بعض المساحة.
افتح العرض التقديمي الخاص بك، وانتقل إلى علامة التبويب “ملف”، وحدد خيار “التحقق من وجود مشكلات”، ثم حدد “فحص المستند”.
ستظهر نافذة “مفتش المستند”. تأكد من تحديد مربع “خصائص المستند والمعلومات الشخصية”، ثم انقر فوق “فحص”.
في النافذة التالية، حدد “إزالة الكل”. ستتم الآن إزالة المعلومات، مما يوفر لك بضعة كيلوبايت من المساحة.
قم بإيقاف تشغيل الاسترداد التلقائي
لا نوصي بذلك بالضرورة، ويجب استخدامه فقط كملاذ أخير. يعد الاسترداد التلقائي أداة أساسية في Office، وإذا فقدت مستندًا قبل حفظه، فأنت تفهم بالضبط ما نعنيه.
في كل مرة يستخدم فيها Office الاسترداد التلقائي، فإنه يضيف قليلاً إلى حجم الملف. لإيقاف تشغيل الاسترداد التلقائي، توجه إلى علامة التبويب “ملف” وحدد “خيارات” الموجودة في الجزء السفلي من الجزء الأيمن.
في علامة التبويب “حفظ” بنافذة “الخيارات”، قم بإلغاء تحديد المربع الموجود بجوار “حفظ معلومات الاسترداد التلقائي طوال xx دقيقة”.
إذا قمت بحفظ العرض التقديمي والخروج منه على الفور، فلن تلاحظ أي فرق. ومع مرور الوقت، ومع استمرارك في التقدم خلال العرض التقديمي، ستضيف ميزة الاسترداد التلقائي كيلو بايت إلى ملفك.
انسخ كل شيء في عرض تقديمي جديد
أثناء قيامك بإنشاء العرض التقديمي الخاص بك، سيقوم PowerPoint بحفظ أشياء مختلفة في الخلفية لمساعدتك. لقد ذكرنا كيفية إيقاف تشغيل الكثير من هذه الميزات، وحذف البيانات التي يحفظها PowerPoint، وما إلى ذلك، ولكن هناك دائمًا احتمال أن يتسلل شيء ما عبر الشقوق، وأن يقوم PowerPoint بتخزين بعض المعلومات التي لا تحتاج إليها. قد يكون نسخ المحتوى الخاص بك إلى عرض تقديمي جديد حلاً جيدًا للمشكلة.
قد يكون هذا أمرًا صعبًا بعض الشيء، لأنه مع PowerPoint، ستحتاج إلى نسخ ولصق كل شريحة (والشرائح الرئيسية). بمجرد القيام بذلك، لن يحتوي العرض التقديمي الجديد على أي من عمليات حفظ الخلفية السابقة أو معلومات الاسترداد التلقائي أو الإصدارات السابقة من الملف. ونتيجة لذلك، يجب أن ترى تغييرا في حجم الملف.
على الرغم من أننا لا نستطيع أن نخبرك بالضبط إلى أي مدى سيؤدي ذلك إلى تقليل حجم ملفك نظرًا لأن كل عرض تقديمي سيكون مختلفًا، إلا أن الأمر يستحق المحاولة.
الاحتمال: قم بفك ضغط العرض التقديمي وضغطه
كما ذكرنا سابقًا، فإن ملف PPTX هو ملف مضغوط (وهذا هو السبب في أن الحجم أصغر بكثير من ملف PPT القديم). هذا يعني أنه يمكنك فتحه باستخدام أداة مثل 7-Zip أو WinRar، واستخراج جميع الملفات من PPTX الخاص بك، وإضافتها إلى أرشيف مضغوط، ثم إعادة تسمية الأرشيف إلى امتداد ملف PPTX.
كان لدينا بعض القضايا هنا، رغم ذلك.
في اختبار Rob لمستند Word الخاص به، نجح في تقليل حجم الملف من 721 كيلو بايت إلى 72 كيلو بايت. ومع ذلك، فقد أدى إلى إتلاف الملف في هذه العملية. في الاختبار الذي أجريته على الملف الذي يبلغ حجمه 2614 كيلو بايت، لم يتلفه، ولكنه قلصه إلى 2594 كيلو بايت فقط – أي إجمالي 20 كيلو بايت فقط. نحن غير متأكدين مما يجري هنا، لذا إذا كنت تريد تجربة ذلك، فتأكد من حصولك على نسخة احتياطية من ملفك قبل القيام بذلك.
هذه هي كل النصائح التي لدينا لتقليل حجم عرض PowerPoint التقديمي الخاص بك. نحن نبحث دائمًا عن طرق جديدة ومثيرة للاهتمام لتقليل حجم ملفاتنا، لذا إذا كانت لديك أي نصائح، فأخبرنا بها في قسم التعليقات، وسنكون سعداء باختبارها!
(العلامات للترجمة)مايكروسوفت(ر)مايكروسوفت أوفيس(ر)أوفيس 2016