حتى في هذه الأوقات التي تتسم باتصالات الإنترنت السريعة، ومحركات الأقراص الثابتة الضخمة، وكميات كبيرة من مساحة التخزين السحابية المجانية، يكون حجم الملف مهمًا في بعض الأحيان. قد يكون لديك حد لحجم الملفات التي يمكنك إرسالها أو تلقيها عبر البريد الإلكتروني، أو ربما تكون مساحة محرك الأقراص المصغرة على وشك النفاد. مهما كان السبب، إذا كانت لديك مستندات Office تحتوي على صور، فقد تتمكن من تقليل حجم تلك الملفات بشكل كبير.
يعمل Office بالفعل خلف الكواليس للمساعدة في الحفاظ على أحجام الملفات صغيرة. يعمل نوع ملف DOCX الأحدث بشكل أساسي كملف ZIP، حيث يقوم بضغط محتويات الملف. يتم تخزين الصور والنصوص التي تظهر أكثر من مرة في المستند مرة واحدة فقط في الملف الفعلي. لذلك، على الأقل في الإصدارات الأحدث من تطبيقات Office، ستجد أن أحجام الملفات الكبيرة عادة ما تكون نتيجة لوجود الكثير من الصور المختلفة في مستنداتك.
والخبر السار هو أن تطبيقات Office توفر أيضًا بعض الأدوات المفيدة للتحكم في أحجام الصور هذه. في هذه المقالة، نستخدم Office 2016 (وبشكل أكثر تحديدًا، Word 2016) كمثال لدينا. ولكنك ستجد نفس الأدوات التي نناقشها في تطبيقات Office الأخرى، مثل Excel وPowerPoint، وفي الإصدارات السابقة من Office التي تعود إلى Office 2010 على الأقل.
ضغط الصور في مستند مكتبك
الخطوة الأولى التي يجب عليك اتخاذها لمحاولة تقليل حجم ملف المستند الذي يحتوي على صور هي ضغط تلك الصور. يقدم كل تطبيق من تطبيقات Office أداة مفيدة للقيام بذلك. نحن نستخدم Word هنا (وهذا ما سنشير إليه في الخطوات التالية)، ولكنك ستجد الميزات في نفس المكان في تطبيقات Office الأخرى.
في المستند، انقر فوق أي صورة لتحديدها. انقر فوق القائمة “تنسيق” التي تظهر على شريط أدوات Office عند تحديد صورة.
في القائمة تنسيق، انقر فوق الزر ضغط الصور.
في نافذة ضغط الصور، انقر فوق “تطبيق على هذه الصورة فقط” إذا كنت تريد ضغط الصورة التي حددتها فقط. عندما لا يتم تحديد هذا الخيار، سيتم تطبيق إجراءاتك على كافة الصور الموجودة في المستند. حدد “حذف المناطق التي تم اقتصاصها من الصور” إذا كنت قد قمت بقص الصور في المستند الخاص بك وتريد إزالة المناطق التي قمت بقصها. لاحظ فقط أنه إذا قمت بتحديد هذا الخيار، فلن تتمكن من التراجع عن الاقتصاص لاحقًا إلا إذا قمت بإعادة إدراج الصورة الأصلية. يمكنك أيضًا اختيار الدقة التي تريد ضغط الصور بها. اختر الدقة الأقل التي ستغطي احتياجاتك. انقر فوق موافق عند الانتهاء.
اعتمادًا على عدد الصور الموجودة في المستند، قد يستغرق Word بضع دقائق لضغطها جميعًا. عند الانتهاء، احفظ المستند وتحقق من حجم الملف الجديد. إذا لم تكن متأكدًا من رغبتك في الالتزام بالتغييرات، فيمكنك دائمًا حفظ المستند كملف جديد ثم مقارنة أحجام الملفات بالإصدار الأصلي.
إزالة معلومات التحرير من الصور
توفر تطبيقات Office جميع أنواع أدوات تحرير الصور الرائعة المضمنة مباشرة. عند استخدامها، يحتفظ Word بالصورة الأصلية ويتتبع التعديلات التي أجريتها حتى تتمكن من التراجع عنها أو العودة إلى الصورة الأصلية إذا كنت بحاجة إلى ذلك. . إذا كنت راضيًا عن الطريقة التي قمت بها بتنسيق صورك، فإن كل معلومات التحرير المحفوظة تؤدي فقط إلى زيادة حجم ملفك. إذا لم يؤدي ضغط الصور الموجودة في المستند إلى تقليل حجم الملف بدرجة كافية، فيمكنك أيضًا مطالبة Word بحذف معلومات التنسيق المحفوظة. مرة أخرى، قد ترغب في حفظ المستند كملف جديد قبل البدء حتى تتمكن من العودة إلى المستند الأصلي إذا لزم الأمر.
أثناء فتح المستند، انقر فوق القائمة “ملف”.
من القائمة ملف، انقر فوق خيارات.
في نافذة خيارات Word، من التحديدات الموجودة على اليسار، انقر فوق خيارات متقدمة.
في نافذة Advanced Word Options، قم بالتمرير لأسفل إلى قسم “Image Size and Quality” الموجود على اليمين. حدد خيار “تجاهل بيانات التحرير” ليقوم Word بتجاهل معلومات التنسيق عند حفظ الملف. تتيح لك الخيارات الأخرى في هذا القسم حماية المستند من ضغط الصور وتحديد دقة افتراضية عند ضغط الصور (على الرغم من أنه يمكنك دائمًا تحديد دقة جديدة عند إجراء الضغط).
عند الانتهاء من ذلك، احفظ ملفك (أو احفظه كملف جديد) ثم تحقق من حجم الملف الجديد. من المحتمل أن يكون قد انخفض قليلاً.
في مثالنا، أخذنا ملف Word (“ملف 1.docx” في الصورة التالية) يحتوي على حوالي 20 صورة ذات جودة جيدة ويبلغ حجمه حوالي 48 ميجابايت. تم اقتصاص العديد من تلك الصور، وتم تغيير حجم بعضها، وتم تحرير العديد منها بطرق أخرى. بعد ضغط الصور وإزالة معلومات التنسيق المحفوظة، أصبح حجم الملف الجديد (“الملف 2 (مضغوط).docx” في الصورة التالية) أقل بقليل من 35 ميغابايت، وهو ما يمثل انخفاضًا بنسبة 27% تقريبًا في حجم الملف. ولتوضيح الضغط المدمج بتنسيق DOCX، قمنا أيضًا بضغط هذا الملف. كما ترون، فإن الفرق في الحجم بين الملفات المضغوطة وغير المضغوطة لا يكاد يذكر.
وهذا كل شيء! الصور كبيرة الحجم ويمكنها زيادة حجم مستندات Office الخاصة بك بسرعة. ولكن باستخدام أدوات الضغط المضمنة في تطبيقات Office وإزالة معلومات التحرير القديمة، يمكنك تقليل حجم مستندات Office التي تحتوي على صور بشكل كبير دون بذل الكثير من الجهد.
(علامات للترجمة) الملفات (ر) المكتب (ر) الصيانة والتحسين