النقاط الرئيسية
افتح Gmail على سطح المكتب. انقر على أيقونة الترس “الإعدادات”. بعد ذلك، انقر على “عرض كل الإعدادات” وانتقل لأسفل إلى خيارات “المجيب التلقائي”. أضف نطاق التاريخ والموضوع ونص الرسالة، ثم انقر على زر الاختيار بجوار “المجيب التلقائي قيد التشغيل”. انقر على “حفظ التغييرات” لحفظ بريدك الإلكتروني.
عندما تكون خارج المكتب، يجب عليك ترك رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل في مكان آمن. ولإتاحة الفرصة لك، يمكنك إعداد رسائل خارج المكتب في Gmail لإخبار الأشخاص بأنك خارج المكتب. وإليك الطريقة.
تعيين رسالة “خارج المكتب” في Gmail عبر الإنترنت
الطريقة الأسهل لتعيين رسالة “خارج المكتب” في Gmail هي القيام بذلك من جهاز الكمبيوتر الشخصي الذي يعمل بنظام Windows أو جهاز Mac. ستحتاج إلى تسجيل الدخول إلى حسابك في Google لتتمكن من القيام بذلك.
توجه إلى موقع الجيميل وانقر على أيقونة الترس “الإعدادات” في الزاوية اليمنى العليا للبدء. من قائمة “الإعدادات السريعة” التي تظهر، حدد خيار “عرض كل الإعدادات”.
سينقلك هذا إلى منطقة إعدادات Gmail لحسابك. مرر لأسفل إلى أسفل علامة التبويب “عام” حتى ترى خيارات “المجيب التلقائي”.
في بعض المناطق، مثل المملكة المتحدة، يُطلق على هذه المنطقة اسم “الرد التلقائي خارج المكتب”. وذلك لأن المملكة المتحدة لا تستخدم عادةً مصطلح “إجازة” للإشارة إلى فترات الراحة.
ومع ذلك، تظل الإعدادات كما هي بالنسبة لجميع المواقع.
تعمل رسائل “خارج المكتب” على الرد تلقائيًا على رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها، مما ينبههم إلى حقيقة أنك غير متاح للرد. يمكنك تحديد نطاق التاريخ الذي ستكون فيه “خارج المكتب” أو “في إجازة” وبعيدًا عن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في مربعي تاريخ اليوم الأول واليوم الأخير.
ستحتاج إلى تمكين مربع الاختيار “آخر يوم” إذا كنت تريد تمكين تاريخ انتهاء. وإلا، سيستمر Gmail في إرسال رسائل خارج المكتب حتى تقوم بتعطيله يدويًا.
بمجرد تحديد نطاق التاريخ، ستحتاج إلى تحديد الرسالة التي تريد إرسالها تلقائيًا. اكتب عنوان موضوع للبريد الإلكتروني في مربع الموضوع، ثم اكتب رسالة في مربع الرسالة.
يُعد مربع النص هذا مكانًا جيدًا للإشارة إلى المدة التي ستظل فيها بعيدًا عن المكتب، على سبيل المثال.
إذا كنت تريد تقييد الردود خارج المكتب على جهات اتصال Gmail فقط، فحدد مربع الاختيار “إرسال رد إلى الأشخاص الموجودين في جهات الاتصال الخاصة بي فقط”. سيمنعك مربع الاختيار هذا من الرد تلقائيًا على الأشخاص الذين قد لا تعرفهم أو رسائل البريد الإلكتروني الآلية، على سبيل المثال.
بمجرد استعدادك لحفظ رسالة خارج المكتب وتطبيقها، حدد زر الاختيار تشغيل الرد التلقائي أثناء الإجازة أو زر الاختيار تشغيل الرد التلقائي خارج المكتب، حسب موقعك.
إذا تم تمكين زر الاختيار هذا وكنت راضيًا عن رسالة غيابك عن المكتب، فانقر فوق زر “حفظ التغييرات” الموجود أسفل الشاشة.
سيؤدي هذا إلى تنشيط رسالة “خارج المكتب” التي حددتها من الساعة 12 صباحًا في التاريخ الذي حددته. إذا قمت بتعيين قيمة “آخر يوم”، فسوف يتوقف إرسال الرسالة في الساعة 11:59 مساءً في ذلك التاريخ.
تعيين رسالة “خارج المكتب” في Gmail على الأجهزة المحمولة
يمكنك أيضًا تعيين رسالة خارج المكتب في تطبيق Gmail على جهازك أندرويد, آيفون، أو آيباد الجهاز. ستعمل هذه الخطوات على كافة منصات الأجهزة المحمولة.
للبدء، افتح تطبيق Gmail على هاتفك أو جهازك اللوحي. حدد رمز ملفك الشخصي في أعلى اليمين لاختيار حساب إذا كان لديك أكثر من حساب. ثم انقر على رمز قائمة الهامبرغر (ثلاثة خطوط أفقية) في الزاوية العلوية اليسرى من التطبيق.
قم بالتمرير إلى أسفل القائمة، ثم اضغط على خيار “الإعدادات”.
في قائمة الإعدادات على نظام Android فقط، انقر فوق حساب Google الذي ترغب في إضافة رسالة Gmail خارج المكتب إليه.
ستحتوي قائمة إعدادات حساب Gmail الخاص بك على خيارات خاصة بحسابك، بما في ذلك الرسائل المرسلة عندما تكون خارج المكتب.
لإضافة رسالة خارج المكتب، انقر على خيار “المجيب التلقائي أثناء الإجازة” أو “الرد التلقائي خارج المكتب”، حسب موقعك.
سيتعين عليك ضبط إعدادات الرسائل الخاصة بك عندما تكون خارج المكتب بعد ذلك.
اضغط على شريط التمرير “المجيب التلقائي أثناء الإجازة” أو “الرد التلقائي خارج المكتب” للسماح لك بتعديل إعدادات الرسالة.
تمامًا مثل إعدادات رسائل Gmail خارج المكتب في متصفح سطح المكتب لديك، ستحتاج إلى تحديد المدة التي تريد أن تكون الرسالة نشطة منها (وإليها) باستخدام خيارات القائمة المنسدلة اليوم الأول واليوم الأخير.
إذا كنت لا ترغب في الحصول على تاريخ انتهاء، فقم بتعيين خيار “اليوم الأخير” إلى “لا شيء” بدلاً من ذلك.
ستحتاج أيضًا إلى إضافة موضوع ورسالة لإرسالها إلى المستخدمين. إذا كنت تريد إرسال الرسائل إلى جهات الاتصال الخاصة بك فقط، فقم بتشغيل خيار الإرسال إلى جهات الاتصال الخاصة بي فقط.
لحفظ الرسالة وتطبيقها، انقر على خيار “تم” أو “حفظ” في الزاوية اليمنى العليا.
سيؤدي هذا إلى تمكين إرسال رسائلك عند غيابك عن المكتب اعتبارًا من الساعة 12 صباحًا في التاريخ المحدد في خيارات “اليوم الأول”. إذا قمت بتعيين تاريخ انتهاء، فستتوقف الرسائل عند الساعة 11:59 صباحًا في ذلك اليوم.
أمثلة على رسائل خارج المكتب
إذا لم تقم مطلقًا بتعيين رسالة عند غيابك عن المكتب، فلدينا بعض الأمثلة التي يمكنك اتباعها. عندما تبدأ في إرسال الرسالة، يجب عليك إخبار الآخرين بموعد غيابك.
مرحبًا، سأكون خارج المكتب من 1 يونيو إلى 6 يونيو.
إذا لم تكن متأكدًا من تاريخ عودتك بسبب حالة طارئة أو شيء مشابه، فما عليك سوى تضمين تاريخ البدء.
مرحبًا، سأتغيب عن المكتب اعتبارًا من الأول من يونيو. سأرد على رسالتك عند عودتي.
يمكنك أيضًا تضمين معلومات الاتصال الخاصة بالأشخاص الذين يدعمونك أثناء غيابك، بما في ذلك عناوين البريد الإلكتروني أو أرقام الهواتف.
مرحبًا، سأتغيب عن المكتب اعتبارًا من الأول من يونيو. سأرد على رسالتك عند عودتي.
في حالة غيابي، يمكنك الاتصال بـ بيل براون على brownb@gmail.com أو 515-555-1234.
يجب عليك أيضًا أن تفكر فيما إذا كان لديك توقيع تلقائي تم إعداده في Gmail للردود أم لا. إذا كان لديك توقيع، فسيتم إضافة هذا التوقيع تلقائيًا إلى رسالتك التي ترسلها خارج المكتب. لذا، يمكنك إنهاء البريد الإلكتروني بختام بسيط مثل “شكرًا لك”.
مرحبًا، سأتغيب عن المكتب اعتبارًا من الأول من يونيو. سأرد على رسالتك عند عودتي.
في حالة غيابي، يمكنك الاتصال بـ بيل براون على brownb@gmail.com أو 515-555-1234.
شكرًا لك.
مرة أخرى، هذه مجرد أمثلة لرسائل خارج المكتب. إذا كان هذا الأمر يخص وظيفتك، فقد تحتاج إلى التحقق مع المشرف أو المدير الخاص بك في حالة استخدام شركتك لقالب بريد إلكتروني محدد لرسائل خارج المكتب.
إن إخبار الآخرين بأنك ستكون بعيدًا عن المكتب من خلال رسالة في Gmail يعد أمرًا مهذبًا ومفيدًا. سيعرف المرسلون سبب عدم ردك عليهم ومن يمكنهم الاتصال به في هذه الأثناء.
لمزيد من المعلومات، اطلع على كيفية إعداد استجابة خارج المكتب في تقويم Google.