كيفية تسجيل وحدات الماكرو وأتمتة المهام المتعبة في Microsoft Word

ما هو الماكرو؟

الماكرو هو في الحقيقة مجرد تسجيل لسلسلة من الضغطات على الأزرار، والنقرات، والكتابة. عندما تقوم بتسجيل ماكرو، ما عليك سوى الضغط على تسجيل، وتنفيذ الخطوات التي تريد أتمتتها، وإيقاف التسجيل، والسماح لـ Word بإنشاء البرمجة لك، ثم تعيين الماكرو إلى زر أو اختصار لوحة المفاتيح. عندما تريد تنفيذ هذه السلسلة من الإجراءات في المستقبل، ما عليك سوى تنشيط الماكرو.

يمكنك استخدام وحدات الماكرو لجميع أنواع الأشياء. بصراحة، الاحتمالات لا حدود لها إلى حد كبير. على سبيل المثال، يمكنك إعداد ماكرو يقوم بإنشاء تذييل جديد بمعلومات شركتك، وتنسيق النص بالطريقة التي تريدها، وحتى إدراج أرقام الصفحات. فلماذا لا تفعل ذلك باستخدام قالب يحتوي على بعض النصوص المعيارية؟ حسنا، يمكنك. ولكن ماذا يحدث عندما يكون لديك مستند موجود تريد إضافة هذه الأشياء إليه؟

يمكنك أيضًا إنشاء وحدات ماكرو لإدراج جداول منسقة بالفعل بحجم معين، أو البحث عن نمط فقرة معين، أو مجرد إدراج بعض النص.

سنستخدم المثال الأساسي لإدراج بعض النصوص لإرشادك خلال كيفية تسجيل الماكرو. لكن استخدم خيالك وتجربتك. سوف يفاجأ كم يمكنك القيام به معهم.

كيفية تسجيل ماكرو

أولاً، قم بإنشاء مستند Word فارغ جديد للعمل فيه. ستتمكن من حفظ وحدات الماكرو الخاصة بك في قاعدة بيانات على مستوى النظام، لذلك لا تحتاج إلى إنشاء وحدات ماكرو جديدة لكل مستند تعمل عليه. في المستند الفارغ، انتقل إلى علامة التبويب “عرض” على “الشريط”، وانقر فوق القائمة المنسدلة “وحدات الماكرو”، ثم انقر فوق أمر “تسجيل ماكرو”.

بعد ذلك، قم بتسمية الماكرو الخاص بك بالاسم المناسب واكتب وصفًا مختصرًا. إنها خطوة مهمة، خاصة إذا كنت تخطط لإنشاء الكثير من وحدات الماكرو. على سبيل المثال، سنقوم بإنشاء نوع من إدراج النص المضحك الذي يكتب الاسم: “لواكسانا تروي، ابنة البيت الخامس، حاملة كأس ريكس المقدس، وريثة خواتم بيتازيد المقدسة”— شيء لا نرغب في كتابته مرارًا وتكرارًا إذا كان هذا هو عنواننا الكامل.

اختر ما إذا كنت تريد تعيين الماكرو الخاص بك إلى زر أو اختصار لوحة المفاتيح. وأخيرًا، اختر مكان تخزين الماكرو الخاص بك. الافتراضي هو تخزينه في القالب الرئيسي لبرنامج Word (ملف يسمى Normal.dotm) بحيث يمكنك استخدامه في كافة مستنداتك. ولكن، يمكنك أيضًا تخزينه في المستند الحالي فقط إذا كنت تريد ذلك. انقر فوق الزر “موافق” عند الانتهاء.

ومن أجل هذا الشرح، سنوضح لك عملية إنشاء الزر ولوحة المفاتيح. ولاحظ أنه يمكنك دائمًا النقر فوق زر القائمة “وحدات الماكرو” وتعديل هذه الإعدادات لاحقًا إذا كنت تريد تغييرها.

إذا اخترت خيار “الزر”، فستظهر لك شاشة تتيح لك اختيار مكان تخزين الزر الجديد. الافتراضي هو وضعه على شريط أدوات الوصول السريع. انقر فوق اسم الماكرو في العمود الأيسر، ثم انقر فوق الزر “إضافة” لإضافة الماكرو إلى قائمة الأزرار الخاصة بشريط الأدوات الموضح على اليمين. عند الانتهاء، انقر فوق الزر “موافق”.

إذا كنت تقوم بتعيين الماكرو الخاص بك لاختصار لوحة المفاتيح، فسترى الشاشة أدناه بدلاً من ذلك. تأكد من تحديد اسم الماكرو في جزء “الأوامر”، وانقر داخل المربع “اضغط على مفتاح اختصار جديد”، ثم اضغط على مجموعة لوحة المفاتيح التي تريد استخدامها. يمكنك اختيار أي مجموعة من المفاتيح Ctrl وAlt وShift وأي مفتاح أساسي آخر تقريبًا، ولكن ضع في اعتبارك أنك ستحتاج إلى مفتاح لم يتم تعيينه بالفعل لاختصار Word أو Windows/macOS.

بالنسبة إلى ماكرو Star Trek المضحك، سنضغط باستمرار على Ctrl، ثم نضغط على L، ونترك L، ثم نضغط على T — كل ذلك دون تحرير Ctrl. يتم التعبير عن الاختصار الناتج كـ “Ctrl+L,T.” يعد هذا التوسيع متعدد الأحرف وسيلة لتجنب التعارضات مع الاختصارات الافتراضية الشائعة. عند الانتهاء، انقر فوق الزر “تعيين”، ثم انقر فوق الزر “إغلاق”.

لقد تم الآن إرجاعك إلى واجهة الكتابة الرئيسية لبرنامج Word. البرنامج في وضع التسجيل، لذا قم بتنفيذ أي إجراءات تريدها. يمكنك النقر فوق الأزرار، وفتح القوائم، وإدراج كائنات — سمها ما شئت. يقوم Word بمراقبة وتسجيل كل ما تفعله كماكرو. ولا تقلق بشأن أخذ وقتك. لا يقوم Word بتكرار هذه الإجراءات بالسرعة التي تنفذها بها. وبدلاً من ذلك، فإنه يأخذ الإجراءات الفعلية التي تقوم بها، ويقوم بإنشاء برنامج نصي لتشغيلها.

على سبيل المثال، نحن فقط نكرر اسمنا وعنواننا الغريبين إلى حد ما:

أثناء إنشاء الماكرو الخاص بك، يمكنك النقر فوق الزر “إيقاف التسجيل مؤقتًا” إذا كنت بحاجة إلى تعديل شيء ما أو تدوين بعض الملاحظات السريعة. انقر فوق الزر “استئناف المسجل” لمواصلة العمل على الماكرو الخاص بك.

عند الانتهاء، افتح القائمة المنسدلة “وحدات الماكرو” مرة أخرى، ثم انقر فوق أمر “إيقاف التسجيل”.

هذا كل شيء. يقوم Word بإنشاء ماكرو من التسجيل الخاص بك وحفظه كزر أو اختصار لوحة المفاتيح (مهما قررت).

لتشغيل الماكرو، انقر فوق الزر الذي قمت بتعيينه أو اضغط على اختصار لوحة المفاتيح الذي حددته. إذا اخترت خيار الزر، فسترى زر الماكرو الخاص بك في “شريط أدوات الوصول السريع” أعلى النافذة.

من الواضح أن هذا مثال بسيط للغاية قدمناه لك. يمكنك استخدام Word لإنشاء بعض وحدات الماكرو المعقدة جدًا. يمكن للمستخدمين المتقدمين أيضًا برمجة وحدات الماكرو الخاصة بهم يدويًا (أو تعديل وحدات الماكرو المسجلة يدويًا). ولكن يجب أن يساعدك هذا الدليل على الأقل في البدء في إنشاء بعض وحدات الماكرو الأساسية.

رصيد الصورة: موبيك / شترستوك