من المحتمل أن يكون لديك بعض النصوص التي تكتبها كثيرًا في مستندات Word، مثل العناوين. بدلاً من إعادة كتابة هذا النص في كل مرة تحتاج إليه، يمكنك وضع هذا النص المشترك في مستند Word واحد والإشارة إليه في مستندات أخرى – بل سيتم تحديثه تلقائيًا في جميع مستنداتك إذا قمت بتغييره.
لنفترض أنك تريد وضع عنوانك في تذييل مستنداتك، ولكن العنوان يتغير من وقت لآخر. يمكنك تخزين العنوان في مستند Word منفصل ومشترك واستخدام حقل في تقريرك لسحب النص من المستند المشترك وتحديثه كلما تغير. سنوضح لك كيفية القيام بذلك.
للبدء، قم بإنشاء مستند Word جديد سيكون بمثابة مستودع للعنوان الذي تريد إدراجه في مستندات Word الأخرى. احفظه في موقع يمكن الوصول إليه عن طريق المستندات الأخرى. على سبيل المثال، لا تقم بحفظه على محرك أقراص الشبكة الذي لا يمكنك الوصول إليه دائمًا.
سنستخدم الإشارات المرجعية للإشارة إلى العنوان الموجود في وثيقتنا المشتركة. اكتب سلسلة النص التي تريد إدراجها في مستندات أخرى (في حالتنا، العنوان). قم بإنشاء إشارة مرجعية عن طريق تحديد الاسم والانتقال إلى إدراج > إشارة مرجعية وإعطائها اسمًا، مثل “العنوان”. راجع دليلنا للإشارات المرجعية في Word للحصول على معلومات حول إنشائها.
لاحظ أن أسماء الإشارات المرجعية لا يمكن أن تحتوي على أية مسافات. نوصي بوضع اسم الإشارة المرجعية أعلى كل عنصر في ملف المعلومات المشترك الخاص بك حتى تتمكن بسهولة من معرفة الاسم الذي ستستخدمه لكل عنصر. يعد هذا مفيدًا بشكل خاص إذا كنت تخطط للحصول على الكثير من العناصر القابلة لإعادة الاستخدام في هذا المستند المشترك. في مثالنا، أضفنا عنواننا إلى مستند المعلومات المشتركة ووضعنا اسم الإشارة المرجعية، “العنوان”، أعلى العنصر.
بمجرد إضافة العنصر إلى مستندك المشترك، يمكنك حفظه وإغلاقه. افتح المستند الذي تريد إدراج العنوان فيه، ثم ضع المؤشر في المكان الذي تريد أن ينتقل إليه النص. على سبيل المثال، سنقوم بإضافة تذييل وإدراج العنوان هناك.
سنستخدم رمز الحقل INCLUDETEXT للإشارة إلى الإشارة المرجعية التي أنشأناها في المستند المشترك. للقيام بذلك، اضغط على “Ctrl + F9” لإدراج الأقواس لرمز الحقل.
ملاحظة: لا يمكنك فقط كتابة الأقواس العادية حول رموز الحقول. يجب عليك استخدام “Ctrl + F9” لإدراج النوع الصحيح من الأقواس.
يتم وضع المؤشر تلقائيًا بين الأقواس. اكتب النص التالي بين القوسين مع استبدال “”مع المسار الكامل المطلق للكلمة المشتركة التي تحتوي على الاسم الذي تريد إدراجه. يستبدل “” باسم الإشارة المرجعية التي قمت بتعيينها للعنصر في المستند المشترك.
INCLUDETEXT ""
ملاحظة: لا تقم بإدخال الأقواس في رمز الحقل.
على سبيل المثال، قمنا بكتابة ما يلي بين قوسين رمز الحقل:
INCLUDETEXT "C:\\Users\\Lori\\Documents\\Common Information\\CommonInformation.docx" Address
ملاحظة: يجب عليك استخدام خطوط مائلة عكسية مزدوجة في المسار، كما فعلنا. تأكد أيضًا من استخدام علامات الاقتباس المستقيمة، وليس علامات الاقتباس الذكية، عند كتابة الكود أعلاه في الحقل.
للحصول على العنوان من المستند المشترك وإدراجه في رمز الحقل الذي أدخلته للتو، انقر بزر الماوس الأيمن على رمز الحقل وحدد “تحديث الحقل” من القائمة المنبثقة.
يتم عرض العنوان في المستند. ستظل الأقواس معروضة حول العنوان إذا كان لديك خيار “إظهار الإشارات المرجعية” قيد التشغيل. مرة أخرى، راجع مقالتنا حول الإشارات المرجعية لمعرفة كيفية إيقاف تشغيل هذا الخيار. أيضًا، قد يكون رمز الحقل مظللاً. ومع ذلك، يمكنك أيضًا إيقاف تشغيل هذا.
إذا كنت تريد تغيير رمز الحقل، فيمكنك عرض الرمز مرة أخرى بدلاً من النتيجة. للقيام بذلك، انقر بزر الماوس الأيمن على العنصر الناتج وحدد “تبديل رموز الحقول” من القائمة المنبثقة. يتم عرض النص الذي كتبته في رمز الحقل مرة أخرى ويمكنك تحريره. ببساطة، قم بتحديث الحقل لعرض النتيجة الجديدة.
بمجرد إنشاء مستندك المشترك، يمكنك استخدامه لتخزين العناصر الأخرى التي تكتبها غالبًا في مستندات Word. ما عليك سوى استخدام حقل INCLUDETEXT منفصل في مستندات Word الخاصة بك لكل جزء من المعلومات التي تريد إدراجها تلقائيًا من مستندك المشترك.
(العلامات للترجمة)مايكروسوفت أوفيس(ر)مايكروسوفت وورد(ر)اختصارات