ميزة البحث والاستبدال في Microsoft Word ليست مخصصة فقط لاستبدال النص. يمكنك أيضًا استخدام البحث والاستبدال لتحديد أنواع معينة من التنسيق في المستند بأكمله وحتى استبدال هذا التنسيق بشيء آخر.
متى يكون البحث عن التنسيق واستبداله مفيدًا؟
هناك العديد من الطرق لاستخدام البحث والاستبدال للتنسيق، ولكن متى يجب أن تفكر في استخدام البحث والاستبدال بدلاً من تطبيق تغييرات التنسيق اليدوية أو استخدام خيارات أخرى مثل نسخ التنسيق؟
في بعض الأحيان، يكون من المنطقي تطبيق تغييرات التنسيق يدويًا. على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى تغيير لون كل النص أو إزالة كافة مثيلات النص الغامق في مستندك، فيمكنك القيام بذلك عن طريق تحديد الكل (Ctrl+A) ثم تطبيق التغيير الذي تريده. إذا كنت بحاجة إلى التحكم في ما يتم تغييره وما لا يتم تغييره بشكل أكثر دقة، فقد يكون من الأفضل مراجعة مستندك وإجراء هذه التغييرات يدويًا.
ومع ذلك، هناك أوقات يمكن أن يساعدك فيها البحث والاستبدال في توفير الوقت من خلال تطبيق تغييرات التنسيق بشكل أسرع وأسهل من التنسيق اليدوي. يمكنك استخدام البحث والاستبدال للبحث عن تنسيق الأحرف والفقرات وتغييرهما.
فيما يلي بعض الأمثلة عندما يكون ذلك مفيدًا:
- لقد استخدمت نوعًا واحدًا من تنسيق الأحرف في المستند بأكمله وتريد تغييره إلى نوع آخر من التنسيق. على سبيل المثال، لنفترض أنك استخدمت الخط المائل للتأكيد، وتريد الآن إزالة هذا التنسيق.
- لديك كلمة أو عبارة معينة تريد تطبيق (أو تغيير) تنسيق الأحرف عليها. على سبيل المثال، لنفترض أنك كررت عبارة “Little Red Riding Hood” في المستند بأكمله، وقررت الآن أنك تريد أن تستخدم هذه العبارة خطًا ونصًا أحمر مختلفين.
- لقد استخدمت تنسيق فقرة معينًا (المحاذاة، المسافة البادئة، التباعد، وما إلى ذلك) وتريد تغيير ذلك. على سبيل المثال، لنفترض أنك قمت بتعيين فقرات معينة لتتم محاذاتها إلى اليسار ولها مسافة بادئة معينة، وتريد الآن إزالة هذه المسافة البادئة ومحاذاة تلك الفقرات إلى المنتصف.
الآن، نعم، مع بعض البصيرة، كان بإمكانك إعداد أنماط الأحرف والفقرات ثم تطبيقها بدقة في جميع أنحاء المستند. وهذا من شأنه أن يجعل تغيير بعض هذه الأشياء أكثر قابلية للإدارة. ولكن عندما يتحول الإدراك المسبق إلى الإدراك المتأخر، يمكن أن يساعدك البحث والاستبدال في إنجاز المهمة.
على استعداد لرؤيتها في العمل؟
استخدام البحث والاستبدال لتغيير تنسيق الأحرف
عندما يتعلق الأمر بالبحث عن التنسيق واستبداله، يمكنك إنشاء بحث عن أنواع محددة فقط من التنسيق، أو يمكنك القيام بذلك جنبًا إلى جنب مع البحث عن النص (يمكنك حتى أن تصممه وتدمجه مع أحرف البدل لتحسين عمليات البحث بشكل أكبر).
إذا كنت تريد العمل مع تنسيق الأحرف فقط
إذا كنت تريد البحث عن التنسيق دون نص مصاحب، فالأمر سهل. لنأخذ المثال السابق حيث قررنا أننا نريد إزالة تكرارات النص المائل. قم بتشغيل مربع الحوار “بحث واستبدال” بالانتقال إلى الصفحة الرئيسية > استبدال أو الضغط على Ctrl+H.
في علامة التبويب “استبدال”، انقر لوضع نقطة الإدراج في المربع “البحث عن ماذا”. بعد ذلك، انقر فوق القائمة المنسدلة “تنسيق” واختر خيار “الخط”.
في نافذة البحث عن الخط، انقر فوق الخيار “مائل” (أو أي تنسيق تريد البحث عنه) ثم انقر فوق “موافق”.
بالعودة إلى نافذة البحث والاستبدال، يمكنك أن ترى أن تحديد التنسيق مدرج الآن ضمن مربع “البحث عن ماذا” لمساعدتك في تتبع ما تبحث عنه.
الآن ضع نقطة الإدراج في مربع “استبدال بـ”، ثم عد إلى التنسيق > الخط، واختر الخيار “العادي” هذه المرة. عند الانتهاء، سترى أن التنسيق يظهر ضمن مربع “استبدال بـ”.
لاحظ كيف تقول “ليس غامقًا” و”ليس مائلًا”. لا يمكنك استخدام هذه التقنية للتغيير من نوع تنسيق إلى آخر — فقط لإضافة التنسيق أو إزالته.
على أية حال، أنت الآن جاهز للبحث. اضغط على الزر “بحث عن التالي” ليقوم Word بتحديد موقع التكرار التالي لكل ما تبحث عنه وإبرازه. هنا، تم العثور على الكلمة المائلة التالية. انقر فوق الزر “استبدال” لإجراء التغيير. اضغط على “بحث عن التالي” للعثور على التكرار التالي ثم قم بالتكرار. إذا كنت تشعر بأنك محظوظ، فيمكنك أيضًا الضغط على الزر “استبدال الكل” ليقوم Word بالمضي قدمًا واستبدال كل ما يعثر عليه دون الحاجة إلى التحقق من كل واحد، ولكننا نوصي بحفظ المستند أو عمل نسخة منه قبل القيام بذلك.
إذا كنت تريد العمل مع تنسيق الأحرف والنص
سهل بما فيه الكفاية، ولكن ماذا لو كنت تريد العمل مع كل من التنسيق والنص في نفس الوقت؟ لنأخذ مثالا أكبر.
لنفترض أنك انتهيت للتو من كتابة تقرير وتنسيقه، وبالنسبة لاسم الشركة، “Lorem Incorporated”، قمت بتطبيق لون الخط الغامق والمائل والأزرق للتأكيد. يبدو المستند الخاص بك كما يلي:
يقوم مديرك بمراجعة تقريرك ويطلب منك إزالة اللون الأزرق والغامق والمائل. تحتاج أيضًا إلى تغيير “Lorem Incorporated” إلى “Lorem Inc.” يتعين عليك إجراء التغييرات بسرعة، ثم إرسال التقرير المنقح بالبريد الإلكتروني إلى مديرك في أقرب وقت ممكن. يمكنك القيام بكل هذا بسهولة عبر البحث والاستبدال.
قم بتشغيل مربع الحوار “بحث واستبدال” بالانتقال إلى الصفحة الرئيسية > استبدال أو الضغط على Ctrl+H.
اكتب “Lorem Incorporated” في مربع “Find What”. انقر فوق الزر “المزيد” لتوسيع خيارات البحث والاستبدال إذا لم تكن معروضة بالفعل.
بعد ذلك، انقر فوق الزر “تنسيق” الموجود في أسفل اليسار، ثم انقر فوق خيار “الخط”.
في نافذة Find Font، انقر فوق نمط الخط “Bold Italic”. في القائمة المنسدلة “لون الخط”، اختر اللون الأزرق (الذي يتم تطبيقه حاليًا على النص). انقر على “موافق” عند الانتهاء.
لاحظ أن تحديدات التنسيق التي قمت بها للتو تظهر ضمن مربع “البحث عن ماذا”.
النوع التالي “Lorem Inc.” في المربع “استبدال بـ”. انقر فوق الزر “تنسيق” مرة أخرى ثم انقر فوق “الخط”.
اختر نمط الخط “العادي” ومن القائمة المنسدلة “لون الخط”، اختر “تلقائي” (الذي يكون اللون الأسود افتراضيًا). انقر على “موافق” عند الانتهاء.
الآن، يمكنك استخدام الزرين “بحث عن التالي” و”استبدال” للتنقل عبر كل تكرار في مستندك أو يمكنك النقر فوق الزر “استبدال الكل” لتغيير كل التكرارات مرة واحدة. إذا كنت تستخدم “استبدال الكل”، فنوصي بحفظ نسخة من مستندك أو إنشاء نسخة منها أولاً.
استخدام البحث والاستبدال لتغيير تنسيق الفقرة
يمكنك أيضًا استخدام البحث والاستبدال للعمل مع التنسيق على مستوى الفقرة، ويعمل بنفس طريقة العمل مع التنسيق على مستوى الأحرف. يمكنك حتى استخدامه للبحث عن تنسيق الأحرف والفقرات واستبداله في نفس الوقت إذا كنت تريد ذلك.
ولكن دعونا نأخذ مثالا أكثر وضوحا لنرى كيف يعمل. لنفترض أننا قمنا بنسخ ولصق بعض الفقرات من مستند Word آخر لاستخدامها في مستندنا. في وثيقتنا، نستخدم تباعد الأسطر القياسي حيث لا توجد مسافة إضافية قبل الفقرات وتباعد بمقدار 8 نقاط بعد الفقرات.
لسبب ما، تم إعداد المستند الذي نسحب الفقرات منه لاستخدام مسافة 18 نقطة قبل الفقرات وبعدها. نحن نلصق النص بالتنسيق لأننا نريد الاحتفاظ بالتنسيق على مستوى الأحرف مثل النص الغامق.
لا تبدو النتائج رائعة لأن الفقرة التي قمنا بنسخها ولصقها بها مساحة أكبر قبلها وبعدها مقارنة بالفقرات الأخرى.
الآن، إحدى طرق إصلاح ذلك هي الضغط على Ctrl+A لتحديد المستند بأكمله ثم ضبط تباعد الأسطر لجميع الفقرات في المستند على قيمها الافتراضية. ولكن، ماذا لو كان لدينا بعض الفقرات حيث قمنا بتعديل تباعد الأسطر وأردنا الاحتفاظ بذلك؟
لقد خمنت ذلك — البحث والاستبدال للإنقاذ. قم بتشغيله مرة أخرى من الصفحة الرئيسية > استبدال أو بالضغط على Ctrl+H.
ضع نقطة الإدراج في مربع “Find What”، وافتح القائمة المنسدلة “Format”، ثم اختر خيار “Paragraph”.
في نافذة Find Paragraph، حدد التنسيق الذي تريد البحث عنه. في حالتنا، نحن نبحث عن الفقرات التي يكون فيها التباعد قبل وبعد 18 نقطة. عند الانتهاء من الإعداد، انقر فوق “موافق”.
سترى الآن هذا التنسيق مدرجًا ضمن مربع “البحث عن ماذا”.
الآن ضع نقطة الإدراج في مربع “استبدال بـ”، وافتح القائمة المنسدلة “تنسيق” مرة أخرى، وانقر على “فقرة”.
هذه المرة، قم بإعداد التنسيق الذي تريد استخدامه كبديل. نحن نتبع الإعداد الافتراضي لبرنامج Word وهو عدم وجود مسافات قبل و8 نقاط بعد — كما هو الحال في بقية المستند. انقر فوق “موافق” عندما تنتهي من إعداده.
أنت الآن جاهز للبحث. اضغط على الزر “بحث عن التالي” ليقوم Word بتحديد موقع التكرار التالي لكل ما تبحث عنه وإبرازه. هنا، وجدت فقرتنا ذات المسافات الغريبة. انقر فوق الزر “استبدال” لإجراء التغيير. اضغط على “بحث عن التالي” للعثور على التكرار التالي ثم قم بالتكرار. يمكنك أيضًا الضغط على الزر “استبدال الكل” ليقوم Word بالمضي قدمًا واستبدال كل ما يجده دون الحاجة إلى التحقق من كل واحد، ولكننا نوصي بحفظ المستند أو عمل نسخة منه قبل القيام بذلك.
وبعد إجراء عملية الاستبدال، أصبح لدينا الآن فقرة متباعدة تمامًا مثل الفقرات الأخرى.
يمكنك أن تصبح عمليات بحثك أكثر تعقيدًا بكثير من الأمثلة البسيطة التي قدمناها هنا. يمكنك الجمع بين عدة أنواع مختلفة من تنسيقات الأحرف والفقرات في بحث واحد. يمكنك أيضًا استخدام أحرف البدل والأحرف الخاصة الأخرى لتصبح أكثر إبداعًا في النص المحدد الذي تجده. ولكن هذا ينبغي أن يكون كافيا لتبدأ!
(العلامات للترجمة)مايكروسوفت أوفيس(ر)مايكروسوفت وورد(ر)أوفيس