كيفية استخدام وظيفة DGET في Excel

DGET هي وظيفة بحث مباشرة مصممة لاسترداد قيمة واحدة من عمود في جدول أو قاعدة بيانات. إنه مفيد بشكل خاص لاستخراج نقطة واحدة من البيانات من جدول بيانات كبير، مما يوفر عليك من التمرير إلى ما لا نهاية للعثور على المعلومات التي تحتاج إليها.

في هذا الدليل، سأرشدك عبر بناء جملة الوظيفة، وأعرض لك بعض الأمثلة الواقعية، وأناقش بعض إيجابياتها وسلبياتها.

بناء جملة DGET

إليك بناء الجملة لهذه الوظيفة:

=DGET(a,b,c)

أين

• أ هي قاعدة البيانات – نطاق الخلايا (بما في ذلك عناوين الأعمدة) التي ستقوم الصيغة باسترداد البيانات منها. يجب أن يتم تقديم قاعدة البيانات بطريقة تكون الفئات (مثل الاسم والعنوان والعمر) في أعمدة، وتكون البيانات (السجلات) في صفوف.
• ب هو الحقل – تسمية فئة العمود التي سيستخدمها Excel للبحث عن المخرجات. يمكن أن يكون هذا كلمة أو سلسلة من الكلمات بين علامتي اقتباس مزدوجتين (DGET ليس حساسًا لحالة الأحرف)، أو مرجع خلية.
• ج هي المعايير — نطاق الخلايا التي تحتوي على شروط البحث.

جميع الوسائط الثلاث لهذه الوظيفة مطلوبة، مما يعني أنه إذا قمت بحذف أي منها، فسيقوم Excel بإرجاع #VALUE! خطأ.

ولكي أتمكن من شرح ذلك لك بشكل أكثر وضوحًا، إليك بعض الأمثلة.

مثال 1: معيار واحد

لنبدأ بهذا المثال الأساسي للغاية، وهو عبارة عن قائمة بمعرفات الموظفين وأسمائهم وأقسامهم ومدة الخدمة.

إعداد جدول البيانات

الجدول الأزرق في الأعلى هو جدول الاسترجاع الخاص بي، والجدول الأخضر الموجود في الأسفل هو قاعدة البيانات الخاصة بي. الهدف هو إرجاع الاسم الأول واسم العائلة والقسم ومدة الخدمة للموظف في جدول الاسترجاع الأزرق عندما أقوم بإدخال معرفه في الخلية A2.

قبل أن أوضح لك كيفية سحب البيانات من جدول قاعدة البيانات الأخضر إلى جدول الاسترجاع الأزرق، اسمحوا لي أن أسلط الضوء على بعض الأشياء المهمة في لقطة الشاشة أعلاه:

• في جدول قاعدة البيانات الأخضر، يمثل كل عمود فئة مختلفة، وكل صف عبارة عن سجل مختلف.
• تحتوي كل من قاعدة البيانات وجداول الاسترجاع على نفس العناوين.
• نظرًا لأن كل موظف لديه معرف فريد، فأنا أعلم أن وظيفة DGET لن تُرجع الرقم #NUM! خطأ.

إضافة قائمة منسدلة

ولإنقاذي من الاضطرار إلى كتابة معرف الموظف في الخلية A2 في كل مرة، سأقوم بإنشاء قائمة منسدلة بهذه الأرقام.

إذا كنت تريد أن تفعل الشيء نفسه، فحدد الخلية ذات الصلة، ثم انقر فوق “التحقق من صحة البيانات” في علامة التبويب “البيانات”. ثم اختر “قائمة” في حقل السماح، وحدد الخلايا التي تحتوي على البيانات المنسدلة في حقل المصدر. في المثال الخاص بي، على الرغم من أن لدي 175 معرفًا فقط في قاعدة البيانات الخاصة بي، فقد قمت بتوسيع قائمة التحقق من صحة البيانات إلى الخلية A236، بحيث سيتم تضمين أي معرفات أخرى أقوم بإضافتها في القائمة المنسدلة.

لاحظ كيف تحتوي الخلية A2 الآن على سهم منسدل يمكن النقر عليه لإظهار القائمة الكاملة للمعرفات.

مع تحديد أحد هذه المعرفات، أنا الآن جاهز لبدء استرداد DGET الخاص بي.

صيغة DGET

في الخلية B2 سأكتب:

=DGET($A$4:$E$172,B1,$A$1:$A$2)

نظرًا لأن الخلايا من A4 إلى E172 تمثل قاعدة البيانات الخاصة بي، فإن القيمة الموجودة في B1 (الاسم الأول) هي الفئة أو الحقل الذي أريد أن يبحث Excel عنه، والخلايا A1 وA2 (اسم الفئة “المعرف” والمعرف الموجود في الخلية A2 محددان من المنسدلة) هي المعايير. عندما أضغط على Enter، أستطيع أن أرى أن Excel قد نجح في استرداد الاسم الأول بناءً على المعرف الموجود في الخلية A2.

الحجج أ و ج تحتوي على رموز الدولار ($) قبل مراجع الأعمدة والصفوف لأنها مراجع مطلقة. بمعنى آخر، لن تتغير هذه المراجع أبدًا — سأستخدم المعرف دائمًا لإنشاء البحث، وستكون قاعدة البيانات موجودة دائمًا في هذه الخلايا. لقد أضفت رموز الدولار هذه بالضغط على F4 بعد إضافة كل مرجع إلى الصيغة الخاصة بي.

ومع ذلك، تركت الحجة عمدا ب كمرجع نسبي، حيث أنني سأستخدم الآن مقبض التعبئة الخاص بـ Excel لتطبيق نفس الصيغة على الفئات المتبقية في جدول الاسترجاع الخاص بي (الاسم الأخير والقسم وطول الخدمة).

لاحظ كيف تقوم الصيغة الموجودة في الخلية E2 باسترداد اسم الحقل من الخلية E1 نتيجة لذلك، بينما تظل مراجع قاعدة البيانات والمعايير ثابتة.

يمكنني الآن اختيار معرف مختلف في الخلية A2 باستخدام القائمة المنسدلة التي قمت بإنشائها لاسترداد تفاصيل الموظفين الآخرين.

المثال 2: معايير متعددة

لجعل البحث أكثر تحديدًا — يكون مفيدًا إذا استمر DGET في إرجاع الرقم #NUM! خطأ بسبب وجود أكثر من تطابق واحد – يمكنك استخدام أكثر من معيار واحد في الوسيطة ج.

هنا، أريد إعادة المعرف والاسم الأول واسم العائلة للموظف الذي أعرف أنه عمل في قسم شؤون الموظفين لمدة عشر سنوات ولكن لا أستطيع تذكر اسمه تمامًا.

أولاً، في الخلية A2، سأكتب:

=DGET($A$4:$E$172,A1,$D$1:$E$2)

حيث تحتوي الخلايا من A4 إلى A172 على قاعدة البيانات الخاصة بي، والخلية A1 هي الفئة، وتحتوي الخلايا من D1 إلى E2 على المعيارين الخاصين بي. في الواقع، يقوم Excel بإنشاء تسلسل منطقي AND بين الخلايا D2 وE2 لتحديد المعايير الخاصة بي.

نظرًا لأنني قمت بإصلاح مراجع قاعدة البيانات والمعايير الخاصة بي، ولكنني تركت مرجع الفئة نسبيًا، فيمكنني تكرار الصيغة في الخلايا المتبقية من جدول الاسترجاع الخاص بي لتذكير نفسي باسم هذا الموظف.

إذا كنت أكثر دراية بـ VLOOKUP، فربما لاحظت أنه يمكنك استخدام DGET لاسترداد البيانات من يمين أو يسار المكان الذي تُدخل فيه الصيغة، وهي مرونة لا توفرها VLOOKUP.

إيجابيات استخدام DGET

ربما تتساءل: “لماذا يجب أن أستخدم DGET عندما تكون هناك وظائف أخرى أكثر تقدمًا؟” حسنًا، إليك بعض فوائد استخدام هذه الأداة:

• تحتوي DGET على ثلاث وسيطات فقط، مما يجعلها أكثر سهولة في الاستخدام من وظائف البحث الأخرى في Excel.
• وظيفة DGET هي أداة المدرسة القديمة! وهذا يعني أنه، على عكس بعض نظيراته الأكثر حداثة (مثل XLOOKUP)، فهو متوافق مع الإصدارات الأقدم من Excel.
• بينما يمكن لـ VLOOKUP إجراء بحث يميني فقط، يمكن لـ DGET إرجاع القيم إلى يسار عمود البحث.
• يتكيف DGET على الفور مع تغييرات المعايير.
• تعمل هذه الوظيفة مع كل من النصوص والأرقام.

سلبيات استخدام DGET

من ناحية أخرى، في حين أن بساطة DGET تجعلها سهلة الاستخدام، فهذا يعني أيضًا أن هناك بعض العيوب التي يجب الانتباه إليها:

لقد ناقشت في هذه المقالة DGET وVLOOKUP وHLOOKUP وXLOOKUP، وهي بعض وظائف البحث الأكثر شهرة في Excel. ومع ذلك، سيكون من الخطأ أن أذكر INDEX وMATCH، اللذين – عند دمجهما – يعتبران بديلين قويين ومرنين وقابلين للتكيف.