كيفية استخدام مربعات الاختيار في Excel لتتبع تقدم المهام

في السابق، إذا كنت تريد إضافة مربعات اختيار إلى جدول بيانات Excel، كان عليك استخدام عناصر التحكم في النموذج في علامة التبويب المطور، وهي طريقة تتطلب مستوى معينًا من الخبرة. ومع ذلك، في يونيو 2024، قدمت Microsoft طريقة أبسط كثيرًا لاستخدام مربعات الاختيار.

كيفية إضافة مربعات الاختيار وإزالتها

يوجد خيار خانة الاختيار في برنامج Excel في مجموعة عناصر التحكم في علامة التبويب “إدراج” على الشريط. بشكل افتراضي، لا تظهر مجموعة عناصر التحكم فورًا عند فتح علامة التبويب “إدراج”، لذا ستحتاج أولاً إلى تمكينها.

انقر بزر الماوس الأيمن في أي مكان على الشريط، ثم انقر فوق “تخصيص الشريط”.

الآن، في الحقل اختيار الأوامر من، انقر فوق “علامات التبويب الرئيسية”.

بعد ذلك، انقر فوق السهم “إدراج” لتوسيع خيارات الإدراج، ثم حدد “عناصر التحكم”. ثم، لإضافتها إلى الشريط، انقر فوق “إضافة”.

أخيرًا، انقر فوق “موافق” لإغلاق مربع الحوار. سترى بعد ذلك مربع الاختيار في مجموعة عناصر التحكم في علامة التبويب “إدراج” على الشريط، ويمكنك النقر فوقه في أي وقت لإضافة مربع اختيار إلى ورقتك.

ما تفعله مفاتيح المسافة والحذف بمربعات الاختيار

قبل أن تتعرف على الطرق المختلفة التي يمكنك من خلالها استخدام مربعات الاختيار، من المفيد أن تعرف كيف تتأثر بمفاتيح مختلفة.

عند النقر على أيقونة مربع الاختيار في علامة التبويب “إدراج”، سترى مربع اختيار غير محدد مضافًا إلى أي خلية تم تحديدها. إذا حددت أكثر من خلية، فسيتم إضافة عدة مربعات اختيار—واحدة في كل خلية. وبينما يؤدي استخدام الماوس للنقر فوق مربع الاختيار إلى إضافة علامة الاختيار وإزالتها، يمكنك أيضًا استخدام مفتاح المسافة للقيام بنفس الشيء، وهي نصيحة مفيدة إذا كنت تفضل العمل في Excel باستخدام لوحة المفاتيح فقط. وبالمثل، إذا حددت عدة خلايا تحتوي على مربع اختيار وضغطت على مفتاح المسافة، فسيتم تحديدها وإلغاء تحديدها جميعًا في نفس الوقت.

لحذف مربع اختيار من ورقة العمل الخاصة بك، حدد الخلية التي يوجد بها مربع الاختيار، ثم اضغط على Delete. إذا تم تحديد مربع الاختيار الخاص بك، فإن الضغط على Delete سيؤدي أولاً إلى إلغاء تحديد مربع الاختيار، والضغط عليه مرة أخرى سيؤدي إلى إزالة مربع الاختيار تمامًا.

كيفية استخدام مربعات الاختيار مع IF

الخطوة الأولى في التعود على استخدام مربعات الاختيار مع وظائف Excel هي تجربة ذلك باستخدام وظيفة IF وحدها.

في الجدول أدناه، نريد أن يخبرنا عمود “الحالة” ما إذا كانت المهمة مكتملة أو غير مكتملة استنادًا إلى ما إذا كانت مربعات الاختيار محددة أم غير محددة.

عند تحديد مربع اختيار، تكون قيمته TRUE، وعند إلغاء تحديده، تكون قيمته FALSE. لذا، عند استخدام الدالة IF، هذه هي الوسائط التي سنخبر Excel بأخذها في الاعتبار.

بدءًا من الخلية C2، سنقوم بإنشاء صيغة IF باستخدام الصيغة التالية:

=IF(x=y,"a","b")

أين س هي الخلية التي تحتوي على مربع الاختيار، ي هل هو صحيح أم خطأ؟ أ هي النتيجة التي نريد إنتاجها إذا تم استيفاء الشرط الذي أدخلناه، و ب هي النتيجة إذا لم يتم تحقيق الشرط.

في حالتنا، سنكتب

=IF(B2=TRUE,"Complete","Incomplete")

لأننا نريد من Excel معرفة ما إذا كان مربع الاختيار في B2 محددًا، وإنتاج الكلمات “مكتمل” أو “غير مكتمل” وفقًا لذلك في C2.

إذا قمت بتنسيق الجدول باستخدام منسق الجدول الخاص بـ Excel، فعندما تضغط على Enter بعد كتابة الصيغة أعلاه، سترى الصيغة مكررة تلقائيًا إلى الخلايا الأخرى في هذا العمود.

الآن، قم بتحديد بعض مربعات الاختيار لرؤية نتائج التغيير في العمود C.

كيفية استخدام مربعات الاختيار مع AND أو OR

نحن الآن جاهزون لاستخدام مربعات الاختيار للتحقق من تقدم المهام التي تحتوي على أكثر من مرحلة.

استخدام مربعات الاختيار مع AND

في هذا المثال، نريد أن يخبرنا عمود “الحالة” ما إذا تم التحقق من جميع مراحل كل مهمة.

لهذا السبب نحتاج إلى استخدام الدالة AND إلى جانب الدالة IF، حيث تخبر الدالة AND برنامج Excel بأننا نقوم بتقييم عدة معايير في نفس الوقت.

وهنا بناء الجملة:

=IF(AND(x:y=z)"a","b")

أين س:ي هو النطاق الذي يحتوي على مربعات الاختيار، ز هل هو صحيح أم خطأ؟ أ و ب هي النتائج التي نريد رؤيتها، اعتمادًا على ما إذا كانت جميع الشروط قد تم استيفاؤها.

لذا، في حالتنا، سنكتب

=IF(AND(B2:D2=TRUE),"Complete","Incomplete")

لأننا نريد أن يقوم Excel بتقييم مربعات الاختيار في الخلايا B2 وC2 وD2، وإخبارنا ما إذا كانت جميعها محددة أم لا.

استخدام مربعات الاختيار مع OR

يمكنك أيضًا اتباع نفس المبدأ مع وظيفة OR:

=IF(OR(x:y=z)"a","b")

أين س:ي هو النطاق الذي يحتوي على مربعات الاختيار، ز هل هو صحيح أم خطأ؟ أ و ب النتائج التي نريد رؤيتها. هذا يخبر Excel بتقييم مربعات الاختيار لمعرفة ما إذا كانت أي (بدلا من الجميع) يتم التحقق منها.

في هذا المثال، يخبرنا Excel ما إذا كانت المهمة معلقة (إذا لم يتم تحديد أي من مربعات الاختيار) أو قيد التنفيذ (إذا تم تحديد أي من مربعات الاختيار)، حيث قمنا بكتابة الصيغة التالية:

=IF(OR(B2:D2=TRUE),"Actioned","Pending")

كيفية تطبيق التنسيق الشرطي على مربعات الاختيار

لتسهيل تصور بياناتك وتتبع تقدم المهام، يمكنك استخدام التنسيق الشرطي لتطبيق الألوان على مربعات الاختيار أو الخلايا التي توجد بها.

في هذا المثال، نريد أن تتحول الخلايا التي تحتوي على مربعات الاختيار إلى اللون الأخضر عند تحديدها.

للقيام بذلك، نحتاج إلى تحديد جميع الخلايا التي تحتوي على مربعات الاختيار، ثم النقر فوق “التنسيق الشرطي” في علامة التبويب الصفحة الرئيسية، ثم اختيار “قاعدة جديدة”.

في مربع الحوار قاعدة التنسيق الجديدة، اتبع الخطوات التالية:

1. انقر فوق “تنسيق الخلايا التي تحتوي فقط على”.
2. قم بتعيين القائمتين المنسدلتين الأولى والثانية على أنهما “قيمة الخلية” و”يساوي” على التوالي.
3. يكتب حقيقي أو خطأ شنيع، اعتمادًا على ما إذا كنت تريد تطبيق التنسيق على مربع محدد أو غير محدد.
4. انقر فوق “تنسيق”، ثم اضبط التنسيق وفقًا لما تريد حدوثه عند تحديد مربعات الاختيار أو إلغاء تحديدها. في حالتنا، نقوم بتنسيق الخلايا بحيث يتم ملؤها باللون الأخضر عند تحديد مربعات الاختيار.
5. انقر فوق “موافق”.

كيفية تطبيق التنسيق الشرطي في خلايا أخرى استنادًا إلى مربعات الاختيار

الخيار الأخير هو تنسيق الصف بأكمله إذا تم تحديد جميع مربعات الاختيار الخاصة به. في حالتنا، نريد أن نظهر بوضوح أن المهمتين 3 و5 مكتملتان.

ابدأ بتحديد الجدول بأكمله (باستثناء صف الرأس)، ثم قم بتشغيل مربع الحوار قاعدة التنسيق الجديدة بالنقر فوق التنسيق الشرطي > قاعدة جديدة.

بعد ذلك، استخدم الخطوات التالية:

1. انقر فوق “استخدام صيغة لتحديد الخلايا التي سيتم تنسيقها”.
2. في مربع الحقل الفارغ، اكتب =AND($B2:$D2,”صحيح”)، أين ب2:د2 هي الخلايا التي تحتوي على مربع الاختيار في الصف الأول من الجدول، و “حقيقي” يخبر Excel بتطبيق التنسيق عند تحديد جميع مربعات الاختيار. تأكد من إضافة رمز الدولار قبل مراجع العمود ($B2 و$D2) – هذا يخبر Excel أننا نريد تطبيق قاعدة التنسيق الشرطي على جميع الصفوف داخل هذه الأعمدة الثابتة.
3. انقر فوق “التنسيق” لتحديد ما يحدث عند استيفاء الشرط الذي حددته. في حالتنا، نختار تعبئة باللون الأصفر.
4. انقر فوق “موافق”.

لا تعد مربعات الاختيار هي الطريقة الوحيدة لتتبع تقدم المهام. في الواقع، يمكنك إنشاء لوحة معلومات كاملة من البيانات في Excel لمراقبة سير عملك في لمحة.