ربما تستخدم Microsoft Excel لتنظيم قائمة بريدية بدقة. ومع ذلك، عندما تستعد لطباعة التسميات البريدية، ستحتاج إلى استخدام دمج البريد لإنشائها في Word من قائمة Excel. وإليك كيف.
الخطوة الأولى: إعداد القائمة البريدية الخاصة بك
إذا قمت بالفعل بإنشاء قائمة بريدية في Excel، فيمكنك تخطي هذا الاختبار بأمان. إذا لم تكن قد قمت بإنشاء القائمة بعد، على الرغم من افتقار Excel إلى وظيفة التسمية البريدية، فإننا لا نزال نوصي بشدة باستخدام Excel لأنه أفضل لتنظيم البيانات والحفاظ عليها بدلاً من استخدام جدول Word.
أول ما عليك فعله هو إنشاء رأس عمود خاص بالبيانات الموجودة في كل عمود. ضع تلك الرؤوس في الصف الأول من كل عمود.
تعتمد الرؤوس التي تقوم بتضمينها على المعلومات التي تخطط لاستخدامها في التسميات البريدية. العناوين جميلة دائمًا، ولكن من المهم أن تعرف العنوان الذي يستخدمه الشخص قبل إنشاء التصنيفات. أيضًا، إذا كانت قائمتك مخصصة للشركات وليس للأفراد، فيمكنك حذف رأس “الاسم الأول” و”اسم العائلة” والانتقال إلى “اسم الشركة” بدلاً من ذلك. لتوضيح الخطوات بشكل صحيح، سنستخدم القائمة البريدية الشخصية في هذا المثال. ستتضمن قائمتنا العناوين التالية:
- الاسم الأول
- اسم العائلة
- عنوان الشارع
- مدينة
- ولاية
- الرمز البريدي
هذه هي المعلومات القياسية التي ستجدها على الملصقات البريدية. يمكنك أيضًا إدراج صور في التسميات البريدية إذا كنت تريد ذلك، ولكن هذه الخطوة ستأتي لاحقًا في Word.
بمجرد الانتهاء من إنشاء الرؤوس، تابع وأدخل البيانات. بمجرد الانتهاء، يجب أن تبدو قائمتك كما يلي:
تابع واحفظ قائمتك ودعنا ننتقل إلى Microsoft Word.
الخطوة الثانية: إعداد التسميات في Word
افتح مستند Word فارغًا. بعد ذلك، انتقل إلى علامة التبويب “المراسلات” وحدد “بدء دمج البريد”.
في القائمة المنسدلة التي تظهر، حدد “التصنيفات”.
ستظهر نافذة “خيارات التسمية”. هنا، يمكنك تحديد العلامة التجارية الخاصة بك ورقم المنتج. بمجرد الانتهاء، انقر فوق “موافق”.
ستظهر الآن الخطوط العريضة للتسمية الخاصة بك في Word.
ملحوظة: إذا لم تظهر الخطوط العريضة لتصنيفك، فانتقل إلى التصميم > الحدود، وحدد “عرض خطوط الشبكة”.
الخطوة الثالثة: قم بتوصيل ورقة العمل الخاصة بك بتسميات Word
قبل أن تتمكن من نقل البيانات من Excel إلى تسمياتك في Word، يجب عليك توصيل الاثنين. مرة أخرى في علامة التبويب “المراسلات” في مستند Word، حدد خيار “تحديد المستلمين”.
ستظهر قائمة منسدلة. حدد “استخدام قائمة موجودة”.
سيظهر مستكشف ملفات Windows. استخدمه لتحديد موقع ملف القائمة البريدية واختياره. بعد تحديد الملف، انقر فوق “فتح”.
ستظهر نافذة “تحديد جدول”. إذا كان لديك أوراق متعددة في المصنف الخاص بك، فسوف تظهر هنا. حدد الشخص الذي يحتوي على قائمتك. تأكد من تمكين خيار “يحتوي الصف الأول من البيانات على رؤوس الأعمدة” إذا لم يكن كذلك بالفعل، ثم انقر فوق “موافق”.
أصبحت تسمياتك الآن مرتبطة بورقة العمل الخاصة بك.
الخطوة الرابعة: إضافة حقول دمج البريد إلى التسميات
حان الوقت الآن لإضافة حقول دمج البريد في تسميات Word. حدد التسمية الأولى، وانتقل إلى علامة التبويب “المراسلات”، ثم انقر فوق “كتلة العنوان”.
في نافذة “إدراج كتلة العنوان” التي تظهر، انقر فوق الزر “مطابقة الحقول”.
ستظهر نافذة “مطابقة الحقول”. في المجموعة “مطلوب لكتلة العنوان”، تأكد من تطابق كل إعداد مع العمود الموجود في المصنف الخاص بك. على سبيل المثال، يجب أن يتطابق “الاسم الأول” مع “الاسم الأول”، وهكذا. بمجرد التأكد من ضبط كل شيء بشكل صحيح، انقر فوق “موافق”.
مرة أخرى في نافذة “إدراج كتلة العنوان”، تحقق من المعاينة للتأكد من أن كل شيء يبدو جيدًا ثم انقر فوق “موافق”.
<> سيظهر الآن في تصنيفك الأول.
عُد مرة أخرى إلى علامة التبويب “المراسلات” ثم انقر فوق “تحديث التصنيفات”.
بمجرد تحديد <> يجب أن تظهر في كل تسمية.
أنت الآن جاهز لتنفيذ عملية دمج البريد.
الخطوة الخامسة: تنفيذ دمج المراسلات
الآن لمشاهدة السحر يحدث. في علامة التبويب “المراسلات”، انقر فوق “إنهاء ودمج”.
من القائمة المنسدلة التي تظهر، حدد “تحرير المستندات الفردية”.
ستظهر نافذة “الدمج في مستند جديد”. حدد “الكل” ثم انقر فوق “موافق”.
سيتم الآن دمج قائمتك من Excel في التسميات في Word.
كل ما تبقى عليك فعله الآن هو طباعة ملصقاتك وإرسال بريدك!
(علامات للترجمة)مايكروسوفت(ر)مايكروسوفت أوفيس(ر)مايكروسوفت إكسل