كيفية إنشاء ترويسة خاصة بك في مايكروسوفت وورد

ترويسة الرسالة عبارة عن مجموعة من النصوص والصور والألوان الموجودة أعلى الرسالة والتي تحتوي على تفاصيل مختلفة حول هويتك كمرسل. في Microsoft Word، يمكنك إما إنشاء هذه باستخدام القوالب أو البدء من الصفر، والأهم من ذلك، حفظ التصميم النهائي للاستخدام المتكرر.

لماذا تعتبر الترويسات مفيدة؟

تعد الترويسات أكثر من مجرد تصميمات فاخرة توضع أعلى قطعة من الورق. في الواقع، لديهم العديد من الفوائد. على الرغم من أنها تستخدم في الغالب في المراسلات المتعلقة بالأعمال، إلا أنه يمكن لأي شخص إضافة ترويسة إلى بريده الصادر. على سبيل المثال، أستخدم ترويسة مصممة مسبقًا في خطابات التقديم الخاصة بطلب الوظيفة. إليكم السبب:

• تعطي الترويسات انطباعًا أوليًا جيدًا: مثلما يقوم القائمون على المقابلة بإصدار أحكام في أجزاء من الثانية عندما يدخل المرشح الغرفة لأول مرة، سيلاحظ الشخص الذي يفتح الرسالة تصميمها على الفور، لذا فإن إضافة ترويسة فاخرة ستبدأ بداية جيدة، مهما كان سبب كتابتك.
• يؤسسون ويبرزون الهوية: وهذا صحيح سواء كنا نتحدث عن هوية العلامة التجارية أو الهوية الفردية. يمكن أن تحتوي الرسائل ذات الرأسية على اسمك ومنصبك ومؤهلاتك وحتى صورتك، مما يعني أن المستلم يعرف بالفعل من أنت حتى قبل أن يبدأ في قراءة رسالتك.
• تبدو الحروف ذات العناوين أكثر مصداقية: تبدو الترويسات أكثر احترافية وجديرة بالثقة وموثوقية من المستند الأبيض العادي.
• ترويسة الترويج للعلامة التجارية: في بيئة أكثر مؤسسية، تؤكد الترويسات التي تحمل شعار الشركة والخطوط ونظام الألوان على العلامة التجارية.
• أنها تجعل رسالتك أكثر سهولة في التعرف عليها: سوف تبرز رسالتك ذات العنوان من بين الحشود عندما يقوم شخص ما بالنقر فوق كومة كبيرة من البريد.

كيفية استخدام قالب Word لإنشاء ترويسة

يحتوي Word على العديد من القوالب التي يمكنك الاختيار من بينها لإنشاء ترويسة ورقك، ومن الأفضل أن تبدأ بمستند Word جديد. على الرغم من أنه يمكنك تطبيق قالب على مستند موجود من خلال ملف > خيارات > الوظائف الإضافية > القوالب، إلا أن هذا لا يعمل تمامًا كما كنت تأمل.

بمجرد فتح برنامج Word، انقر فوق “جديد”، ثم اكتب خطاب أو ترويسة في مربع البحث.

سيؤدي النقر مرة واحدة على إحدى النتائج إلى إظهار نسخة مكبرة (ويمكنك بعد ذلك النقر فوق “إنشاء” إذا كنت راضيًا)، بينما سيؤدي النقر المزدوج إلى تنزيل النموذج وإنشاءه لك على الفور.

سيتم بعد ذلك تحميل القالب، وسيكون جاهزًا للتكيف حسب الضرورة.

فوائد استخدام قالب ترويسة

• نظرًا لأنها جاهزة، وتحتاج فقط إلى إضافة بعض اللمسات الشخصية، فإن قوالب ترويسة Word تعد توفيرًا حقيقيًا للوقت.
• معظم ترويسة قوالب Word مصممة بشكل جيد وتبدو رائعة.
• هناك مجموعة واسعة من القوالب المتاحة، والتي تتراوح من الاحترافية جدًا إلى غير الرسمية.

عيوب استخدام قالب ترويسة

• إذا كنت تواجه صعوبة في العثور على قالب يتوافق تمامًا مع مُثُلك العليا، فمن المحتمل أن تقضي وقتًا في تعديله بقدر ما تقضيه في إنشاء قالب من الصفر.
• تستخدم قوالب رسائل Word مربعات النص، والعناصر النائبة، والأشكال، والجداول، ومحارف مختلفة، وأحجام خطوط مختلفة، وهي ليست دائمًا الأسهل في التبديل العشوائي وإعادة التنسيق.
• تشتمل معظم قوالب Word على عناصر أخرى، مثل تصميم التذييل، وشعار ملون في كل صفحة، وأشكال تبدو عشوائية في أماكن عشوائية، لذا من المفيد أن تضع ذلك في الاعتبار إذا كنت تريد إضافة رأسية فقط.
• على الرغم من أن الاحتمالات ضئيلة، إلا أن الشخص الذي يقرأ رسالتك قد يتعرف على تصميمك كقالب Word، مما قد يقلل من مصداقيتك على الفور.

كيفية إنشاء ترويسة من الصفر

سيتم وضع الترويسة في رأس الصفحة الأولى، لذا قبل البدء في تصميم المحتوى الخاص بك، تأكد من إعداد صفحتك بشكل صحيح.

أولاً، انقر نقرًا مزدوجًا في أي مكان في قسم الرأس أعلى الصفحة 1، ثم حدد “صفحة أولى مختلفة” في علامة التبويب “الرأس والتذييل” على الشريط. سيضمن هذا أن يكون ترويسة الرسالة الخاصة بك موجودة في الصفحة الأولى فقط.

بعد ذلك، تحتاج إلى ضبط الهوامش، بحيث يمكنك استخدام العرض الكامل للصفحة. مع استمرار تنشيط الرأس، اسحب علامات التبويب الأفقية الموجودة على المسطرة إلى جوانب الصفحة، وحرك الحد العلوي لأعلى. إذا لم تتمكن من رؤية المسطرة، فحدد “المسطرة” في علامة التبويب “عرض”.

بعد ذلك، عليك أن تقرر ما إذا كنت ستقوم بإنشاء رأسك وتنسيقه باستخدام جدول أو مربعات نص وأشكال.

في هذا المثال، قمت بإدراج جدول يحتوي على ثلاثة أعمدة — عمود للشعار، وواحد لتفاصيل جهة الاتصال، وواحد للاسم والمنصب. قمت بعد ذلك بملء الخلايا الوسطى واليمنى بالألوان، وتغيير أحجام النص ومحاذاته، وضبط تنسيق حدود الجدول. تعتبر الجداول مثالية إذا كنت تريد تقسيم ترويسة ورقتك إلى أقسام مختلفة، ولا بأس في أن تكون الخطوط العريضة مستطيلة ومربعة.

في المثال التالي، قمت بالبحث عن الصور المخزنة في Word مائج (عبر إدراج > صور > صور مخزنة)، واقتصاص خياري المفضل ليتناسب بشكل جيد مع الرأس. ثم استخدمت مربعات النص بمحاذاة مختلفة لإضافة النص في الأعلى. يعد هذا الأسلوب مثاليًا إذا كنت تريد خلفية رائعة خلف النص، ولكن هذه التصميمات قد لا تعمل بشكل جيد إذا كنت تريد إضافة صورة إضافية، مثل صورتك أو شعار شركتك.

فوائد إنشاء ترويسة خاصة بك

• بشرط أن تتمكن من التعرف على الطرق المختلفة لتنسيق النص والجداول والصور في Word (وأن يكون لديك قدر لا بأس به من الصبر!)، فإن إنشاء ترويسة من البداية يمنحك المرونة الكاملة والقدرة على التكيف.
• إنها طريقة جيدة لإطلاق العنان لإبداعك ومعرفة ما يمكنك التوصل إليه!
• يعد تنسيق الترويسة المصنوعة منزليًا أسهل من تنسيق الترويسة النموذجية. لقد قمت بإنشاء ترويسة، لذا هناك فرصة جيدة أن تعرف كيفية تغييرها.

عيوب إنشاء ترويسة خاصة بك

• عادةً ما يستغرق إنشاء تصميم من البداية وقتًا أطول مما يستغرقه استخدام القالب.
• اللوحات الفارغة ليست للجميع! إذا لم تكن أفكارك الإبداعية تتدفق، فمن الأفضل استخدام قالب.

كيفية حفظ ترويسة الخاص بك كقالب

سواء كنت قد استخدمت قالبًا أو أنشأت ترويسة خاصة بك، فبمجرد أن تصبح راضيًا عن الشكل الذي يبدو عليه كل شيء، يمكنك حفظه كقالب حتى تتمكن من إعادة استخدامه في الرسائل المستقبلية.

اضغط على F12 لفتح مربع الحوار “حفظ باسم”، حيث يجب أن تعطي ترويسة الرسالة اسم ملف مناسبًا، ثم اختر “قالب Word” من القائمة المنسدلة “حفظ بنوع”. ثم انقر فوق “موافق”.

عندما تكون مستعدًا لبدء رسالة جديدة، افتح Word، وانقر فوق “جديد”، وانتقل إلى علامة التبويب “شخصي”. هناك، سترى جميع القوالب التي قمت بإنشائها وحفظها.

بمجرد النقر مرة واحدة على القالب لتحديده، سيفتح Word مستندًا جديدًا غير محفوظ، مع ترويسة الرسالة الخاصة بك جاهزة للاستخدام. أول ما عليك فعله هو تسمية رسالتك الجديدة وحفظها كمستند Word قياسي في مكان مناسب على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. بعد ذلك، يمكنك البدء في كتابة رسالتك المقدمة بشكل جيد!

إذا وجدت أن رسالتك تمتد لعدد كبير جدًا من الصفحات، فاطلع على نصائحنا للتعامل مع مستندات Word الطويلة. أثناء وجودك هناك، استكشف الطرق المختلفة التي يمكنك من خلالها تنسيق بقية مستند Word الخاص بك، بحيث يتطابق مع ترويسة الجودة الخاصة بك.