إن الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وأنت خارج المكتب هو وسيلة ملائمة لإعلام الآخرين بأنك خارج المكتب. سنوضح لك كيفية إعداد الرد على رسائل البريد الإلكتروني وأنت خارج المكتب في Microsoft Outlook على أنظمة التشغيل Windows وMac.
سواء كنت ستغيب لبضع ساعات أو ليوم أو لأسبوع، يمكنك إنشاء رد تلقائي باستخدام كلماتك الخاصة. يتيح هذا للآخرين معرفة أنك غائب وسيقومون بالرد على رسائلهم الإلكترونية عند عودتك. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تعيين تاريخي البدء والانتهاء، بحيث يتولى Outlook الأمر عندما يحين الوقت.
خارج المكتب في Outlook على Windows
لا يستغرق إعداد الرد على رسالة “خارج المكتب” في Outlook على نظام التشغيل Windows سوى بضع دقائق. للبدء، افتح Outlook وحدد علامة التبويب “ملف”.
في قسم المعلومات، استخدم المربع المنسدل في الأعلى لتحديد حساب إذا كان لديك أكثر من حساب. ثم اختر “الردود التلقائية”.
في النافذة المنبثقة، قم بتحديد خيار إرسال الردود التلقائية في الأعلى.
لإرسال الردود تلقائيًا خلال فترة زمنية محددة، حدد المربع “إرسال خلال هذه الفترة الزمنية فقط”. ثم أدخل التواريخ والأوقات في المربعات المقابلة. إذا لم تحدد هذا الخيار، فيمكنك إيقاف تشغيل الردود التلقائية يدويًا باستخدام إعداد “عدم إرسال الردود التلقائية” في الأعلى.
أدخل رسالة غيابك عن المكتب في مربع النص الموجود بالأسفل. يمكنك تنسيق نمط الخط وحجمه، فضلاً عن استخدام الخط العريض والمائل واللون وخيارات إضافية.
عند الانتهاء، انقر فوق “موافق”.
خارج المكتب في Outlook على Mac
يمكنك بسهولة إنشاء رد خارج المكتب في كل من الإصدار القديم والإصدار الجديد من Outlook على Mac. وفي حين أن النافذة التي تراها لإدخال الرد التلقائي هي نفسها في كلا الإصدارين، فإن كيفية الوصول إليها تختلف.
في الإصدار القديم، افتح Outlook، وحدد حسابك على اليسار إذا كان لديك أكثر من حساب، ثم انتقل إلى علامة التبويب “أدوات”. انقر فوق “خارج المكتب” في الشريط.
إذا كنت تستخدم الإصدار الجديد من Outlook، فافتح التطبيق واختر حسابك على اليسار إذا كان لديك أكثر من حساب. حدد “أدوات” > “الردود التلقائية” في شريط القائمة.
في النافذة المنبثقة، حدد الخيار الموجود في الأعلى لتمكين الردود التلقائية. أدخل الرسالة التي تريد استخدامها للآخرين داخل مؤسستك.
لإرسال الرد خلال فترة زمنية محددة، حدد المربع “إرسال الردود فقط خلال هذه الفترة الزمنية” وأدخل تاريخي البدء والانتهاء والأوقات. إذا لم تحدد هذا الخيار، فيمكنك إيقاف تشغيل الردود يدويًا عن طريق إلغاء تحديد المربع الموجود في الأعلى.
حدد المربع “إرسال الردود خارج مؤسستي” إذا كنت تريد استخدام هذا الخيار. اختر جهات الاتصال الخاصة بك أو جميع المرسلين الخارجيين ثم أدخل رسالتك.
عند الانتهاء، انقر فوق “موافق”.
تُعد الردود التلقائية مفيدة للآخرين الذين يرسلون لك رسائل بريد إلكتروني أثناء غيابك. لذا، إذا كنت تستخدم أيضًا خدمات بريد إلكتروني أخرى، فانظر إلى كيفية إعداد الردود التلقائية في Gmail والردود التلقائية في Apple Mail أيضًا.