كيفية إضافة قائمة منسدلة إلى خلية في Excel

القوائم المنسدلة هي أدوات مفيدة جدًا لإدخال البيانات، ونراها في كل مكان تقريبًا، ويمكنك إضافة قوائم منسدلة مخصصة إلى أوراق عمل Excel الخاصة بك. الأمر سهل وسنوضح لك كيفية القيام بذلك.

ما هي القائمة المنسدلة في برنامج Excel؟

تُعد القائمة المنسدلة في برنامج Excel مثل أي قائمة منسدلة أخرى مألوفة بالنسبة لك — ما عليك سوى النقر على السهم ثم تحديد إحدى القيم المحددة مسبقًا. تجعل القوائم المنسدلة إدخال البيانات في جداول البيانات أسهل وأكثر كفاءة.

يمكنك إضافة قوائم منسدلة إلى خلايا في Excel تحتوي على خيارات مثل “نعم” و”لا”، و”ذكر” و”أنثى”، أو أي قائمة مخصصة أخرى من الخيارات، بما في ذلك الأرقام أو الأحرف الخاصة.

كيفية إضافة قائمة منسدلة إلى Excel

يتم إنشاء القوائم المنسدلة باستخدام ميزة التحقق من صحة البيانات في برنامج Excel — وهي ليست بديهية بشكل خاص. سنقوم بإنشاء قائمة منسدلة تحتوي على مجموعة مختارة من الفئات العمرية لنعرض لك مثالاً. لقد أنشأنا ثلاثة أعمدة مُسمَّاة: الاسم والعمر والجنس، وقمنا بملء اسمين كمثالين. يمكنك عمل عدد كبير أو قليل من الأسماء كما يحلو لك.

للبدء، أدخل قائمة الفئات العمرية في خلايا متسلسلة أسفل العمود أو عبر الصف. لقد أدخلنا فئات الأعمار في الخلايا من A7 إلى A11 في نفس ورقة العمل، كما هو موضح أدناه. يمكنك أيضًا إضافة قائمة الخيارات الخاصة بك إلى ورقة عمل مختلفة في نفس المصنف.

الآن، سنقوم بتسمية نطاق الخلايا لتسهيل إضافتها إلى القائمة المنسدلة. للقيام بذلك، حدد جميع الخلايا التي تحتوي على عناصر القائمة المنسدلة ثم أدخل اسمًا لنطاق الخلايا في مربع الاسم أعلى الشبكة. لقد أطلقنا على نطاق الخلايا اسم Age (العمر).

الآن، حدد الخلية التي تريد إضافة قائمة منسدلة إليها، ثم انقر فوق علامة التبويب “بيانات”.

افتح قسم أدوات البيانات في علامة التبويب “البيانات”، ثم انقر فوق الزر “التحقق من صحة البيانات”

يظهر مربع حوار التحقق من صحة البيانات. في علامة التبويب “الإعدادات”، حدد “قائمة” من القائمة المنسدلة “السماح” (انظر، القوائم المنسدلة موجودة في كل مكان!).

الآن، سنستخدم الاسم الذي خصصناه لنطاق الخلايا التي تحتوي على خيارات القائمة المنسدلة. أدخل =Age في مربع “المصدر” (إذا قمت بتسمية نطاق الخلايا الخاص بك باسم آخر، فاستبدل “العمر” بهذا الاسم). تأكد من تحديد مربع “القائمة المنسدلة داخل الخلية”.

يتم تحديد مربع الاختيار “تجاهل الفراغات” افتراضيًا. وهذا يعني أنه يمكن للمستخدم تحديد الخلية ثم إلغاء تحديد الخلية دون تحديد عنصر. إذا كنت تريد مطالبة المستخدم بتحديد خيار من القائمة المنسدلة، فقم بإلغاء تحديد مربع الاختيار “تجاهل الفراغات”.

يمكنك إضافة رسالة منبثقة تظهر عند تحديد الخلية التي تحتوي على القائمة المنسدلة. للقيام بذلك، انقر فوق علامة التبويب “رسالة الإدخال” في مربع الحوار “التحقق من صحة البيانات”. تأكد من تحديد المربع “إظهار رسالة الإدخال عند تحديد الخلية”. أدخل عنوانًا ورسالة إدخال ثم انقر فوق الزر “موافق”.

عند تحديد الخلية التي تحتوي على القائمة المنسدلة، سترى زر سهم لأسفل على يمين الخلية. إذا أضفت رسالة إدخال، فسيتم عرضها أسفل الخلية. لا يتم عرض زر السهم لأسفل إلا عند تحديد الخلية.

انقر على زر السهم لأسفل لإظهار قائمة الخيارات وتحديد أحدها.

بالطبع، لدينا عمود كامل نريد أن نأخذ منه قيم الأعمار. هناك عدة طرق لتحقيق ذلك. الطريقة الأولى — والأسهل — هي تحديد كل الخلايا التي تريد أن يكون بها قائمة منسدلة قبل انتقل إلى “التحقق من صحة البيانات” وأضف القائمة المنسدلة. الطريقة الأبسط لتحديد كل خلية في العمود هي النقر فوق رأس العمود. إذا كانت لديك خلية تستخدمها لتسمية، فما عليك سوى الضغط على مفتاح Ctrl والنقر فوقها لإلغاء تحديدها، حتى لا يتم تطبيق التنسيق عليها.

ثم قم بتطبيق التنسيق تمامًا كما أظهرنا لك سابقًا.

السيناريو الآخر هو عندما تكون قد طبقت بالفعل تنسيق القائمة المنسدلة على خلية واحدة، ولكنك لا تريد تكرار عملية إنشاء القائمة المنسدلة. في هذه الحالة، ما عليك سوى النقر فوق الخلية التي تحتوي بالفعل على القائمة المنسدلة وتحديدها. لاحظ المربع الصغير في الزاوية اليمنى السفلية من الخلية. انقر بزر الماوس الأيسر واسحب تلك الزاوية لأسفل إلى جميع الخلايا التي تريد أن تحتوي على قائمة منسدلة، ثم حرر الماوس. سترث الخلايا التي سحبتها القائمة المنسدلة من الخلية الأصلية. سيبدو الأمر كما يلي:

تنطبق هذه الخدعة بشكل أساسي على أي التنسيق الذي تطبقه على خلية في Excel، وليس فقط القوائم المنسدلة.

إذا قررت أنك تريد إزالة القائمة المنسدلة من الخلية، فافتح مربع حوار التحقق من صحة البيانات كما هو موضح سابقًا وانقر فوق الزر “مسح الكل”، والذي يتوفر بغض النظر عن علامة التبويب المحددة في مربع الحوار.

يتم إعادة تعيين الخيارات في مربع حوار التحقق من صحة البيانات إلى الإعدادات الافتراضية. انقر فوق “موافق” لإزالة القائمة المنسدلة واستعادة الخلية إلى تنسيقها الافتراضي.

إذا تم تحديد خيار عند إزالة القائمة المنسدلة، فسيتم ملء الخلية بقيمة هذا الخيار.

اتبع هذه العملية لإضافة قوائم منسدلة إلى خلايا أخرى حسب الحاجة. يمكنك استخدام نفس القائمة لقوائم منسدلة متعددة. إذا كان لديك العديد من القوائم المنسدلة التي تحتاج إلى إضافتها إلى ورقة عمل، فقد ترغب في وضع قوائم الخيارات في ورقة عمل أخرى في نفس المصنف. يمكنك إخفاء ورقة العمل التي تحتوي على قوائم الخيارات الخاصة بك لمنع تغييرها.