تساعدك أداة خانة الاختيار في Excel على إدارة أرقامك وتتبع تقدم المهمة وعرض البيانات بشكل أكثر وضوحًا. إحدى الميزات الأقل شهرة في برنامج Excel هي قدرته على إنتاج طابع زمني عند تحديد خانة الاختيار. وإليك كيف يمكنك تحقيق ذلك.
الخطوة 1: تنسيق الجدول الخاص بك
في حالتي، لدي قائمة بالأفراد المقرر إكمالهم لمهمة ما، وسأستخدم مربعات الاختيار ذات الطابع الزمني لتتبع متى بدأوا المهمة، ومتى انتهوا منها، والمدة التي استغرقوها لإكمالها.
بعد تسمية الأعمدة في الصف 1، تتمثل الخطوة التالية في تنسيق جدولك بحيث يكون أسهل قليلاً على العين، وسيتم تكرار أي حسابات تلقائيًا. للقيام بذلك، حدد أي خلية تحتوي على بيانات، وانقر فوق “تنسيق كجدول” في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”، واختر التصميم الذي يناسبك.
بما أنك قمت بتسمية أعمدتك بالفعل، حدد “My Table Has Headers” عندما يظهر مربع الحوار “إنشاء جدول”، ثم انقر فوق “موافق”.
الجدول جاهز الآن للانتقال إلى الخطوة التالية.
الخطوة 2: قم بتعيين نوع بيانات الوقت الخاص بك
قبل إضافة أي حسابات أو مربعات اختيار، يتعين عليك إخبار Excel بأن أعمدة معينة (في حالتي، الأعمدة D وF وG) ستخرج وقتًا عن طريق تغيير نوع البيانات لهذه الخلايا.
إذا كان لديك عمود واحد فقط يتطلب إخراج الوقت، فما عليك سوى تحديد جميع خلايا البيانات الموجودة في هذا العمود في الجدول الخاص بك. إذا كان لديك أكثر من عمود واحد لعرض الوقت، فاضغط باستمرار على Ctrl أثناء تحديدهم بشكل فردي.
إذا كان جدولك يحتوي على مئات الصفوف، فقد يستغرق تحديد الخلايا يدويًا وقتًا طويلاً! في هذه الحالة، حدد خلية البيانات الأولى في العمود ذي الصلة، ثم اضغط على Ctrl+Shift+Down. ثم اضغط باستمرار على Ctrl، وحدد خلية البيانات الأولى في العمود التالي ذي الصلة، ثم اضغط على Ctrl+Shift+Down. كرر هذه العملية حتى يتم تحديد كافة خلايا الأعمدة ذات الصلة.
الآن، في مجموعة الأرقام في علامة التبويب الصفحة الرئيسية على الشريط، انقر فوق القائمة المنسدلة “تنسيق الأرقام”، وحدد “الوقت”.
بشكل افتراضي، يعرض Excel الوقت بالتنسيق HH:MM:SS. لتغيير تنسيق الوقت هذا، انقر فوق القائمة المنسدلة “تنسيق الأرقام” مرة أخرى (مع استمرار تحديد الأعمدة ذات الصلة)، وانقر فوق “مزيد من تنسيقات الأرقام”، واختر تنسيقًا مختلفًا للوقت من الخيارات المعروضة. بدلاً من ذلك، لعرض الوقت والتاريخ معًا، انقر فوق “مخصص” في مربع الحوار “تنسيق الخلايا”، واكتب ي ي/ش ش/س س س س س:د:ث ث في المربع في الأعلى.
الخطوة 3: أضف مربعات الاختيار الخاصة بك
حان الوقت الآن لإضافة مربعات اختيار إلى الأعمدة ذات الصلة. حدد الخلية الأولى من عمود خانة الاختيار في الجدول الخاص بك، ثم انقر فوق “خانة اختيار” في علامة التبويب “إدراج” على الشريط. إذا لم تجد هذا الخيار، فاكتب بدلاً من ذلك خانة الاختيار في شريط البحث الموجود أعلى النافذة، ثم انقر فوق “مربع الاختيار”.
بعد ذلك، حدد الخلية التي تحتوي على خانة الاختيار الأولى، وانقر نقرًا مزدوجًا فوق مقبض التعبئة الموجود في الركن السفلي الأيمن من تلك الخلية لملء الخلايا المتبقية في هذا العمود.
إذا كان لديك المزيد من الأعمدة التي تتطلب أيضًا خانات اختيار، كرر العملية المذكورة أعلاه أو انسخ والصق عمود خانة الاختيار الذي قمت بإنشائه بالفعل.
الخطوة 4: تمكين الحسابات التكرارية
أنت الآن جاهز لإعداد جدول البيانات الخاص بك لحساب الطابع الزمني الذي ستضيفه في الخطوة التالية.
سيكون هذا الحساب هو ما يعرف بالصيغة التكرارية، مما يعني أنه يشير إلى نفسه ضمن الصيغة (المعروف أيضًا باسم المرجع الدائري). إذا كنت تستخدم صيغة أبسط، فسيتم تحديث الطابع الزمني باستمرار إلى الوقت الحالي لأن الصيغة تحتوي على دالة متقلبة (NOW). وإذا لم تقم بتمكين الحسابات التكرارية عند استخدام الطريقة الواردة في هذا الدليل، فسيقوم Excel بإرجاع خطأ.
اضغط على Alt > F > T لتشغيل مربع حوار خيارات Excel، وحدد “تمكين الحساب التكراري” في قائمة الصيغ.
عند النقر فوق “موافق”، لن ترى أي تغييرات مرئية في جدول البيانات الخاص بك، ولكن تحت السطح، يكون جاهزًا للخطوة التالية.
على الرغم من أنه مفيد في هذا السيناريو، إلا أنه من المهم معرفة بعض عيوب الحسابات التكرارية. على سبيل المثال، نظرًا لأنه يتم إعادة الحساب في حلقة، فقد يؤثر ذلك على الأداء الإجمالي لجدول البيانات الخاص بك. كما أن تمكين هذه الميزة يعني أن برنامج Excel لن يتعرف على أي مراجع دائرية مستخدمة بشكل غير صحيح، لذا راقب هذا الأمر. أخيرًا، إذا قمت بمشاركة المصنف مع أشخاص يستخدمون إصدارًا أقدم من Excel، فقد لا تعمل الطوابع الزمنية بنفس الطريقة التي تعمل بها في الإصدار الخاص بك.
الخطوة 5: تطبيق الصيغة السحرية
الخطوة الأخيرة هي إنشاء الصيغة لإنشاء طابع زمني عند تحديد خانة الاختيار. سأبدأ بالعمود D، والذي سينتج طابعًا زمنيًا عندما أقوم بتحديد المربع في العمود C.
إليك الصيغة التي سأستخدمها في الخلية D2:
=IF((@Started),IF((@(Start Time))="",NOW(),(@(Start Time))),"")
في حين أن هذا يبدو معقدًا، إلا أنه عند تقسيمه، فإنه يصبح أكثر منطقية.
تقوم الدالة IF الأولى بتقييم ما إذا كان مربع الاختيار المقابل في العمود C (عمود البدء) محددًا أم لا:
=IF((@Started),
ينتقل Excel بعد ذلك إلى الدالة IF الثانية، التي تقوم بتقييم ما إذا كانت الخلية الحالية (D2 في عمود وقت البدء) فارغة:
=IF((@Started),IF((@(Start Time))="",
إذا كان يكون فارغًا، فأنت تريد إدراج الوقت الحالي:
=IF((@Started),IF((@(Start Time))="",NOW(),
إذا كان ليس كذلك فارغة، فأنت تريد أن يحتفظ Excel بالخلية كما هي:
=IF((@Started),IF((@(Start Time))="",NOW(),(@(Start Time))),
ستتأكد الوسيطة النهائية من أنه إذا لم يتم تحديد خانة الاختيار المقابلة في العمود C، فستكون القيمة الموجودة في العمود D فارغة:
=IF((@Started),IF((@(Start Time))="",NOW(),(@(Start Time))),"")
عند الضغط على Enter، سيتم تطبيق الصيغة على الخلايا المتبقية في هذا العمود.
الآن، انسخ هذه الصيغة والصقه في الخلية الأولى لأي عمود آخر يتطلب طوابع زمنية بناءً على مربعات الاختيار، واضبط مراجع الصيغة بحيث تلتقط الأعمدة الصحيحة.
في حالتي، بعد لصق الصيغة في الخلية F2، قمت بتغيير الكلمة “بدأ” (الإشارة إلى العمود C) إلى “مكتمل” (الإشارة إلى العمود E)، و”وقت البدء” (الإشارة إلى العمود D) إلى “وقت الانتهاء” “(يشير إلى العمود F):
=IF((@Completed),IF((@(End Time))="",NOW(),(@(End Time))),"")
عند القيام بذلك للخلية الأولى، سيتم تطبيقه تلقائيًا على الخلايا الأخرى في هذا العمود بعد الضغط على Enter.
أخيرًا، لاستخدام هذه البيانات لحساب إجمالي وقت الإكمال، سأقوم بتضمين عملية حسابية SUM بسيطة ضمن حساب IFERROR في الخلية G2. وهذا يعني أنه إذا لم يعمل SUM بسبب عدم تحديد خانات الاختيار، فستظل الخلية المقابلة في العمود G (إجمالي الساعات) فارغة:
=IFERROR(SUM((@(End Time))-(@(Start Time))),"")
مرة أخرى، بمجرد الضغط على Enter، سيتم تطبيق الصيغة على جميع الصفوف في هذا العمود.
الخطوة 6: جربه!
قبل استخدام مربعات الاختيار والطوابع الزمنية في العالم الحقيقي، حدد بعض مربعات الاختيار للتأكد من أن كل شيء يعمل كما هو متوقع.
يمكن أن تؤدي إضافة قواعد التنسيق الشرطي إلى مربعات الاختيار إلى تسهيل قراءة بياناتك. على سبيل المثال، يمكنك جعل الخلايا التي تحتوي على مربعات اختيار تتحول إلى اللون الأخضر عند تحديدها، أو يمكنك المضي قدمًا وتنسيق الصف بأكمله.
(العلامات للترجمة)مايكروسوفت(ر)مايكروسوفت إكسل(ر)مايكروسوفت 365