لدينا جميعًا بضعة أجزاء كبيرة من النص يتعين علينا كتابتها بانتظام – مثل عنوانك، أو الأسماء الطويلة أو العبارات، أو حتى الجداول والصور التي تستخدمها كثيرًا. تتيح لك ميزة النص التلقائي في Word تخزين هذه الأجزاء من النص وإدراجها بسرعة ببضع ضغطات على المفاتيح، حتى تتمكن من إضاعة وقت أقل في الكتابة.
لقد كانت ميزة النص التلقائي جزءًا من Office لفترة طويلة، ولكنها الآن جزء من الأجزاء السريعة، التي تمت إضافتها إلى Office 2007. بالإضافة إلى إدخالات النص التلقائي، تسمح لك ميزة الأجزاء السريعة بإدراج خصائص المستند (مثل العنوان والمؤلف) ) والحقول (مثل التواريخ وأرقام الصفحات). تُعرف أيضًا إدخالات الأجزاء السريعة والنص التلقائي باسم “الكتل الأساسية” ويأتي Word مزودًا بالعديد من الكتل البرمجية الإنشائية المحددة مسبقًا. يمكنك أيضًا إضافة أي عدد تريده من الكتل البرمجية الإنشائية المخصصة.
ملاحظة: لقد كتبنا مسبقًا حول كيفية الإشارة إلى نص من مستندات أخرى في Word حتى تتمكن من إدراج محتوى قابل لإعادة الاستخدام في مستندات أخرى سيتم تحديثها تلقائيًا. الحيلة التي تمت مناقشتها في تلك المقالة تشبه استخدام إدخال النص التلقائي. ومع ذلك، بمجرد إدراج المحتوى باستخدام إدخال النص التلقائي، لن يتم تحديث هذا المحتوى تلقائيًا عند تغيير إدخال النص التلقائي.
هناك برامج أخرى متاحة، مثل البرامج المجانية فريز اكسبريس لنظام التشغيل Windows، الذي يؤدي مهمة مماثلة على مستوى النظام. يعد هذا أمرًا رائعًا لأنه يعمل في كل تطبيق، وليس Word فقط، ولكن يتمتع AutoText ببعض المزايا الخاصة به – أي أنه يحتوي على خيارات تنسيق أكثر (خاصة تلك الخاصة بـ Word) مقارنة بـ PhraseExpress، وهو متاح أينما كان Word. لذا، إذا لم يكن مسموحًا لك بتثبيت برامج الجهات الخارجية على كمبيوتر العمل الخاص بك، على سبيل المثال، فلا يزال بإمكانك استخدام النص التلقائي.
يمكنك فقط تخزين إدخالات النص التلقائي في القوالب، وليس في المستندات نفسها. بشكل افتراضي، يتم تخزين إدخالات النص التلقائي الجديدة في القالب Normal.dotm. يؤدي هذا إلى تقييد توفر إدخالات النص التلقائي على جهازك فقط، إلا إذا قمت بمشاركة قالب Normal.dotm مع أجهزة أخرى. يمكنك إضافة إدخالات نص تلقائي إلى قوالب مخصصة، ولكن هناك قيود على ذلك سنناقشها لاحقًا في هذه المقالة.
كيفية إنشاء إدخال نص تلقائي جديد
للبدء، قم بإنشاء مستند Word جديد وأدخل المحتوى (النص والصور والجداول وما إلى ذلك) الذي تريد إضافته كإدخال نص تلقائي. ثم قم بتمييز المحتوى وانقر فوق علامة التبويب “إدراج”.
إذا كنت تريد أن يتم تخزين نص إدخال النص التلقائي الخاص بك بتنسيق الفقرة لجميع الفقرات الموجودة في الإدخال، بما في ذلك الفقرة الأخيرة، فتأكد من تضمين علامة الفقرة الموجودة في نهاية الفقرة الأخيرة في التحديد الخاص بك. تقوم علامة الفقرة بتخزين تنسيق الفقرة. عندما لا تحدد علامة الفقرة في نهاية الفقرة، فإن تلك الفقرة تأخذ نمط الفقرة الخاص بالنص المحيط عند إدراجها. إذا كنت لا ترى علامة الفقرة في نهاية كل فقرة، فيمكنك اختيار عرضها في الخيارات. يتم تخزين أي تنسيق أحرف قمت بتطبيقه على محتوى النص التلقائي الخاص بك تلقائيًا في إدخال النص التلقائي.
في قسم “النص”، انقر فوق الزر “استكشاف الأجزاء السريعة” وحرك الماوس فوق “النص التلقائي” في القائمة المنسدلة. ثم حدد “حفظ التحديد في معرض النص التلقائي” من القائمة الفرعية.
ملاحظة: قد تلاحظ أن خيار “حفظ التحديد في معرض الأجزاء السريعة” متاح مباشرة في قائمة “الأجزاء السريعة”. يضيف هذا الخيار النص المحدد كمدخل “أجزاء سريعة”، وليس إدخال “نص تلقائي”. تعد إدخالات “الأجزاء السريعة” و”النص التلقائي” من العناصر الأساسية. يمكنك إضافة الإدخال بهذه الطريقة، لكننا سنناقش إضافته كإدخال نص تلقائي.
يظهر مربع الحوار “إنشاء كتلة بناء جديدة”. أدخل اسمًا لإدخال النص التلقائي في مربع التحرير “الاسم”.
نوصي بجعل أسماء إدخالات النص التلقائي الخاصة بك مختلفة بدرجة كافية بحيث لا يتعين عليك سوى كتابة بضعة أحرف من الاسم لإدراج كل إدخال في المستند. إذا كانت هناك عدة إدخالات نص تلقائي تحتوي على أسماء متشابهة جدًا، فسيتعين عليك كتابة ما يكفي من الاسم حتى يعرف Word الإدخال الذي تريد إدراجه.
يمكنك أيضًا تغيير فئة هذا الإدخال. توفر القائمة المنسدلة “الفئة” خيار “إنشاء فئة جديدة” الذي يسمح لك بإضافة إدخال النص التلقائي هذا إلى فئة مخصصة. يمكنك أيضًا تغيير “المعرض” الذي تم إنشاء الإدخال فيه.
تتيح لك القائمة المنسدلة “خيارات” تحديد كيفية إدراج الإدخال في المستند. إذا كنت تقوم بإدخال جزء صغير من النص، مثل اسم الشركة، فحدد “إدراج محتوى فقط” الذي يقوم بإدراج محتوى الإدخال في السطر عند المؤشر. يمكنك أيضًا إدراج المحتوى كفقرة خاصة به أو على صفحته الخاصة (مثالي لإنشاء صفحات غلاف قياسية).
اقبل الإعداد الافتراضي للقائمة المنسدلة “حفظ في”. سيؤدي هذا إلى حفظ إدخال النص التلقائي في القالب العادي.
بمجرد الانتهاء من إعداد إدخال النص التلقائي الجديد، انقر فوق “موافق”.
عندما تقوم بإغلاق مستند Word الأخير الذي قمت بفتحه، قد يظهر مربع الحوار التالي يسألك عما إذا كنت تريد حفظ التغييرات التي تم إجراؤها على القالب Normal.dotm، إذا قمت بتشغيل خيار مطالبتك بحفظ القالب العادي. لحفظ إدخال النص التلقائي الخاص بك في قالب “Normal.dotm”، انقر فوق “حفظ”.
كيفية إدراج إدخال نص تلقائي في مستند
الآن بعد أن قمنا بإنشاء إدخال نص تلقائي جديد، فلندرجه في مستند. قم بإنشاء مستند Word جديد أو افتح مستندًا موجودًا. انقر فوق علامة التبويب “إدراج” مرة أخرى وحرك مؤشر الماوس فوق “النص التلقائي” في القائمة المنسدلة. ستلاحظ أن إدخال النص التلقائي الذي أضفته متاح مباشرة في القائمة الفرعية “النص التلقائي”. حدده لإدراج المحتوى في هذا الإدخال.
يمكنك أيضًا إدراج إدخال نص تلقائي ببساطة عن طريق البدء في كتابة اسم إدخال النص التلقائي. يتم عرض نافذة منبثقة صغيرة تحمل اسم إدخال النص التلقائي المطابق وتعليمات تخبرك بالضغط على “Enter” للإدراج. اضغط على “Enter” لإدراج إدخال النص التلقائي بالكامل في المستند الخاص بك. يمكنك أيضًا الضغط على “F3”.
يتم إدراج محتويات إدخال النص التلقائي، كاملة مع فواصل الأسطر الأصلية والتنسيق.
لجعل عملية إدراج إدخالات النص التلقائي أسرع وأسهل، يمكنك إضافة زر “نص تلقائي” إلى شريط أدوات الوصول السريع.
كيفية تشغيل “إظهار اقتراحات الإكمال التلقائي”
إذا كنت لا ترى اقتراح الإكمال التلقائي عند كتابة اسم إدخال النص التلقائي، فقد يتعين عليك تشغيل خيار “إظهار اقتراحات الإكمال التلقائي”.
لتشغيل “إظهار اقتراحات الإكمال التلقائي”، افتح مستند Word موجود أو قم بإنشاء مستند جديد وانقر فوق علامة التبويب “ملف”.
في شاشة الكواليس، انقر فوق “خيارات” في قائمة الخيارات الموجودة على اليسار.
انقر فوق “خيارات متقدمة” في قائمة العناصر الموجودة على الجانب الأيسر من مربع الحوار “خيارات Word”.
في قسم “خيارات التحرير”، انقر فوق خانة الاختيار “إظهار اقتراحات الإكمال التلقائي” بحيث تكون هناك علامة اختيار في المربع.
الآن، ستتمكن الآن من الضغط على “Enter” بعد كتابة جزء من اسم إدخال النص التلقائي لإدراجه.
كيفية تحرير محتوى إدخال النص التلقائي الموجود
لنفترض أنك انتقلت إلى منزل جديد وتحتاج إلى تغيير عنوانك في إدخال النص التلقائي. من السهل القيام بذلك. ما عليك سوى كتابة الإدخال كما تريده في مستند Word جديد، وتحديده، ثم الوصول إلى القائمة الفرعية “النص التلقائي” كما ناقشنا سابقًا. حدد خيار “حفظ التحديد في معرض النص التلقائي” في القائمة الفرعية أسفل أي إدخالات نص تلقائي موجودة.
أدخل نفس اسم إدخال النص التلقائي الموجود في مربع التحرير “الاسم” وانقر على “موافق”.
يتم عرض مربع حوار التأكيد. انقر فوق “نعم” لاستبدال إدخال النص التلقائي السابق بالإدخال الجديد.
الآن، يمكنك إدراج إدخال النص التلقائي المحدث في أي مستند Word جديد أو موجود كما فعلت من قبل.
ملاحظة: تذكر أن تغيير إدخال النص التلقائي لا يؤدي إلى تغيير محتويات هذا الإدخال في أي مستندات موجودة حيث قمت بإدراجه بالفعل. يتم استخدام المحتويات المعدلة لإدخال النص التلقائي فقط عند إدراج الإدخال في أي وقت بعد تغييره.
كيفية تحرير خصائص إدخال النص التلقائي الموجود
بالإضافة إلى تحرير محتويات إدخال النص التلقائي، يمكنك أيضًا تغيير خصائص الإدخال، مثل القالب الذي تم تخزينه فيه والفئة وما إلى ذلك.
للقيام بذلك، قم بإنشاء مستند Word جديد أو افتح مستندًا موجودًا. انقر فوق علامة التبويب “إدراج” ثم انقر فوق الزر “استكشاف الأجزاء السريعة” في قسم “النص”. حدد “Building Blocks Organizer” في القائمة المنسدلة.
يظهر مربع الحوار “Building Blocks Organizer”. يتم عرض قائمة بجميع “الوحدات البرمجية الإنشائية”، موضحًا “اسم” كل منها و”المعرض” و”الفئة” و”القالب” الموجودة فيها. وقد تم إدراجها بالترتيب الأبجدي وفقًا لـ “المعرض”. يتم إدراج إدخال “العنوان” الجديد في الجزء العلوي لأنه موجود في معرض “النص التلقائي”. انقر على الإدخال لتحديده. يتم عرض معاينة الإدخال على الجانب الأيمن من مربع الحوار.
بعد تحديد إدخال “العنوان”، انقر فوق “تحرير الخصائص” أسفل قائمة “الكتل الإنشائية”.
يتم عرض مربع الحوار نفسه كما هو الحال عند إنشاء إدخال النص التلقائي؛ ومع ذلك، يطلق عليه الآن “تعديل الكتلة البرمجية الإنشائية”. سنقوم بتغيير “الخيار” إلى “إدراج محتوى في الفقرة الخاصة به، بحيث يتم إدراج العنوان دائمًا بدءًا من سطر منفصل، حتى لو كان المؤشر في نهاية سطر آخر. انقر فوق “موافق” بمجرد إجراء التغيير.
يتم عرض مربع حوار التأكيد مرة أخرى، لتأكيد رغبتك في استبدال إدخال النص التلقائي بالإدخال الذي تمت مراجعته. انقر فوق “نعم”.
كيفية حذف إدخال النص التلقائي
إذا اكتشفت أنك لم تعد بحاجة إلى إدخال نص تلقائي بعد الآن، فيمكنك حذفه من مجموعة الكتل البرمجية الإنشائية. لحذف إدخال نص تلقائي، افتح مربع الحوار “Building Blocks Organizer”، كما هو موضح في القسم الأخير. حدد إدخال النص التلقائي الذي تريد حذفه وانقر على “حذف” أسفل قائمة “الكتل البرمجية”.
يعرض مربع حوار التأكيد سؤالك عما إذا كنت متأكدًا من رغبتك في حذف الكتلة البرمجية الإنشائية المحددة، وفي هذه الحالة إدخال نص تلقائي. انقر فوق “نعم” لحذف الإدخال. ستعود إلى مربع الحوار “Building Blocks Organizer”. انقر فوق “إغلاق” لإغلاقه والعودة إلى المستند الخاص بك.
يبدو أن النص التلقائي يحتوي على ميزة واحدة عند استخدام قالب مخصص. لقد اختبرنا إضافة إدخالات النص التلقائي إلى قالب مخصص، ولكن عندما أنشأنا مستندًا جديدًا استنادًا إلى هذا القالب، لم يكن إدخال النص التلقائي متاحًا. ومع ذلك، عندما أنشأنا مستندًا جديدًا استنادًا إلى القالب العادي ثم قمنا بإرفاق القالب المخصص لذلك المستند، كان إدخال النص التلقائي متاحًا. لذا، إذا كنت تريد حفظ إدخالات النص التلقائي في القالب المخصص الخاص بك، فتأكد من إرفاق القالب بمستنداتك بعد إنشائها وإلا فلن تكون إدخالات النص التلقائي الخاصة بك متاحة. إذا اكتشفت خلاف ذلك، يرجى إعلامنا بذلك في التعليقات.
سمحت لك الإصدارات الأقدم من Word (2003 والإصدارات السابقة) بنسخ إدخالات النص التلقائي من قالب إلى آخر. ومع ذلك، اعتبارًا من Word 2007، تمت إزالة هذه الوظيفة.
(العلامات للترجمة)مايكروسوفت أوفيس(ر)مايكروسوفت وورد(ر)اختصارات