جدول المحتويات
Toggleولكن، كيف يمكنك التأكد من ترقيم الصفحات بشكل صحيح وإنشاء جدول محتويات وفهرس للمستند بأكمله بسهولة؟ هذا هو المكان الذي يمكن أن تساعد فيه ميزة المستند الرئيسي في Word. يسمح لك بدمج ملفات Word متعددة في ملف Word واحد.
المستند الرئيسي هو ملف Word يحتوي على ارتباطات إلى مجموعة أخرى من ملفات Word المنفصلة، والتي تسمى المستندات الثانوية. لا يتم إدراج محتوى المستندات الثانوية في المستند الرئيسي. يحتوي المستند الرئيسي على ارتباطات إلى المستندات الثانوية فقط. يتيح لك ذلك تحرير المستندات الثانوية بشكل منفصل. يتم دمج أي تغييرات يتم إجراؤها على المستندات الثانوية في المستند الرئيسي تلقائيًا. إذا كان هناك عدة أشخاص يعملون على مستند واحد، فإن المستند الرئيسي يسمح لك بإرسال أجزاء مختلفة من المستند إلى أشخاص مختلفين للعمل عليها.
نعرض لك في هذه المقالة أساسيات إنشاء مستند رئيسي ومستندات ثانوية من البداية، وإنشاء مستند رئيسي من مستندات ثانوية موجودة. نعرض لك أيضًا كيفية إضافة جدول محتويات بسهولة إلى بداية المستند الرئيسي.
إنشاء مستند رئيسي من الصفر
إذا كنت تبدأ مستندًا رئيسيًا جديدًا بدون أي مستندات ثانوية موجودة، فيمكنك إنشاء مستند من البداية. للقيام بذلك، قم بإنشاء مستند Word جديد وفارغ واحفظه، مع الإشارة في اسم الملف إلى أنه مستند رئيسي.
بمجرد حفظ ملف المستند الرئيسي، انقر فوق علامة التبويب “عرض” وانقر فوق “مخطط تفصيلي” في قسم “طرق عرض المستندات” بعلامة التبويب.
ابدأ في إدخال عناوين المستند في شكل مخطط تفصيلي، باستخدام القائمة المنسدلة لأنماط المستوى والسهمين الأخضرين لليمين واليسار في قسم أدوات المخطط التفصيلي في علامة التبويب مخطط تفصيلي لتغيير مستويات العناوين.
عندما تقوم بإدخال كافة العناوين التي تريدها، انقر فوق “إظهار المستند” في قسم “المستند الرئيسي” ضمن علامة التبويب “مخطط تفصيلي”.
تتوفر المزيد من الخيارات في قسم المستند الرئيسي ضمن علامة التبويب مخطط تفصيلي. حدد المخطط التفصيلي بالكامل في المستند وانقر فوق “إنشاء”.
يؤدي النقر فوق “إنشاء” إلى تضمين كل مستند في المربع الخاص به. احفظ ملف المستند الرئيسي مرة أخرى عند هذه النقطة.
يصبح كل مربع في المستند الرئيسي ملفًا منفصلاً، كما هو موضح أدناه. يتم استخدام اسم العنوان الأول في كل مربع في المستند الرئيسي كاسم ملف لكل ملف مستند ثانوي.
للرجوع إلى طريقة العرض السابقة، مثل تخطيط الطباعة، انقر فوق إغلاق عرض المخطط التفصيلي في القسم إغلاق ضمن علامة التبويب مخطط تفصيلي.
لإضافة جدول محتويات إلى مستندك الرئيسي، ضع المؤشر في بداية المستند وانقر فوق علامة التبويب “المراجع”. انقر فوق الزر المنسدل لجدول المحتويات في قسم جدول المحتويات. حدد أحد خيارات الجدول التلقائي لإدراج جدول محتويات تم إنشاؤه تلقائيًا عند نقطة الإدراج.
لرؤية فواصل المقاطع التي تم إدراجها بواسطة Word عند إنشاء المستندات الثانوية، انقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية وانقر فوق زر رمز الفقرة في قسم الفقرة.
يعرض Word الفواصل المقطعية وأنواعها.
ملاحظة: عند إنشاء مستند رئيسي من البداية، يقوم Word بإدراج فاصل مقطعي مستمر قبل وبعد كل مستند ثانوي تقوم بإنشائه. وهذا يعني عدم وجود فواصل صفحات في المستند الخاص بك. يمكنك بسهولة تغيير نوع كل فاصل مقطعي.
توضح الصورة التالية كيف يبدو مستندك في وضع المخطط التفصيلي مع عرض المستندات الثانوية موسعة.
قم بإنشاء مستند رئيسي باستخدام ملفات Word الموجودة
إذا كان لديك بعض المستندات الموجودة التي تريد تضمينها في مستند رئيسي، فيمكنك إنشاء ملف مستند رئيسي جديد وإدراج المستندات الموجودة كمستندات ثانوية. للقيام بذلك، قم بإنشاء مستند Word جديد وفارغ واحفظه كما ذكرنا سابقًا عند إنشاء مستند رئيسي من البداية.
انقر فوق علامة التبويب عرض، ثم انقر فوق مخطط تفصيلي في قسم طرق عرض المستندات. تصبح علامة التبويب “مخطط تفصيلي” متاحة ونشطة. انقر فوق “إظهار المستند” في قسم “المستند الرئيسي” لتنشيط الخيارات الإضافية. لإضافة مستند ثانوي إلى المستند الرئيسي، انقر فوق إدراج.
في مربع الحوار إدراج مستند ثانوي، انتقل إلى موقع المستندات التي تريد إدراجها. حدد الملف الأول وانقر فوق فتح.
ملاحظة: قد يكون الأمر أسهل إذا قمت بتخزين ملفات المستند الثانوي في نفس الدليل مثل ملف المستند الرئيسي.
إذا تم عرض مربع الحوار التالي، لإخبارك عن النمط الموجود في كل من المستند الثانوي والمستند الرئيسي، فانقر فوق الزر Yes to All. يؤدي هذا إلى الاحتفاظ بكافة الأنماط الموجودة في المستند الثانوي متسقة مع الأنماط الموجودة في المستند الرئيسي.
كرر الخطوات الخاصة بإدراج المستندات الثانوية لكل مستند تريد تضمينه في مستندك الرئيسي. عند الانتهاء، يمكنك طي المستندات الثانوية، إذا رغبت في ذلك. للقيام بذلك، انقر فوق طي المستندات الثانوية في قسم المستند الرئيسي ضمن علامة التبويب مخطط تفصيلي.
يجب عليك حفظ المستند الخاص بك لطي المستندات الثانوية، بحيث يظهر مربع الحوار التالي إذا لم تقم بذلك. انقر فوق “موافق” لحفظ المستند.
لاحظ أنه يتم عرض المسار الكامل لكل ملف من ملفات المستندات الثانوية في كل مربع مستند ثانوي. لفتح مستند ثانوي لتحريره، يمكنك إما النقر نقرًا مزدوجًا فوق رمز المستند الموجود في الزاوية العلوية اليسرى من مربع المستند الثانوي، أو الضغط على Ctrl + النقر فوق الرابط إلى الملف.
ملاحظة: عند استيراد ملفات Word الموجودة إلى ملف مستند رئيسي، يقوم Word بإدراج فاصل مقطعي للصفحة التالية قبل وفاصل مقطعي مستمر بعد كل مستند ثانوي. مرة أخرى، يمكنك بسهولة تغيير نوع كل فاصل مقطعي، إذا لزم الأمر.
لعرض المستند الرئيسي في طريقة عرض غير مخطط تفصيلي، انقر فوق علامة التبويب عرض، ثم انقر فوق تخطيط الطباعة أو أي نوع عرض آخر في قسم طرق عرض المستندات.
يمكنك إضافة جدول محتويات بنفس الطريقة التي ذكرناها أعلاه عند إنشاء مستند رئيسي ومستندات ثانوية من البداية.
بمجرد تضمين كافة المستندات الثانوية في المستند الرئيسي، يمكنك إضافة الرؤوس والتذييلات أو تحريرها، وإنشاء جدول المحتويات (كما أوضحنا)، وإنشاء فهرس، والعمل على أجزاء أخرى من المستند مشتركة بين المستند بأكمله وثيقة.
بالنسبة لكلا الطريقتين اللتين تمت مناقشتهما في هذه المقالة لإنشاء المستندات الرئيسية، عند تحرير مستند مضمن في مستند رئيسي، يتم تحديث محتوى هذا المستند الثانوي في المستند الرئيسي.
المستندات الرئيسية في الإصدارات السابقة من Word تؤدي في بعض الأحيان إلى إتلاف المستندات. قد تواجه هذه المشكلة في Word 2010. راجع موقع إجابات مايكروسوفت لمزيد من المعلومات.
(العلامات للترجمة) مكتب (ر) مايكروسوفت وورد