تشتهر ميزة دمج البريد الإلكتروني في Microsoft Word بقدرتها على السماح لك بإنشاء وإرسال إصدارات مخصصة من نفس البريد الإلكتروني إلى العديد من الأشخاص دفعة واحدة. ومع ذلك، فإن هذه الأداة لها أيضًا بعض الاستخدامات اليومية العملية التي قد تجعل حياتك في المنزل والعمل أسهل كثيرًا.
باختصار، يتيح لك دمج المراسلات إنشاء مستند في Microsoft Word يمكنك تخصيصه بتفاصيل فردية، مثل أسماء الأشخاص. هناك طريقتان للقيام بذلك – يمكنك إنشاء قائمة بالمتغيرات المخصصة داخل ميزة دمج المراسلات في Microsoft Word نفسها، أو يمكنك إنشاء القائمة في برنامج آخر، مثل Excel، ثم استيراد التفاصيل من تلك القائمة إلى Word.
في هذه المقالة، سنوضح لك كيفية استخدام دمج المراسلات في Microsoft Word جنبًا إلى جنب مع Microsoft Excel، حيث أن إنشاء قوائم وقواعد بيانات شاملة في Excel أسهل في القيام به وإدارته.
لا يتوفر دمج البريد حاليًا في Word للويب—ستحتاج إلى الاشتراك في Microsoft 365 واستخدام تطبيق Microsoft Word لسطح المكتب لاستخدام هذه الأداة.
إنشاء ملصقات عناوين لدعوات الزفاف وبطاقات الكريسماس
على الرغم من أن إرسال دعوات الزفاف أو بطاقات الكريسماس أمر ممتع، إلا أنه قد يستغرق وقتًا، ومن السهل ارتكاب الأخطاء، خاصة إذا كنت تكتب العناوين على المظاريف يدويًا. لهذا السبب يجب عليك استخدام Microsoft Word بدلاً من ذلك. عند الانتهاء، يمكنك إما طباعة الأسماء والعناوين على ورق الملصقات، أو استخدام ورق عادي وصمغ، قبل قص الملصقات الفردية لإلصاقها بالمظاريف.
ابدأ في برنامج Excel بإنشاء قائمة بالأسماء والعناوين. تأكد من وضع كل سطر من اسم كل شخص وعنوانه في أعمدة منفصلة، واستخدم العناوين عبر الصف الأول. تأكد أيضًا من ملء جميع الخلايا، حيث أن ترك الفراغات سيؤدي إلى حدوث مشكلات في دمج البريد الخاص بك في وقت لاحق.
بعد ذلك، اضغط على F12 لتسمية مستندك وحفظه في مكان يسهل تذكره على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
الآن، افتح مستند Word فارغًا، وانقر فوق المراسلات > بدء دمج المراسلات > التسميات.
لتوفير الورق، انتقل لأسفل وحدد “30 لكل صفحة”، ثم انقر فوق “موافق”.
الخطوة التالية هي استيراد قائمة العناوين التي أنشأتها في Excel. للقيام بذلك، مع استمرار فتح علامة التبويب “المراسلات”، انقر فوق “تحديد المستلمين” > “استخدام قائمة موجودة”.
استخدم نافذة تحديد مصدر البيانات التي تفتح لتحديد موقع ملف Excel الذي يحتوي على الأسماء والعناوين، وانقر فوق “فتح. في مربع الحوار تحديد الجدول، حدد مربع الاختيار الذي يخبر Word بأنك استخدمت العناوين في جدول Excel، ثم انقر فوق “موافق”.
أصبح Word الآن جاهزًا لسحب البيانات من Excel.
انقر فوق “إدراج حقل دمج”، وتأكد من إدراج العناوين التي أنشأتها في Excel في القائمة المنسدلة. ابدأ بالنقر فوق العنصر الذي تريد ظهوره في السطر الأول من تسمية العنوان (“الاسم”)، ثم اضغط على Enter. كرر العملية لكل سطر من تسمية العنوان، مع التأكد من الضغط على Enter بين كل سطر وآخر.
عند إدراج كافة حقول الدمج، انقر فوق “تحديث العلامات”. سيؤدي هذا إلى تطبيق حقول الدمج التي أضفتها للتو على كل علامة في مستندك.
الآن، انقر فوق “معاينة النتائج” للتأكد من مدى رضائك عن مظهر ملصقاتك.
لإكمال العملية، انقر فوق إنهاء ودمج > طباعة المستندات.
إذا كنت تريد إجراء تغييرات على عناوين فردية، فانقر فوق إنهاء ودمج > تحرير المستندات الفردية. سيؤدي هذا إلى فتح التسميات في مستند جديد، حيث يمكنك إجراء تغييرات دون التأثير على الإدخالات الأخرى.
بعد ذلك، تأكد من تحديد “الكل”، ثم انقر فوق “موافق” للطباعة.
وأخيرًا، قم بقص الملصقات ولصقها على المظاريف الخاصة بك!
كتابة التقارير الفردية
في حين أن المثال الذي سنستخدمه سيكون للمعلمين الذين يكتبون التقارير المدرسية، إلا أنه يمكن استخدام نفس العملية في العديد من الأدوار والمهن المختلفة، مثل المسح والتقييم والإدارة والمراجعة.
في مستند Word، اكتب أساس التقرير، باستخدام “(NAME)” حيث سيتم وضع اسم الشخص، و”__” حيثما يلزم إضافة جزء فردي.
بعد ذلك، انسخ كل جملة إلى خلية عبر الصف الأول من ورقة Excel، مع التأكد من إضافة عمود “الاسم” في البداية.
بعد ذلك، املأ الفراغات أسفل كل عمود لكل تقرير تريد إنشاءه، قبل الضغط على F12 لتسمية جدول البيانات وحفظه في مكان يسهل تذكره.
الآن، عد إلى مستند Word الخاص بك. في علامة التبويب “المراسلات”، انقر فوق “تحديد المستلمين” > “استخدام قائمة موجودة”.
في نافذة تحديد مصدر البيانات التي تفتح، حدد ورقة Excel التي تحتوي على تفاصيل التقرير، وانقر فوق “فتح”. ثم في مربع الحوار تحديد جدول، حدد مربع الاختيار الذي يخبر Word بأنك استخدمت عناوين في جدول Excel، وانقر فوق “موافق”.
الآن، قم بتحديد المناطق التي استخدمت فيها (الاسم) أو أدخلت فيها فراغات في مستند Word الخاص بك، وانقر فوق “إدراج حقل دمج”، واختر الحقل المناسب عبر القائمة المنسدلة “إدراج حقل دمج” لإضافته إلى الجملة.
بعد تعيين كافة الحقول من Excel، انقر فوق “معاينة النتائج” لرؤية التقرير الأول. يمكنك أيضًا استخدام الأسهم للتنقل عبر كافة التقارير إذا كنت ترغب في ذلك.
وأخيرًا، انقر فوق “إنهاء ودمج”، مما يتيح لك خيار مراجعة المستندات وتعديلها بشكل فردي، أو طباعة التقارير التي أنشأتها.
كتابة خطابات التقديم للوظائف
قد يكون من المحبط تكرار نفس المعلومات في رسائل التقديم المختلفة للعديد من الوظائف التي قد تتقدم إليها. ففي النهاية، يمكن تطبيق المهارات التي تمتلكها على العديد من الأدوار المختلفة. وهنا يأتي دور دمج البريد.
في الصف الأول في ورقة عمل Excel فارغة، اكتب فئات المهارات المختلفة التي تنتمي إليها.
في الصف الثاني، أسفل كل مهارة، اكتب بضع جمل توضح امتلاكك لهذه المهارة. سيتم تصدير هذه الجمل في النهاية إلى خطاب التقديم الخاص بك، لذا تأكد من كتابتها مع وضع ذلك في الاعتبار.
بمجرد الانتهاء من تفصيل مهاراتك، اضغط على F12 لتسمية المصنف وحفظه. يمكنك العودة وإضافة أو تعديل التفاصيل في هذه الورقة في أي وقت.
بعد ذلك، عندما تجد الوظيفة التي تريد التقدم لها، افتح مستند Microsoft Word جديدًا واكتب بداية ونهاية خطاب التقديم الخاص بك. ثم في علامة التبويب “المراسلات”، انقر فوق “تحديد المستلمين” > “استخدام قائمة موجودة”.
في نافذة تحديد مصدر البيانات التي تفتح، حدد ورقة Excel التي تحتوي على مهاراتك، وانقر فوق “فتح”. ثم في مربع الحوار تحديد جدول، حدد مربع الاختيار الذي يخبر Word بأنك استخدمت عناوين في جدول Excel الخاص بك، وانقر فوق “موافق”.
بعد ذلك، انقر فوق “إدراج حقل الدمج”، واختر مهارة الوظيفة التي قمت بتفصيلها في جدول بيانات Excel الخاص بك.
ستشاهد بعد ذلك علامة نائبة تشير إلى أن النص سيظهر في هذا الموضع عند إكمال دمج البريد.
عندما تضيف كل مهاراتك، انقر فوق “معاينة النتائج” للتأكد من أنك راضٍ عن بنية وترتيب فقراتك. إذا لم يكن الأمر كذلك، فيمكنك تحديد النص وإعادة ترتيبه.
لا مفر من أن ترغب في تعديل الصياغة هنا وهناك للتأكد من أن الرسالة متماسكة. يشكل استخدام تقنية دمج البريد الموضحة في هذه المقالة أساس خطاب التقديم الخاص بك، ولكن يجب عليك دائمًا التحقق منه للتأكد من أنه يعمل بسلاسة. لإجراء التغييرات، انقر فوق “إنهاء ودمج”، وحدد “تحرير المستندات الفردية”. بعد النقر فوق “موافق”، سيتم فتح خطاب التقديم المكتمل في مستند جديد، والذي يمكنك بعد ذلك تعديله وحفظه حسب الضرورة.
تصميم الشهادات
سواء كنت تدير فريق كرة قدم محليًا أو مركزًا لأنشطة الأطفال، فقد ترغب في إنشاء شهادات للمشاركين.
أولاً، قم بإنشاء القائمة في برنامج Excel، بما في ذلك أسماء المستلمين والنتائج والمعايير وأي تفاصيل أخرى فردية تريد تضمينها. ثم اضغط على F12 لتسمية هذه التفاصيل وحفظها.
بعد ذلك، قم بتصميم شهادتك في برنامج Microsoft Word. إذا كنت تفضل ذلك، يمكنك استخدام قالب بالنقر فوق ملف > الصفحة الرئيسية > المزيد من القوالب.
الآن، في علامة التبويب “المراسلات”، انقر فوق “تحديد المستلمين” > “استخدام قائمة موجودة”.
حدد تفاصيل المستلمين التي قمت بإنشائها في Excel، وانقر فوق “فتح”، وحدد “الصف الأول من البيانات يحتوي على رؤوس الأعمدة”، ثم انقر فوق “موافق”.
بعد ذلك، انقر فوق “إدراج حقل الدمج” لإضافة الحقول من ورقة Excel إلى مستند Word الخاص بك حيثما كان ذلك مناسبًا.
قبل الانتهاء من شهاداتك، انقر فوق “معاينة النتائج” للتأكد من أن كل شيء يبدو كما ينبغي، ثم انقر فوق “إنهاء ودمج” > طباعة المستندات.
الآن بعد أن أصبحت لديك بعض الأفكار لاستخدام دمج البريد للمهام اليومية، يمكنك الاطلاع على بعض نصائح Microsoft Word الأخرى غير المعروفة.