توقف عن نسخ البيانات من الورق إلى Excel – استخدم هذه الحيلة على الهاتف المحمول

هل لديك جدول أو مجموعة بيانات مطبوعة تحتاج إلى إعادة كتابتها وتحريرها؟ لا تضيع وقتك في نسخها يدويًا إلى Excel، بل استخدم بدلاً من ذلك ميزة غير معروفة في تطبيق Excel للجوال للقيام بذلك في بضع دقائق فقط.

نعم، يمكنك مسح البيانات ضوئيًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وتحريرها هناك، ولكن وجود هاتفك في متناول يدك كجهاز مسح ضوئي صغير فوري والسماح لبرنامج Excel بالقيام بالعمل الشاق نيابة عنك هو بالتأكيد أفضل طريقة للقيام بذلك. علاوة على ذلك، لا يتم تحويل ملفات PDF دائمًا بدقة إلى مستندات Word أو جداول بيانات Excel، لذا ستنتهي بك الحال إلى قضاء المزيد من الوقت في عملك إذا سلكت هذا الطريق.

سأستخدم تطبيق Excel الخاص بجهاز iPhone 14 الخاص بي لإظهار هذه العملية لك، ولكن يمكنك اتباع نفس العملية تمامًا إذا كنت تستخدم تطبيق Excel لنظام Android.

أشياء يجب ملاحظتها قبل البدء

• لكي تنجح هذه العملية، يجب عرض البيانات التي تلتقطها بخطوط تفصل بين كل خلية وصف وعمود. على سبيل المثال، إذا كنت تريد تحويل صفحة من رواية، فسيتم تصدير كل البيانات التي تلتقطها إلى خلية واحدة في برنامج Excel.
• إذا كانت البيانات التي تقوم بالتقاطها مكتوبة بخط اليد، فمن غير المرجح أن يتمكن Excel من معالجتها وتحويلها إلى جدول بيانات.
• ستكون البيانات غير منسقة بمجرد تصديرها إلى جدول بيانات Excel الخاص بك. ستحتاج إلى تطبيق أي تنسيق يدويًا.
• لا يلزم إنشاء الجدول في برنامج Excel في الأصل. على سبيل المثال، سيعمل هذا أيضًا إذا كانت البيانات تأتي من جدول مطبوع من برنامج Microsoft Word.

العملية

قم بتشغيل تطبيق Excel للجوال وقم بإنشاء مصنف فارغ.

افتح الشريط السفلي (انظر الرمز 1 في لقطة الشاشة أدناه)، ثم انقر فوق النقاط الثلاث في الزاوية اليمنى السفلية (أو تحت (السهم في نفس الموقع على جهاز Android).

اضغط على القائمة المنسدلة “الصفحة الرئيسية” باللون الأخضر وحدد “إدراج”.

اضغط على “البيانات من الصورة”.

سيطالبك Excel الآن بالتقاط صورة للبيانات المطبوعة من خلال فتح تطبيق الكاميرا تلقائيًا. قم بمحاذاة هاتفك مع البيانات التي تريد التقاطها (تأكد من استخدام أدلة المحاذاة على الشاشة)، ثم اضغط على زر الغالق.

اتبع الإرشادات الموجودة في أسفل الشاشة لاقتصاص صورتك، وانقر على “تأكيد” عندما تصبح راضيًا.

سيبدأ Excel بعد ذلك عملية استخراج بياناتك إلى التطبيق، وقد يستغرق هذا الأمر بضع ثوانٍ.

ستظهر لك بعد ذلك معاينة للبيانات التي تم استخراجها. سيتم تمييز أي مشكلات واجهتها Excel أثناء تحويل الصورة إلى بيانات باللون الأحمر، ويمكنك مراجعتها في الخطوة التالية بعد النقر فوق “إدراج”.

سيخبرك Excel بعدد العناصر التي تحتاج إلى مراجعتها. إذا كان هناك أكثر من عنصر يحتاج إلى المراجعة، فانقر فوق “مراجعة الكل” وعالج كل مشكلة يدويًا. غالبًا ما يحدد Excel المشكلات بشكل خاطئ، في حين أن البيانات تم تصديرها بدقة في الواقع. في هذه الحالة، يمكنك النقر فوق “فتح على أي حال”.

بمجرد اكتمال العملية، سترى البيانات في جدول البيانات الفارغ الذي أنشأته في بداية العملية. يمكنك بعد ذلك إعادة تنسيق البيانات حسب اختيارك.

إذا كنت تستخدم جهاز iPhone، فإن هناك ميزة أخرى مماثلة ومفيدة بنفس القدر وهي أداة النص المباشر، والتي ستحدد الكلمات في الصورة وتحولها إلى نص عادي يمكنك نسخه.