النقاط الرئيسية
- بإمكانك استخدام ChatGPT لإنشاء صيغ Excel حتى بدون معرفة مسبقة بالأداة.
- يمكن أن يساعدك ChatGPT في إصلاح الأخطاء والصيغ التي تم تكوينها بشكل غير صحيح.
- قد يرتكب ChatGPT أخطاء، لذا تحقق من نتائج الصيغة يدويًا للتأكد من دقتها.
في بيئة العمل سريعة الوتيرة، تحتاج إلى تعظيم الكفاءة، ويمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي مثل ChatGPT إنجاز المهام المملة بسرعة، مثل إنشاء صيغ Excel. إذا لم تجرب ChatGPT بعد لإنشاء صيغ Excel مخصصة، فأنت تفوت فرصة تغيير قواعد اللعبة بشكل كبير.
لا تقتصر النصائح المقدمة في هذه المقالة على Excel؛ بل إنها تنطبق أيضًا على أدوات جداول البيانات الأخرى، مثل Google Sheets وApple Numbers. بالإضافة إلى ذلك، يركز هذا الدليل على الإصدار المجاني من ChatGPT المستند إلى نموذج GPT 3.5. إذا كان لديك حق الوصول إلى GPT 4، فيمكنك استخدام أداة تحليل البيانات المتقدمة لالتقاط لقطات شاشة وتحميل ملفات Excel مباشرة إلى GPT 4 للحصول على تجربة أكثر سلاسة.
كيفية الحصول على صيغة Excel سريعة من ChatGPT
إذا كنت تخشى مجرد التفكير في فتح برنامج Excel، ناهيك عن إنشاء الصيغ، فقد وصلت إلى المكان الصحيح. يوفر لك ChatGPT طريقة سهلة لإنشاء صيغ Excel دون الحاجة إلى أي خبرة عملية.
كل ما عليك فعله هو تقديم شرح لما تريد القيام به إلى ChatGPT، وسيقدم لك صيغة، بالإضافة إلى تعليمات مفصلة حول كيفية تنفيذها. فقط تأكد من ذكر النطاق (الأعمدة والصفوف) الذي تريد تطبيق الصيغة عليه، وسيقوم بالباقي نيابة عنك. في هذا المثال، لدي مجموعة متنوعة من الطلبات لعناصر مختلفة بأسعار وهامش ربح متفاوتة.
هدفي هو حساب الإيرادات والأرباح لكل طلب. ورغم أن الصيغة المطلوبة للقيام بذلك ليست معقدة، فلنفترض أنني لا أعرف شيئًا عن Excel، وأن هذا هو أول يوم لي في العمل. سألجأ إلى ChatGPT وأطلب منه الصيغة التالية:
بعد لصق الصيغة في الصفوف، وسحبها لأسفل لملء البيانات تلقائيًا، وتغيير التنسيق إلى USD، حصلت على ما كنت أبحث عنه بالضبط.
هذا مجرد مثال أساسي لإظهار كيفية تمكن ChatGPT من تحديد الصيغ التي تحتاجها بناءً على ما ترغب في القيام به. دعنا نفعل شيئًا أكثر تعقيدًا قليلاً من خلال مطالبته بمساعدتنا في حساب هامش الربح المتوسط والعنصر الأكثر ربحية.
بعد تنفيذ الصيغة، حصلت مرة أخرى على ما كنت أبحث عنه بالضبط. لقد قمت بفحص الأرقام مرتين عن طريق حساب كل شيء يدويًا للتأكد من أن الصيغ تعمل بشكل صحيح.
إذا كنت بالفعل من هواة Excel وتفضل إنشاء الصيغ بنفسك، فيمكنك أن تطلب من ChatGPT أن يقترح أفضل وظيفة لسيناريو فريد لديك. لنفترض أنني أردت استيراد معلومات حول الإيرادات والأرباح من ورقة الطلبات الخاصة بي إلى ورقة الضرائب. قدم لي ChatGPT أربع صيغ قابلة للتطبيق يمكنني استخدامها، إلى جانب شرح موجز لكيفية عملها.
هذه مجرد أمثلة أساسية توضح ما يمكنك فعله باستخدام ChatGPT وExcel. يمكنك استخدام صديقك الذكي للبناء على الصيغ وتنظيم بياناتك بأي طريقة يمكنك تخيلها. حتى أن هناك وظيفة تجريبية جديدة لمطالبات GPT المخصصة. النقطة المهمة هي أنك لن تضطر أبدًا إلى التفكير في الصيغة التي يجب استخدامها أو حتى معرفة كيفية عملها. ومع ذلك، من المفيد معرفة شيء أو اثنين عن Excel لتحقيق أقصى استفادة منه. تحقق من دليل Excel للمبتدئين للحصول على دورة تدريبية سريعة.
إذا كنت مشتركًا في Copilot Pro، فيمكنك إضافة GPT-4 Turbo مباشرةً إلى Excel. يتيح هذا التكامل لـ Copilot تحليل بياناتك واقتراح الصيغ ذات الصلة بالإضافة إلى توفير الوصول المباشر إلى GPT.
يمكنك إنشاء قواعد التنسيق باستخدام ChatGPT
يحتوي برنامج Excel على واجهة معقدة تجعل التنقل فيها صعبًا، وخاصة للمبتدئين، وتتطلب قواعد التنسيق الشرطي منك البحث فيها لمعرفة كيفية التعامل معها. في المثال التالي، لدي قائمة بالمقالات تحتوي على أعمدة تتعقب ما إذا كانت قد كتبت أم لا وتحتوي على صور.
لقد قدمت تعليمات مفصلة لبرنامج ChatGPT لمساعدتي في ترميز الجدول بالألوان حتى أتمكن من متابعة المقالات التي لا تزال قيد التقدم. فيما يلي إرشاداتي، متبوعة باستجابة برنامج ChatGPT:
لقد اتبعت الخطوات بالضبط كما وضعها ChatGPT، وكانت النتائج مثالية. حتى لو لم تكن لدي أي معرفة مسبقة باستخدام Excel، فسأكون قادرًا على إنشاء قاعدة التنسيق للحفاظ على تنظيم المشروع.
يمكن لبرنامج ChatGPT استكشاف الأخطاء وإصلاحها وتعديل الصيغ الخاصة بك
لا تقلق إذا لم تعمل إحدى الصيغ التي قدمها لك ChatGPT بالشكل المطلوب، فهذا يحدث لي طوال الوقت. يمكن أن يتراوح الحل من إخبار ChatGPT، “مرحبًا، هذا لا يعمل” إلى شرح المشكلة بالتفصيل حتى يكتشف ChatGPT المشكلة.
في المثال التالي، أردت حساب العائد على الاستثمار لمقالاتي، لكن الصيغة الأولى التي أعطاني إياها ChatGPT لم تأخذ في الاعتبار ما إذا كانت المقالة قد كُتبت بعد، مما جعل الصيغة تُظهر أنني خسرت 100 دولار للمقالين الأخيرين. أبلغت ChatGPT بهذا التناقض، وأعطتني صيغة جديدة ومحسنة.
يمكنك أيضًا استخدام ChatGPT لتحديد سبب الخطأ. لنفترض أن أحد منظمي الأحداث كان يحاول حساب العدد الإجمالي للركاب من كل مدينة باستخدام صيغة جمع بسيطة وواجه خطأ #VALUE! لأنه خلط بين النص والأرقام. بعد شرح المشكلة لـ ChatGPT، تعرف على الخطأ على الفور وأعطى إصلاحًا مصحوبًا بشرح بسيط.
لا يزال يتعين عليك التحقق من الصيغ يدويًا
على الرغم من أن ChatGPT هو بلا شك أحد “أذكى” الأدوات التي ابتكرها البشر على الإطلاق، إلا أنه ليس مثاليًا. فقد ينشئ صيغة لا تعمل بشكل صحيح، وهو ما لا يمثل مشكلة عندما يصدر برنامج Excel خطأً. ومع ذلك، في الحالات التي تبدو فيها الصيغة وكأنها تعمل بشكل صحيح ولكنها أغفلت معلمة مهمة، فقد يخلق ذلك شعورًا زائفًا بالأمان.
قد يضللك هذا السلوك في الاعتقاد بأن البيانات المعروضة صحيحة بينما يتم حسابها بشكل خاطئ في الواقع. ولهذا السبب يتعين عليك التحقق مرتين وثلاث مرات من صحة الصيغ الخاصة بك عن طريق حساب عدد قليل من الإدخالات العشوائية يدويًا. أيضًا، إذا قمت بإعطاء ChatGPT نطاقات خلايا محددة ثم أجريت تغييرات بعد إدخال الصيغة، فيجب عليك التأكد من أن تغييراتك لم تؤثر على الصيغة.
يعد ChatGPT محترفًا حقيقيًا في Excel، مع التحذير من أنه لا يمكنه رؤية أو فهم أوراقك، لذا عليك التأكد من أن الصيغ تعمل بشكل صحيح. كل ما تحتاجه هو فهم أساسي لكيفية عمل Excel، ويمكن لبرنامج ChatGPT إنشاء صيغ متقدمة مصممة خصيصًا لسيناريو فريد لديك.