قد تميل إلى تصفح الويب بحثًا عن أفضل البرامج التي تساعدك في إدارة مشروعك. ولكن توقف – سأتحدث معك عن بعض أدوات Excel التي يمكنك استخدامها وإعادة استخدامها لإدارة مشروعك بكفاءة دون الحاجة إلى إنفاق أموال طائلة على برامج باهظة الثمن.
استخدم القوائم المنسدلة
تُعد القوائم المنسدلة طريقة رائعة لتسريع عمليات العمل لديك، وجعل نظام إدارة المشروعات الخاص بك أكثر احترافية. أولاً، قم بإنشاء الخيارات التي تظهر عند النقر فوق خلية منسدلة. انقر فوق “+” في أسفل المصنف، وانقر نقرًا مزدوجًا فوق علامة التبويب الجديدة لإعادة تسميتها خيارات.
أحتاج إلى أسماء الموظفين وحالة المهام كخيارات منسدلة في مصنفي، لذا سأقوم بإنشاء قوائم لهذه الخيارات هنا.
الآن قم بإنشاء ورقة أخرى حيث سيتم إدارة المهام وأعد تسميتها المهام.
بعد إنشاء جدول يحتوي على أسماء المهام على اليسار ورأس مناسب في الأعلى، حدد الخلايا التي ستحتوي على القائمة المنسدلة الأولى التي تحتوي على الخيارات التي قمت بإنشائها للتو في ورقة الخيارات الخاصة بك.
بعد ذلك، في علامة التبويب “البيانات” على الشريط، انقر فوق “التحقق من صحة البيانات”.
في حقل “السماح” في مربع حوار “التحقق من صحة البيانات”، اختر “قائمة”. ثم انقر فوق سهم حقل المصدر، وانتقل إلى ورقة “الخيارات”، وحدد القيم المناسبة لهذه القائمة المنسدلة. في حالتي، تكون القيم الموجودة أسفل عنوان “أسماء الموظفين”، وستظهر مراجع الخلايا الخاصة بها بعد ذلك في حقل مربع الحوار. ورغم أن قائمة الأسماء تتراوح من A2 إلى A10 في ورقة “الخيارات”، فقد حددت A2 إلى A100 للتحقق من صحة البيانات، لأن هذا يعني أن أي أسماء جديدة أضيفها إلى القائمة سيتم اختيارها أيضًا. أخيرًا، انقر فوق “موافق”.
ستشاهد بعد ذلك ظهور قائمة الأسماء عند النقر فوق أي خلية في عمود المخصص له.
الآن، كرر العملية لعمود الحالة، وفي أي وقت تريد فيه إضافة قائمة منسدلة إلى المصنف الخاص بك، يمكنك استخدام ورقة الخيارات وإخفائها لإنشاء الخيارات.
إنشاء مخططات جانت لتتبع التقدم
مخطط جانت هو جدول بسيط ولكنه فعال يوضح لك المهام التي يجب القيام بها في مشروع ما ومتى يجب إكمالها.
الخطوة 1: قم بتحديد التوقيتات يدويًا
انقر فوق “+” في أسفل المصنف الخاص بك لإنشاء ورقة عمل جديدة، وقم بتسميتها توقيتفي هذه الورقة الجديدة، اكتب أسماء المهام على اليسار والأشهر في الأعلى. بعد ذلك، قم بتخطيط التوقيتات المقترحة باستخدام تعبئة الألوان يدويًا. لا يهم اللون الذي تستخدمه، حيث سيتم تغطيته لاحقًا عندما نضيف المزيد من الإعدادات. حدد الخلية الأولى التي تريد تلوينها، واضغط على Ctrl، ثم حدد الخلايا المتبقية. بعد ذلك، انتقل إلى القائمة المنسدلة “لون التعبئة” في علامة التبويب الصفحة الرئيسية على الشريط واختر لونًا.
الخطوة 2: تلوين الخلايا وفقًا للتقدم
أريد الآن تلوين الخلايا وفقًا لحالتها. سأفعل ذلك بالرجوع إلى الحالة التي حددتها لكل مهمة في ورقة المهام التي تم إعدادها في القسم أعلاه. في الخلية الملونة الأولى في مخطط جانت، استخدم صيغة VLOOKUP:
=VLOOKUP(x,y,z)
أين س هو مرجع الخلية في الرسم البياني الذي تبحث عنه، ي هذا هو المكان الذي يجب أن يبحث فيه Excel للعثور على القيمة المقابلة، و ز هو رقم العمود داخل المصفوفة.
إذن، إليك ما سأكتبه في خلية مخطط جانت الأولى:
=VLOOKUP($A2,Tasks!$A$1:$C$1000,3)
نظرًا لأنني استخدمت مراجع مختلطة ومطلقة (باستخدام الرمز $) داخل صيغنا، يمكنني نسخ (Ctrl+C) ولصق (Ctrl+V) هذه الصيغة في الخلايا الملونة الأخرى.
إذا كنت تستخدم لون تعبئة أسود، فاستخدم الخط الأبيض حتى تتمكن من رؤية القيم مقابل الخلفيات السوداء.
وأخيرًا، استخدم التنسيق الشرطي لتلوين الخلايا استنادًا إلى القيم التي تحتويها.
حدد كافة الخلايا في مخطط جانت، وفي علامة التبويب الصفحة الرئيسية على الشريط، انقر فوق التنسيق الشرطي > إدارة القواعد.
انقر فوق “قاعدة جديدة” في مربع الحوار الذي يظهر، وقم بإنشاء الشروط التالية (بعد تعيين كل منها، انقر فوق “موافق” لتعيين الشرط التالي):
- بالنسبة لكل قاعدة، قم بتعيين نوع القاعدة على “تنسيق الخلايا التي تحتوي فقط”.
- قم بتحديد “نص محدد” و”يحتوي على” في المربعين المنسدليين الأولين.
- في مربع النص، اكتب منتهي, في تَقَدم, لم يتم البدء، أو التغييرات المطلوبة لكل قاعدة تقوم بإنشائها (حيث أن هذه هي الخيارات الموجودة في VLOOKUP لهذه الخلايا التي أنشأناها في الخطوة السابقة).
- بالنسبة لكل قاعدة، قم بتنسيق لون التعبئة ولون النص ليكونا متماثلين – الأخضر لـ “تم”، والأصفر لـ “قيد التقدم”، وهكذا.
ستشاهد بعد ذلك أن خلايا مخطط جانت ذات الصلة تتغير ألوانها استنادًا إلى حالتها في ورقة المهام.
الخطوة 3: تسليط الضوء على الشهر الحالي
ابدأ بكتابة التاريخ الأول من كل شهر بصيغة مختصرة حيث كتبت اسم الشهر في الأصل. على سبيل المثال، استبدل النص في الخلية التي تحتوي على يناير بـ 01/01/2024. ثم قم بنفس الشيء لشهر فبراير، قبل استخدام التعبئة التلقائية لاستكمال الأشهر المتبقية. يؤدي القيام بذلك إلى إخبار Excel بأن هذه تواريخ وليست مجرد نص. بعد ذلك، قم بتغيير لون الخط لهذه التواريخ إلى اللون الرمادي.
لتحويل هذه الأرقام مرة أخرى إلى أسماء الأشهر، حدد كافة التواريخ، وانقر فوق خيار القائمة المنسدلة تنسيق الأرقام في علامة التبويب الصفحة الرئيسية على الشريط، ثم انقر فوق “تنسيقات أرقام أخرى”.
في مربع الحوار تنسيق الخلايا، افتح علامة التبويب “رقم”، وانقر فوق “مخصص” في قائمة الفئة. ثم، في حقل النوع، اكتب ممممم.
ثم انقر فوق “موافق” لرؤية النتيجة. ولإبراز الشهر الحالي، حدد جميع الأشهر في مخطط جانت الخاص بك، وانقر فوق التنسيق الشرطي > قاعدة جديدة. في مربع الحوار، انقر فوق “تنسيق الخلايا التي تحتوي فقط”، وحدد “التواريخ الواقعة” في القائمة المنسدلة الأولى، و”هذا الشهر” في القائمة المنسدلة الثانية. بعد ذلك، اختر التنسيق الذي تريد استخدامه لإبراز الشهر الحالي، مثل النص الأسود والغامق. وأخيرًا، انقر فوق “موافق”.
لديك الآن مخطط جانت مكتمل وديناميكي مع عرض التقدم والتأكيد على الشهر الحالي.
إنشاء متتبع التقدم
باستخدام مخطط جانت الذي تم إنشاؤه بالخطوات الموضحة أعلاه، يمكنك الآن إنشاء متتبع للتقدم. يمكنك القيام بذلك إما على نفس الورقة التي يوجد بها مخطط جانت الخاص بك أو في علامة تبويب جديدة. في حالتي، أريد إظهار عدد المربعات في مخطط جانت الخاص بنا التي تم وضع علامة عليها بأنها تم إنجازها، وقيد التنفيذ، ولم يتم البدء فيها، والتغييرات المطلوبة، ثم حساب النسبة المئوية للتقدم الإجمالي.
للقيام بذلك، سأحتاج إلى استخدام الدالة COUNTIF، والتي تتبع هذا النحو:
=COUNTIF(x,y)
أين س هي المصفوفة التي سيتم تقييمها و ي هو المعيار للعد.
لذا، بالنسبة لعدد المنجزات، سنكتب
=COUNTIF($B$2:$I$10,"Done")
- ب2:ط10—يشير هذا إلى الخلايا الموجودة في مخطط جانت باستخدام مرجع مطلق (لاحظ رموز $).
- “منتهي”—استخدم علامات الاقتباس لإخبار Excel بأنك تريد حساب عدد المرات التي يظهر فيها سلسلة النص هذه في المصفوفة.
ثم انسخ والصق هذه الصيغة للحصول على التفاصيل المتبقية في متعقب التقدم الخاص بك، مع تغيير القيمة ي لتتوافق مع القيمة التي تريد حسابها.
بعد ذلك، قم بحساب التقدم الإجمالي باستخدام الصيغة التالية:
=SUM(a/(a+b+c+d))
أين أ هو عدد الخلايا في مخطط جانت الخاص بك التي تحتوي على كلمة تم، و ب, ج، و د هي عدد الخلايا التي تحتوي على علامات الحالة الأخرى. تذكر تغيير تنسيق الأرقام لهذه الخلية إلى نسبة مئوية.
بعد تحديد الخلية التي تحتوي على النسبة المئوية المحسوبة حديثًا، في علامة التبويب “إدراج” على الشريط، انقر فوق زر “المخطط” المميز أدناه، ثم حدد مخططًا شريطيًا ثنائي الأبعاد.
بعد ذلك، قم بتنسيق الرسم البياني الخاص بك لإزالة أي تفاصيل لا تحتاجها، مما يؤدي إلى ظهور شريط تقدم يوضح تقدمك الإجمالي.
عرض تواريخ الاستحقاق والوقت المتبقي
بالإضافة إلى تتبع تقدم مشروعك، يمكنك أيضًا تتبع الوقت المنقضي والوقت المتبقي.
1. أولاً، اكتب تاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق يدويًا باستخدام تنسيق التاريخ المناسب لمنطقتك. سيقوم برنامج Excel تلقائيًا بتحويل هذا إلى تنسيق تاريخ، ويمكنك تعديل تنسيق التاريخ إذا لزم الأمر.
2. بعد ذلك، أضف تاريخ اليوم عن طريق الكتابة
=TODAY()
والضغط على Enter.
3. ثالثًا، احسب عدد الأيام التي مرت حتى الآن باستخدام الصيغة التالية:
=SUM(x-y)
أين س هي الخلية التي تحتوي على تاريخ اليوم، و ي هي الخلية التي تحتوي على تاريخ البدء. ثم احسب الأسابيع التي انقضت عن طريق قسمة الأيام التي انقضت على سبعة.
4. يمكنك أيضًا حساب الأيام المتبقية بالصيغة التالية:
=SUM(a-b)
أين أ هي الخلية التي تحتوي على تاريخ الاستحقاق، و ب هي الخلية التي تحتوي على تاريخ اليوم. مرة أخرى، احسب الأسابيع المتبقية عن طريق قسمة الأيام المتبقية على سبعة.
5. ثم قم بإنشاء نسبة من الوقت المنقضي باستخدام الصيغة التالية:
=SUM(c/(c+d))
أين ج هو إجمالي عدد الأيام المنقضية و د هو إجمالي عدد الأيام المتبقية.
6. وأخيرًا، قم بإنشاء مخطط شريطي ثنائي الأبعاد باستخدام الطريقة الموضحة في القسم السابق.
الآن بعد أن قمت بإنشاء جدول بيانات مثالي لإدارة المشاريع، فكر في استخدام Excel لمساعدتك في مراقبة ميزانياتك!