تخيل هذا – لقد طلب منك مديرك الأرقام الرئيسية لهذا العام. لديك الكثير من علامات التبويب في مصنف Excel الخاص بك، ولكن هناك الكثير من البيانات التي يتعين عليك البحث فيها للحصول على ما تحتاجه. أفضل طريقة للتغلب على هذا هي الحصول على لوحة معلومات تحتوي على جميع المعلومات المهمة في شكل مخطط.
الخطوة 1: التخطيط المسبق
قد تعتقد أن لوحة القيادة تظهر كل إن قطعة البيانات هي الطريق إلى الأمام، ولكن الهدف الكامل من لوحة المعلومات هو تلخيص مفتاح المعلومات (مثل مؤشرات الأداء الرئيسية أو مؤشرات الأداء الرئيسية) حتى تتمكن من تحليلها في لمحة. بمجرد نسخ أو إدخال البيانات التي ستشكل لوحة المعلومات في ورقة عمل Excel، ابحث في بياناتك وقرر ما ستعرضه.
في الوقت نفسه، فكّر في كيفية عرض كل مجموعة بيانات. هل ستستخدم مخططات دائرية أم مخططات خطية؟ هل سيكون الرسم البياني المبعثر أو المخطط الدائري أفضل لبعض بياناتك؟ هل ستكون بياناتك ديناميكية أم ثابتة، وهل سيؤثر هذا على نوع المخطط الذي تختاره؟
من الجيد دائمًا تصور شكل لوحة المعلومات الخاصة بك وما ستحتويه، حتى يكون لديك فكرة أفضل عما يجب عليك القيام به للخطوات التالية.
الخطوة 2: قم بإعداد كتاب العمل الخاص بك
قبل إنشاء لوحة المعلومات الخاصة بك، يجب عليك التأكد من إعداد البيانات بشكل صحيح. سيؤدي هذا إلى تسهيل إعداد لوحة المعلومات الخاصة بك كثيرًا، وضمان عمل لوحة المعلومات بسلاسة، وتوفير الوقت في المستقبل. في مثالنا، لدينا جدول كبير سنستخدمه لاستخراج معلومات محددة في ثلاثة مخططات منفصلة.
تأكد من أنك أعطيت كل ورقة اسمًا مناسبًا. يمكنك القيام بذلك بالنقر المزدوج على علامة تبويب وكتابة عنوان قصير للورقة يسهل تذكر محتوياتها.
بعد ذلك، حدد البيانات في الجدول، بما في ذلك العناوين، وانقر فوق “تنسيق كجدول” في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” على الشريط، واختر الألوان والتصميمات المناسبة. تأكد أيضًا من إزالة أي صفوف فارغة في الجداول.
الخطوة التالية في تحضير البيانات هي تسمية الجدول. انقر في أي مكان داخل الجدول الذي قمت بتنسيقه حديثًا، وأعط الجدول اسمًا قصيرًا في مربع اسم الجدول ضمن علامة التبويب تصميم الجدول على الشريط. حاول أن تقتصر هذه الكلمة على كلمة واحدة، إذا أمكن، لتسهيل استخدامها لاحقًا.
الخطوة الأخيرة في التحضير هي إنشاء علامة تبويب لوحة معلومات. انقر فوق الرمز “+” بجوار علامات التبويب الخاصة بك وأعد تسميتها لوحة القيادةتريد أن تكون هذه هي الورقة الأولى في المصنف الخاص بك، لذا انقر واسحب علامة التبويب إلى يسار جميع علامات التبويب.
الخطوة 3: إنشاء جداول البيانات المحورية
الآن بعد أن أصبحت بياناتك جاهزة، تحتاج إلى إنشاء جداول لتغذية البيانات إلى مخططاتك. قد تعتقد أن هذه خطوة غير ضرورية، لأنك قمت بالفعل بتنسيق بياناتك بشكل جيد في جدول، لكن جداول البيانات المحورية تتيح لك معالجة بياناتك بسهولة أكبر وتلخيصها بسرعة أكبر.
قم بإنشاء قالب جدول محوري أولي
انقر فوق أي خلية في جدول البيانات الأصلي، وفي علامة التبويب “إدراج”، انقر فوق “جدول محوري”.
املأ مربع الحوار باسم الجدول الخاص بك (إذا لم يكن مملوءًا بالفعل)، وتأكد من تحديد “ورقة عمل جديدة” قبل النقر فوق “موافق”.
سيتم فتح علامة تبويب جديدة تحتوي على منطقة PivotTable، والتي ستقوم بتحديثها قريبًا.
تكرار علامة تبويب جدولك المحوري وإعادة تسميتها
كما خططت مسبقًا في الخطوة 1، ستعرف عدد المخططات التي ستحتوي عليها لوحة المعلومات. لذا، فأنت تريد علامة تبويب جدول محوري منفصلة لكل مخطط ستنشئه. بدلًا من إنشاء جداول محورية جديدة في كل مرة، اضغط باستمرار على Ctrl واسحب أول جدول محوري لديك إلى اليمين لإنشاء نسخة. نريد ثلاثة مخططات على لوحة المعلومات، لذا سنفعل ذلك مرتين.
بمجرد حصولك على العدد الصحيح من جداول البيانات المحورية، قم بإعادة تسمية علامات التبويب وفقًا للبيانات التي ستحتوي عليها.
تعديل جدولك المحوري الأول
انقر في أي مكان على جدول PivotTable الأول الذي قمت بإنشائه، وسيتم فتح الشريط الجانبي لحقول جدول PivotTable على اليمين.
هذا هو المكان الذي ستختار فيه البيانات التي تريد إضافتها إلى جدولك (وسيؤدي هذا إلى إعلام مخططاتك لاحقًا). انقر فوق إحدى السلاسل واسحبها إلى المنطقة الصحيحة أدناه، وكرر هذه العملية لكل سلسلة تريد تضمينها. في حالتنا، نظرًا لأننا في علامة التبويب “سعر المبيعات”، فسوف ننقر فوق “الموظف” ونسحبه إلى قسم “الصفوف” و”سعر المبيعات” إلى قسم “القيم”. سترى تحديث جدول البيانات المحوري على اليسار أثناء قيامك بذلك.
تنسيق جدول المحور الخاص بك
الخطوة الأخيرة قبل إنشاء المخططات هي تنسيق الجدول المحوري، بحيث يتم عرض البيانات بالطريقة التي تريدها عند إنشاء المخطط. في مثالنا، نريد تغيير الأرقام إلى عملة من خلال تحديد البيانات والنقر فوق رمز العملة في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”.
الخطوة 4: إنشاء مخططك الأول
أنت الآن جاهز لإنشاء مخططك الأول.
انقر في أي مكان في جدول البيانات المحوري وانتقل إلى الشريط. في علامة التبويب “تحليل جدول البيانات المحوري”، انقر فوق “مخطط البيانات المحوري”.
بعد ذلك، اختر الرسم البياني الذي يعرض بياناتك بأفضل طريقة، ثم انقر فوق “موافق”.
يمكنك بعد ذلك تنسيق الرسم البياني الخاص بك وتغيير عنوان وعناصر الحقل لتناسب ما تريد عرضه.
عندما تكون مستعدًا، حدد حافة الرسم البياني واضغط على Ctrl+C، ثم انتقل إلى ورقة لوحة المعلومات واضغط على Ctrl+V. قبل إضافة الرسوم البيانية الأخرى، قم بإعادة وضع وحجم الرسم البياني الأول حتى تبدو لوحة المعلومات الخاصة بك رائعة. يمكنك أيضًا إضافة رأس أنيق إلى علامة تبويب لوحة المعلومات الخاصة بك.
الخطوة 5: كرر العملية!
الآن بعد أن حصلت على أول جدول محوري ومخطط محوري، اتبع نفس الخطوات لإكمال لوحة المعلومات. انتقل إلى علامة التبويب الثانية للجدول المحوري، واضبط الحقول والإعدادات والتنسيق، ثم أنشئ الجدول وألصقه على لوحة المعلومات. استمر في هذه العملية حتى تحصل على كل المخططات التي تريدها على لوحة المعلومات، ثم حركها حتى تصبح راضيًا عن مظهرها.
عند إعادة وضع المخططات، اضغط باستمرار على مفتاح Alt لجعلها تستقر في موضع معين. يعد هذا أمرًا رائعًا لترتيب العناصر عندما يكون لديك أكثر من عنصر في ورقة عمل.
الخطوة 6: إضافة الشرائح
لجعل مخططاتك أكثر تفاعلية، أضف شرائح. انقر فوق أي من مخططاتك، وفي علامة التبويب تحليل مخطط PivotChart، انقر فوق “إدراج شريحة”.
حدد البيانات التي تريد تغييرها في الرسم البياني الخاص بك، ثم انقر فوق “موافق”.
أعد وضع أداة التقطيع الناتجة. ثم، لجعل أداة التقطيع الخاصة بك أكثر ترتيبًا، انقر بزر الماوس الأيمن في أي مكان على أداة التقطيع، وانقر فوق “إعدادات أداة التقطيع”.
قم بتغيير الإعدادات وفقًا لما تريد أن يظهره برنامج التقطيع. في حالتنا، لا نحتاج إلى عرض رأس برنامج التقطيع، لذا قمنا بإلغاء تحديد هذا المربع. عند الانتهاء، انقر فوق “موافق”.
ستلاحظ أن المخطط الذي حددناه فقط هو الذي يتكيف مع ما تختاره في أداة التقطيع. لذا، لتطبيق أداة التقطيع على جميع المخططات الموجودة على لوحة المعلومات، انقر بزر الماوس الأيمن على أداة التقطيع وانقر فوق “تقرير الاتصالات”. ثم اختر جداول البيانات المحورية التي تتحكم فيها أداة التقطيع الخاصة بك من خلال تحديد المربعات ذات الصلة، وانقر فوق “موافق”.
إذا كنت مرتبكًا بشأن أسماء الجداول المحورية، ولست متأكدًا من الجدول الذي يشير إليه، فارجع إلى الجداول المحورية وأعد تسميتها.
كرر هذه العملية لكل شريحة، بحيث تمثل لوحة المعلومات بأكملها جميع الخيارات المختلفة التي تختارها من جميع الشرائح.
لتحديد أكثر من عنصر في شريحة لعرضه في مخططاتك، اضغط باستمرار على Ctrl أثناء اختيار الخيارات.
الخطوة 7: إضافة المزيد من البيانات
نظرًا لأنك قمت بتنسيق الجداول بشكل صحيح في الخطوة 1، فعند إضافة بيانات جديدة إلى جدول البيانات الأصلي، ستلتقط الجداول المحورية هذه البيانات تلقائيًا. للتأكد من أن لوحة المعلومات تعكس أي بيانات جديدة أضفتها، ارجع إلى لوحة المعلومات وانقر فوق أحد المخططات. ثم، في علامة التبويب تحليل المخطط المحوري، انتقل إلى مجموعة البيانات وانقر فوق “تحديث الكل” أسفل الزر “تحديث”.
الخطوة 8: نظّف دفتر العمل الخاص بك
قبل أن تشارك كتاب عملك المهني، خذ دقيقة واحدة لربط النهايات السائبة.
أولاً، في علامة التبويب “عرض” على الشريط، انتقل إلى المجموعة “إظهار”، وقم بإلغاء تحديد “شريط الصيغة”، و”خطوط الشبكة”، و”العناوين” لجعل لوحة المعلومات الخاصة بك تبدو أقل شبهاً بجدول بيانات Excel وأكثر شبهاً بلوحة معلومات بيانات احترافية.
بعد ذلك، قم بإخفاء علامات تبويب PivotTable، حيث قد تربك الآخرين عند فتح المصنف. للقيام بذلك، انقر فوق إحدى علامات التبويب، واضغط باستمرار على Ctrl، ثم انقر فوق علامات التبويب الأخرى. بعد ذلك، انقر بزر الماوس الأيمن فوق إحدى علامات التبويب المحددة وانقر فوق “إخفاء”.
أخيرًا، ارجع إلى لوحة التحكم، وفي علامة التبويب “تخطيط الصفحة”، انقر فوق السهم المنسدل أسفل “الموضوعات”. ثم اختر نظام ألوان لجعل جميع المخططات والتخطيطات تتطابق مع بعضها البعض.
الآن بعد أن قمت بإنشاء لوحة معلومات تفاعلية وعملية بالكامل، قد ترغب في مشاركتها مع الآخرين الذين يحتاجون إلى رؤية مؤشرات الأداء الرئيسية التي حددتها وحللتها.