إذا كنت تستخدم OneDrive، فلا تتغافل عن هذه الميزات الستة

OneDrive هي خدمة تخزين سحابي شائعة الاستخدام، ولكنها لا تقتصر على حفظ بياناتك المهمة فحسب. إذا كنت تستخدم OneDrive كحل تخزين سحابي أساسي، فمن الجدير استكشاف هذه الميزات لتحقيق أقصى استفادة منها.

1. ضع الملفات في المخزن الشخصي في OneDrive

Personal Vault هي ميزة مفيدة ضمن Microsoft OneDrive مصممة لتأمين معلوماتك الأكثر حساسية بطبقة إضافية من الحماية. تتطلب أي ملفات موجودة بالداخل التحقق الإضافي للوصول إليها، مما يجعلها موقعًا مثاليًا لتخزين المستندات القانونية أو أوراق الهوية أو السجلات المالية أو أي بيانات سرية أخرى.

لوضع ملف في خزانتك، انتقل إلى علامة التبويب “ملفاتي” على اليسار، وحدد “الخزانة الشخصية”، ثم اسحب الملف من جهاز الكمبيوتر الخاص بك إلى الخزانة.

لنقل الملفات الموجودة داخل OneDrive إلى الخزنة، انقر فوق النقاط الأفقية الثلاث المجاورة للملف واختر “نقل إلى”.

بعد ذلك، حدد “الخزنة الشخصية”، ثم انقر فوق “نقل هنا”. تذكر أنه يجب عليك إلغاء قفل الخزنة الشخصية قبل أن تتمكن من نقل الملفات إليها.

عند الانتهاء من إضافة الملفات إلى الخزنة، انقر على القائمة المنسدلة “الخزنة” في الجانب الأيمن العلوي وحدد “قفل”.

سيؤدي هذا إلى تأمين خزانتك، وفي المرة التالية التي ترغب فيها بالوصول إلى أي ملفات بداخلها، سيُطلب منك التحقق من هويتك.

2. استخدم المسح الضوئي والحفظ لتحويل المستندات الورقية إلى ملف PDF

إذا كنت مضطرًا بشكل متكرر إلى مسح المستندات الورقية وتخزينها في التخزين السحابي، ففكر في استخدام ميزة المسح والحفظ في OneDrive. تتيح لك هذه الميزة مسح المستندات وتحويلها إلى ملفات PDF وتخزينها مباشرة في OneDrive، كل ذلك من خلال تطبيق OneDrive للهواتف الذكية.

لاستخدام هذه الميزة، قم بتشغيل تطبيق OneDrive للهواتف الذكية، وانقر على أيقونة “الكاميرا” الموجودة في الزاوية اليمنى السفلية، ثم ضع الكاميرا فوق الصفحة الأولى من المستند حتى يكتشف الماسح الضوئي النص. بمجرد اكتشاف النص المطلوب، التقط الصورة بالضغط على زر التقاط الصورة.

بعد ذلك، لمسح الصفحات التالية، انقر فوق “إضافة”، ثم قم بمسح الصفحة التالية، وكرر العملية حتى تقوم بمسح جميع الصفحات. بعد الانتهاء من المسح، انقر فوق زر “تم”.

بعد ذلك، أدخل اسم الملف المطلوب في المساحة الموجودة أسفل “حفظ باسم”، وحدد موقع التخزين، ثم أكد بالنقر فوق رمز علامة الاختيار في الزاوية اليمنى العليا.

3. استخدم ملفات OneDrive عند الطلب لتوفير المساحة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك

إذا قمت بمزامنة OneDrive مع جهاز الكمبيوتر الخاص بك لسهولة الوصول إلى بياناتك ولكنك تجد أن ذلك يستهلك مساحة تخزين كبيرة، ففكر في استخدام ميزة الملفات عند الطلب في OneDrive. تتيح لك هذه الميزة الاحتفاظ بملفات OneDrive الخاصة بك على الإنترنت وتنزيلها فقط عندما تحتاج إليها، مما يزيل الضغط على مساحة التخزين المحلية لديك.

لاستعادة مساحة على نظامك، انقر فوق أيقونة OneDrive في علبة النظام، ثم انقر فوق أيقونة الترس وحدد “الإعدادات”.

انتقل إلى علامة التبويب “المزامنة والنسخ الاحتياطي”، وحدد قسم “الملفات عند الطلب”، وانقر فوق “تحرير مساحة القرص”. سيؤدي هذا الإجراء إلى تعيين جميع الملفات على الإنترنت فقط، مما يؤدي إلى مسح مساحة التخزين المحلية على محرك الأقراص لديك.

سيتطلب الوصول إلى هذه الملفات المتاحة عبر الإنترنت فقط اتصالاً بالإنترنت. إذا كنت ترغب في تنزيل ملفات معينة مرة أخرى على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، فانقر بزر الماوس الأيمن فوقها وحدد “الحفاظ عليها دائمًا على هذا الجهاز”.

4. مشاركة الملفات مع انتهاء صلاحية الرابط وحمايتها بكلمة مرور

تتيح لك ميزة انتهاء صلاحية الروابط في OneDrive مشاركة الملفات والمجلدات لمدة محددة. بمجرد انقضاء الوقت المحدد، يفقد المستلمون إمكانية الوصول إلى المحتوى المشترك. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تحسين أمان بياناتك المشتركة من خلال حماية الرابط بكلمة مرور ومشاركة كلمة المرور بشكل انتقائي مع عدد قليل من الأعضاء.

ومع ذلك، يرجى ملاحظة أن هذه الميزات متاحة حصريًا لمستخدمي Microsoft 365 premium؛ أما أولئك الذين يستخدمون خدمة OneDrive المجانية فلن يتمكنوا من الوصول إليها.

لتطبيق انتهاء صلاحية الرابط وتمكين حماية كلمة المرور، انقر فوق زر “مشاركة” بجوار الملف المطلوب.

بعد ذلك، افتح إعدادات الرابط بالنقر على أيقونة الترس.

في نافذة إعدادات الرابط، انتقل إلى قسم المزيد من الإعدادات، وحدد تاريخ انتهاء الصلاحية، وقم بإنشاء كلمة مرور قوية، وأخيرًا انقر فوق “تطبيق”.

5. التحقق من الإصدار القديم من الملف واستعادته

تتيح لك ميزة “سجل الإصدارات” في OneDrive عرض الإصدارات السابقة من الملف وفتحها. إذا أجريت تغييرات عن غير قصد على مستند تمت مزامنته مع OneDrive، ولم يسمح لك تطبيق Office بعكس هذه التغييرات، فيمكنك تنزيل إصدار سابق غير معدل من سجل الإصدارات في OneDrive.

لفتح إصدارات أقدم من ملف في OneDrive، حدد الملف وانتقل إلى “سجل الإصدارات” في شريط القائمة العلوي. إذا لم ترَ هذا الخيار، فانقر فوق النقاط الأفقية الثلاث وحدد “سجل الإصدارات”. سيعرض OneDrive بعد ذلك الإصدارات المتاحة للملف المحدد.

لفتح إصدار محدد، انقر فوق النقاط الرأسية الثلاث واختر “فتح ملف”.

6. إنشاء نسخة احتياطية في الوقت الفعلي لملفاتك

إذا كنت تفقد ساعات من العمل بشكل متكرر بسبب انقطاع التيار الكهربائي أو تعطل تطبيقات Office، ففكر في استخدام ميزة الحفظ التلقائي. تحفظ هذه الميزة ملفاتك تلقائيًا في OneDrive، مما يضمن حفظ التغييرات باستمرار في الوقت الفعلي. وبالتالي، في حالة حدوث تعطل عرضي، تظل بياناتك آمنة مع وجود نسخة احتياطية محفوظة في OneDrive.

لتفعيل النسخ الاحتياطي في الوقت الفعلي في OneDrive، قم بتبديل ميزة الحفظ التلقائي في الزاوية العلوية اليسرى من تطبيقات Office قبل البدء في العمل على أي ملف.

عند مطالبتك بتحديد موقع النسخ الاحتياطي، اختر OneDrive، وسيعمل كوجهة للنسخ الاحتياطي أثناء عملك على مستندك.

يمكن أن تعمل هذه الميزات في OneDrive على تحسين أمان بياناتك، وتحرير مساحة التخزين المحلية لديك، وتعزيز الإنتاجية. إذا لم تستكشف هذه الميزات بعد، فمن الجدير أن تجربها – فمن المؤكد أنها ستثير إعجابك. إذا كنت لا تستخدم OneDrive كحل تخزين رئيسي لديك، فراجع الأسباب المقنعة التي تجعلك تفكر في التبديل.