أقوم بهذه الأشياء الستة قبل البدء في العمل على Word

بصفتي شخصًا يعمل على برنامج Microsoft Word يوميًا، فإنني أتبع روتينًا قبل كتابة كلماتي الأولى. يعني القيام بذلك أنني أستطيع تجنب إجراء تغييرات شاملة في المستقبل، كما يضمن تقديم مستندي بشكل احترافي. حتى إذا كنت تستخدم Word من حين لآخر فقط، فإنني أوصيك بالقيام بنفس الشيء.

تسمية المستند وحفظه

بمجرد فتح Microsoft Word، أول ما أفعله هو تسمية المستند وحفظه. نعم، إذا قمت بتسجيل الدخول إلى OneDrive على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، فسيتم مزامنة عملك تلقائيًا مع السحابة أثناء التنقل، ولكن هذه الميزة لن يتم تنشيطها حتى تقوم بحفظ عملك يدويًا لأول مرة. كما ترى في لقطة الشاشة أدناه، فإن المستند غير مسمى ويتم إيقاف تشغيل الحفظ التلقائي، مما يعني أنه إذا تعطل جهاز الكمبيوتر الخاص بي، فسأفقد عملي.

الطريقة الأسرع التي أستخدمها للقيام بذلك هي الضغط على F12 على لوحة المفاتيح، مما يؤدي إلى ظهور نافذة “حفظ باسم”. ومن هناك، يمكنني إعطاء مستندي اسمًا مناسبًا، وحفظه في مجلد مناسب، ثم متابعة عملي مع العلم بأن مستندي تم نسخه احتياطيًا بشكل آمن على OneDrive في حالة حدوث أي شيء.

تحديد الأنماط

غالبًا ما يكون من المغري أن تغوص مباشرة في المستند وتكتب الكلمات القليلة الأولى، لكنني وجدت أن هذه الخطوة بالغة الأهمية في ضمان تقديم عملي وتحريره بشكل صحيح ومتسق. على سبيل المثال، ما الخط الذي أريد استخدامه لنصي الرئيسي؟ ما أنواع العناوين التي سأستخدمها؟ ما لغة المحرر التي أريد أن يساعدني بها برنامج Microsoft Word؟ يجب الإجابة على هذه الأسئلة -من بين أمور أخرى- قبل أن أكتب كلمتي الأولى.

مجموعة الأنماط في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” هي المكان الذي أقوم فيه بإجراء هذه التعديلات.

كما يمكنك أن ترى في لقطة الشاشة هذه، قمت بتعيين نص الموضوع العادي ليكون بحجم Times New Roman 12، وعنواني الأول ليكون بحجم 14 وبخط غامق، وعنواني الثاني ليكون بحجم 12 وبخط غامق، وعنواني الثالث ليكون بحجم 12 وبخط مائل. وهذا يعني أنه في أي وقت أريد فيه إضافة عنوان جديد إلى مستند Word الخاص بي، يمكنني النقر بسرعة على النمط ذي الصلة بدلاً من تذكر التنسيق من المرة السابقة التي كتبت فيها عنوانًا.

لتعديل نمط ما، انقر بزر الماوس الأيمن فوق أحد الخيارات المتاحة، ثم انقر فوق “تعديل”.

بعد ذلك، في مربع الحوار تعديل النمط، انقر فوق “تنسيق” للوصول إلى الإعدادات المختلفة للنمط الذي حددته، بما في ذلك الخط واللغة والفقرات.

بشكل افتراضي، سيقترح Word تلقائيًا الأنماط الشائعة الاستخدام حتى تقوم بتعديلها لتناسب احتياجاتك. على سبيل المثال، أعلم أنني لن أحتاج إلى نمط عنوان رابع، لذا تركته دون تعديل. إذا كنت تريد الحفاظ على مجموعة الأنماط الخاصة بك منظمة ومرتبة، فانقر بزر الماوس الأيمن فوق الأنماط التي تعلم أنك لن تستخدمها، وانقر فوق “إزالة من معرض الأنماط”.

قد تبدو هذه العملية شاقة في البداية، ولكن بعد أن تقوم بها للمرة الأولى أو الثانية، ستصبح طبيعية، وستقدر الوقت الذي توفره أثناء إنشاء مستندك.

التحقق من إعدادات التصحيح التلقائي

على الرغم من أنني أحب أداة التصحيح التلقائي في Word، إلا أنها قد تكون كابوسًا إذا لم يتم تخصيص إعداداتها لتجربتي الشخصية في الكتابة. على سبيل المثال، غالبًا ما أكتب في قوائم الفقرات باستخدام (a)، (b)، (c)، وما إلى ذلك، لكن التصحيح التلقائي في Word يتعرف على (c) كمحاولة لإدراج رمز © ويغيره تلقائيًا. من ناحية أخرى، لدي عادة كتابة “etc.” بدلاً من استخدام طريقة أكثر رسمية للتعبير عن وجود أشياء أخرى مدرجة في القائمة، لذلك أجبرت Word على تغيير هذا إلى “وآخرون” لتجنب الاضطرار إلى تغيير هذا يدويًا في كل مرة.

للتحقق من إعدادات التصحيح التلقائي هذه والتغييرات الأخرى التي سيجريها Word افتراضيًا، انقر فوق “ملف” في الزاوية العلوية اليسرى، واختر “خيارات”، الموجودة في أسفل القائمة التي تظهر على اليسار. ثم في نافذة خيارات Word، انقر فوق “المراجعة” ثم “خيارات التصحيح التلقائي”.

انتقل إلى النصف السفلي من مربع الحوار، حيث يمكنك إضافة أو حذف تغييرات معينة تريد أن يقوم بها Word أثناء الكتابة. ومن المفيد أيضًا النقر فوق علامات التبويب الأخرى للتأكد من أن كل شيء آخر كما تريد.

تحتوي تطبيقات Microsoft 365 على شريط أدوات الوصول السريع (QAT)، وهو ما تتوقعه تمامًا – شريط أدوات يمكنك من خلاله تنفيذ إجراءات بنقرة واحدة، بغض النظر عن علامة التبويب التي تفتحها على الشريط. إن إعداد هذه العناصر قبل أن أبدأ الكتابة في Word يوفر لي الكثير من الوقت، حيث لا يتعين عليّ تصفح العديد من علامات التبويب والقوائم في Word للعثور على الإجراء الذي أريد تنفيذه.

في حالتي، قمت بإضافة أيقونات الحفظ والقائمة متعددة المستويات وإظهار/إخفاء (¶) إلى QAT، حيث أعلم أنني سأستخدمها بشكل متكرر.

ربما لاحظت أيضًا وجود زرين أخضرين في QAT الخاص بي – يؤدي النقر فوقهما إلى تحويل جميع علامات الاقتباس المستقيمة وعلامات الاقتباس إلى علامات متعرجة، حيث يتم إرسال مستندات إليّ غالبًا تحتوي على تنسيق علامات ترقيم غير متناسق، وقد أضفتها باستخدام منشئ الماكرو في Word.

لتخصيص ما تراه في QAT، انقر فوق “ملف” في الزاوية العلوية اليسرى من نافذة Word، واختر “خيارات”. ثم، في نافذة خيارات Word، انقر فوق “شريط أدوات الوصول السريع”. لتحديد الأمر الذي تريد إضافته إلى QAT بسهولة أكبر، انقر فوق السهم المنسدل أسفل “اختيار الأوامر من”.

عندما تجد الأمر المناسب، انقر فوق “إضافة”، ثم انقر فوق “موافق” عند الانتهاء.

إذا قمت بتسجيل الدخول إلى حساب Microsoft OneDrive على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، فستكون أيقونات QAT التي تضيفها موجودة في كل مرة تفتح فيها مستند Word.

حفظ الإعداد كقالب

اعتمادًا على نوع العمل الذي أقوم به على Microsoft Word، أتوقف هنا أحيانًا وأحفظ الإعداد كقالب. على سبيل المثال، إذا كنت أقوم بإنشاء مستند لأحد عملائي، وأعلم أنني سأضطر إلى استخدام نفس الأنماط والتخطيطات مرة أخرى في المستقبل، فيمكنني تجنب الاضطرار إلى المرور بالعملية المذكورة أعلاه في كل مرة.

لحفظ إعدادك كقالب، اضغط على F12، وفي مربع الحوار حفظ باسم، قم بتغيير خيار نوع الحفظ باسم إلى “قالب Word”.

لاستخدام القالب في المستقبل، افتح Word، وانقر فوق “جديد”، ثم افتح علامة التبويب “شخصي”، حيث سترى أي قوالب قمت بإنشائها وحفظها.

ضبط التكبير

الآن بعد أن أصبحت مستندي جاهزًا للنشر، فإن آخر شيء أتأكد من القيام به هو ضبط التكبير/التصغير. يساعدني هذا على العمل بشكل أكثر راحة، حيث يعني أنني لا أقوس ظهري أو رقبتي لرؤية الشاشة بشكل أكثر وضوحًا، ولا أجهد عيني لأن النص صغير جدًا.

يمكنك إما سحب شريط التمرير للتكبير إلى اليسار أو اليمين، أو النقر فوق رمزي “+” أو “-” في أي من طرفي شريط التمرير للتكبير، أو إذا كنت تستخدم ماوسًا مزودًا بعجلة تمرير، فاضغط باستمرار على مفتاح Ctrl وقم بالتمرير لأعلى أو لأسفل.

بينما تفكر في أفضل الطرق لاستخدام Microsoft Word، هناك بعض الميزات التي تجعل عملك احترافيًا قدر الإمكان.