أنا شخصياً أحب تطبيق Outlook for Windows الجديد لسطح المكتب. بالإضافة إلى تقديم تحسينات على بعض الميزات التي نراها بالفعل في Outlook الكلاسيكي، فهو يتضمن بعض الإضافات التي طال انتظارها والتي تسهل إدارة عبء العمل الخاص بك، وتحديد أولويات الأشياء المهمة، وتسريع سير عملك.
لا تفهموني خطأً، فأنا لا أدعي أن هذا هو أفضل عميل بريد إلكتروني موجود على الإطلاق. في الواقع، يشكو العديد من قرائنا بشكل مبرر من أن بعض الميزات في الإصدار الجديد من تطبيق Outlook تجعله أقل سهولة من Outlook الكلاسيكي. ومع ذلك، إليك بعض العناصر التي أعتقدها نكون تحسينات مقارنة بالإصدارات السابقة وجعل استخدام التطبيق جديرًا بالاهتمام.
جدولة رسائل البريد الإلكتروني وتأجيلها
تعد جدولة رسائل البريد الإلكتروني وتأجيلها أمرًا ضروريًا لإدارة عبء العمل الخاص بك والآخرين. على سبيل المثال، ربما تكتب بريدًا إلكترونيًا في الساعة 11 مساءً، ولكنك لا تريد إزعاج الشخص في وقت متأخر من الليل، لذا يمكنك جدولة إرساله في الساعة 8 صباحًا في صباح اليوم التالي. وبالمثل، قد تغمرك أعداد كبيرة جدًا من رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك، لذا يمكنك تأجيل رسالة بريد إلكتروني حتى تختفي مؤقتًا ثم تظهر مرة أخرى لاحقًا.
جدولة رسائل البريد الإلكتروني
على الرغم من أنه يمكنك جدولة إرسال البريد الإلكتروني في Outlook الكلاسيكي، إلا أن العملية كانت أكثر تعقيدًا، وتتطلب نافذة إضافية وعملية مرهقة بشكل عام. ومع ذلك، فقد اعتمد Outlook الجديد أسلوب Gmail المتمثل في إضافة قائمة منسدلة إلى زر الإرسال لجعل هذه العملية أكثر وضوحًا.
يمكنك بعد ذلك اختيار تاريخ ووقت افتراضي أو مخصص لإرسال البريد الإلكتروني، قبل النقر على “إرسال” لإكمال العملية.
تأجيل رسائل البريد الإلكتروني
لم يكن تأجيل رسائل البريد الإلكتروني متاحًا في السابق إلا على Outlook للويب أو الهاتف المحمول، لذا فهي إضافة تأتي في الوقت المناسب إلى تطبيق Windows الجديد لسطح المكتب.
بالإضافة إلى استخدام أداة Snooze لإبعاد البريد الإلكتروني عن طريقك حتى وقت أو تاريخ لاحق، يمكنك أيضًا تأجيل رسائل البريد الإلكتروني المهمة بحيث تظهر مرة أخرى في صندوق الوارد الخاص بك كتذكير غير مقروء في نقطة محددة.
حدد البريد الإلكتروني المعني، وانقر على “غفوة” في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”. ومن هناك، يمكنك اختيار وقت محدد مسبقًا لظهور البريد الإلكتروني مرة أخرى كبريد إلكتروني غير مقروء في صندوق الوارد الخاص بك، أو تعيين المعلمات الخاصة بك.
مسح رسائل البريد الإلكتروني
يشبه استخدام أداة المسح إنشاء قواعد البريد الإلكتروني. ومع ذلك، عندما تنطبق القواعد على رسائل البريد الإلكتروني المستقبلية عند وصولها، فإن عملية المسح تؤثر على جميع رسائل البريد الإلكتروني، بما في ذلك تلك التي تلقيتها بالفعل، لذا فهي طريقة رائعة لترتيب البريد الوارد الخاص بك.
لاستخدام Sweep، حدد أولاً بريدًا إلكترونيًا. سيتم تطبيق إجراءات المسح التي أنت على وشك إنشائها على جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تأتي من نفس عنوان البريد الإلكتروني مثل الرسالة المحددة. بمجرد تحديد البريد الإلكتروني المناسب، انقر فوق “Sweep” في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”.
يمكنك بعد ذلك رؤية الخيارات التي لا تحتاج إلى شرح والاختيار من بينها في مربع الحوار “مسح الرسائل” الذي يظهر. لاحظ أنه ليس عليك نقل الرسائل المحددة إلى المجلد المحذوف – استخدم خيار القائمة المنسدلة لاختيار مجلد مختلف.
تصنيف رسائل البريد الإلكتروني
كانت فئات البريد الإلكتروني موجودة منذ فترة، ولكن تمت ترقيتها بشكل ملحوظ في Outlook الجديد لنظام التشغيل Windows.
لإنشاء فئات وتعديلها وحذفها، انقر فوق “تصنيف” في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”، ثم حدد “إدارة الفئات”.
يمكنك بعد ذلك تغيير أسماء الفئات، أو اختيار لون تسمية مختلف، أو إزالة الفئات التي لم تعد بحاجة إليها. أثناء تواجدك هناك، انقر فوق النجمة الموجودة بجوار الفئة لإضافتها إلى المفضلة في جزء التنقل للوصول إليها بسرعة وسهولة.
بمجرد إنشاء فئاتك وإدارتها، انقر بزر الماوس الأيمن فوق رسالة بريد إلكتروني وحدد “تصنيف” لتعيينها إلى فئة محددة مسبقًا. أفضل إضافة إلى أداة التصنيف في Outlook الجديد هي ظهور لون الفئة في معاينة البريد الإلكتروني في جزء الرسائل.
انقر فوق فئة تم تعيينها بالفعل لبريد إلكتروني لرؤية جميع رسائل البريد الإلكتروني الأخرى في تلك الفئة.
تثبيت رسائل البريد الإلكتروني الهامة
سواء كنت تستخدم صندوق الوارد الخاص بك كقائمة مهام مؤقتة أو تفضل استراتيجية صندوق الوارد صفر، فإن تثبيت رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ينقلها إلى أعلى المجلد الذي توجد فيه. يتضمن ذلك مجلد البريد الوارد الخاص بك، أو أي مجلد آخر في جزء التنقل الخاص بك .
قبل أن تتمكن من تثبيت رسالة بريد إلكتروني، ستحتاج إلى التأكد من تنظيم المجلد حسب ترتيب التاريخ، بحيث يكون الأحدث في الأعلى. للقيام بذلك، افتح المجلد ذي الصلة، واختر “حسب التاريخ” في القائمة “فرز حسب”، وتأكد من تنشيط “الأحدث في الأعلى”.
بعد ذلك، مع استمرار فتح المجلد ذي الصلة، انقر فوق رمز دبوس الرسم الذي يظهر عند تحريك الماوس فوق الرسالة ذات الأولوية. لإلغاء تثبيت البريد الإلكتروني، انقر فوق نفس الرمز مرة أخرى.
تتوفر هذه الميزة في Outlook للويب، ولكن لا Outlook الكلاسيكي – يعني أنه يمكنك الحفاظ على مجلداتك أكثر تنظيماً، والبقاء على اطلاع بمهامك المهمة.
أتمتة الإجراءات المتكررة بخطوات سريعة
الخطوات السريعة في Outlook – والتي تتيح لك تنفيذ العديد من الإجراءات على رسالة بريد إلكتروني بنقرة واحدة – كانت موجودة منذ فترة في إصدارات Outlook السابقة، ولكن عملية إنشاء الخطوات وإدارتها أصبحت أسهل وأسرع كثيرًا في تطبيق Outlook الجديد. ويمكنك القيام بالمزيد من الأشياء دفعة واحدة.
انقر على السهم لأسفل “الخطوات السريعة” في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”، واختر “إدارة الخطوات السريعة”.
ثم، انقر فوق “خطوة سريعة جديدة”، وشاهد الخيارات المتاحة لأتمتة مهام معينة. في هذا المثال، قمت بإنشاء خطوات لوضع علامة “مقروءة” على رسالة بريد إلكتروني ونقلها إلى مجلد الأرشيف الخاص بي. لقد قمت أيضًا بتعيين اختصار لوحة المفاتيح لجعل العملية أسرع.
عند النقر فوق “حفظ”، ستظهر الخطوة السريعة الجديدة في مربع الخطوات السريعة في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”، والتي يمكنك النقر فوقها لتطبيقها على البريد الإلكتروني المحدد.
قم بتعيين وإدارة أحداث التقويم بسهولة
كان إنشاء الأحداث وتخصيصها في تقويم Outlook الكلاسيكي عملية طويلة جدًا، حيث كان عليك النقر نقرًا مزدوجًا فوق التاريخ، ثم النقر فوق أزرار مختلفة على الشريط لإضافة المدعوين أو ربط الحدث باجتماع Teams.
في تقويم Outlook الجديد، انقر مرة واحدة على التاريخ، وستظهر نافذة عائمة، حيث يمكنك إدخال التفاصيل.
نعم، قد يتعين عليك النقر فوق “مزيد من الخيارات” لإضافة إضافات إلى الحدث الخاص بك، ولكن النافذة التالية أكثر قابلية للتنقل في Outlook الجديد مقارنة بـ Outlook الكلاسيكي، مع خمس علامات تبويب فقط بدلاً من 12 علامة تبويب.
لا يمكنك أيضًا إعداد تذكير عبر البريد الإلكتروني لحدث ما في Outlook الكلاسيكي، ولكن يمكنك ذلك في Outlook الجديد. انقر على التاريخ ذي الصلة، ثم انقر على “المزيد من الخيارات” > “لا تذكرني” > “إضافة تذكير بالبريد الإلكتروني”.
انقر نقرًا مزدوجًا فوق تاريخ في التقويم للانتقال مباشرة إلى نافذة المزيد من الخيارات.
ميزات مفيدة أخرى
الفوائد لا تنتهي عند هذا الحد. فيما يلي بعض الإضافات المفيدة الأخرى إلى Outlook for Windows الجديد:
- تخطيط مبسط: نظرًا لأنه تم تصميم Outlook الجديد على Outlook للويب المبسط، فإن تطبيق سطح المكتب الجديد يتمتع بتصميم أكثر بساطة مع شريط محسن. وهذا يعني أنك تواجه واجهة أكثر وضوحًا، وتكون مفيدة بشكل خاص إذا كان كل ما تريد فعله هو قراءة رسائل البريد الإلكتروني وتنظيمها وإرسالها من خلال التطبيق. علاوة على ذلك، يمكنك تكثيف تخطيط التطبيق بشكل أكبر باستخدام خيارات Cozy وCompact من خلال القائمة المنسدلة Layout في علامة التبويب View.
- توحيد الحساب: إذا كنت تفضل الحصول على جميع حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بك من موفري خدمات مختلفين في مكان واحد، فإن Outlook الجديد يتيح لك القيام بذلك. انقر فوق “الإعدادات” > “الحسابات” > “حسابات البريد الإلكتروني” > “إضافة حساب” لإضافة حساب بريد إلكتروني في Outlook أو Gmail أو Yahoo أو iCloud. يمكنك أيضًا إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمدرسة أو العمل في Microsoft 365 في تطبيق Outlook Windows لسطح المكتب الجديد.
- التكامل مع مايكروسوفت 365: يتكامل Outlook الجديد مع الإضافات الأخيرة إلى مجموعة تطبيقات Microsoft 365، بما في ذلك Loop وViva.
بمجرد التبديل إلى Outlook الجديد والتعود على الواجهة المعاد تصميمها، خذ بعض الوقت لتتعلم بعض اختصارات لوحة المفاتيح الأساسية للبرنامج.
(العلامات للترجمة)مايكروسوفت(ر)مايكروسوفت أوتلوك(ر)مايكروسوفت 365