أفضل 6 ممارسات Microsoft Outlook التي أتبعها لتحسين كفاءة البريد الوارد

في حين أن بعض رسائل البريد الإلكتروني الواردة هي رسائل عشوائية بشكل واضح، فإن بعضها الآخر يتطلب استجابة عاجلة، وبعضها الآخر قد ينتظر لفترة أطول قليلاً. لإدارة هذه الفوضى، تحتاج إلى التعرف على الأدوات المتاحة في عميل البريد الإلكتروني الخاص بك. أستخدم Outlook كعميل بريد إلكتروني أساسي، وإليك كيف أدير صندوق الوارد الخاص بي بكفاءة.

1 إنشاء هيكل مجلد أنيق

إن إنشاء هيكل مجلد أنيق هو الخطوة الأولى نحو تحقيق كفاءة البريد الوارد. من خلال تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في مجلدات بناءً على نوعها ومستويات الأولوية، يمكنك نقل رسائل البريد الإلكتروني الواردة بسرعة إلى مجلداتها الخاصة ووضع رسائل البريد الإلكتروني غير العاجلة في قائمة انتظار للتحقق منها عندما يكون لديك الوقت. كما يسهل ذلك العثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة إذا كنت بحاجة إلى الرجوع إليها.

للحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك نظيفًا، ابدأ بإنشاء مجلدات عالية المستوى لمجالات مختلفة، مثل “المشاريع” أو “العملاء” أو “الشخصية” أو أي شيء آخر مناسب لك. ثم، داخل كل مجلد رئيسي، قم بإنشاء مجلدات فرعية. على سبيل المثال، داخل مجلد “المشاريع”، يمكنك إنشاء مجلدات فرعية لكل مشروع تعمل عليه. وبالمثل، داخل مجلد “العملاء”، قم بإنشاء مجلدات فرعية للرسائل الإلكترونية التي ستتلقاها من كل عميل.

علاوة على ذلك، يمكنك داخل هذه المجلدات الفرعية إنشاء مجلدات إضافية لتصنيف أنواع مختلفة من رسائل البريد الإلكتروني، مثل “المالية” و”التوظيف” و”الاشتراكات”. باختصار، يجب عليك تخصيص بنية المجلد لتلبية احتياجاتك على أفضل وجه والحفاظ على تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بطريقة تناسبك.

2 استخدم القواعد والمرشحات

مع وجود هيكل مجلد أنيق، فإن الخطوة التالية هي إعداد القواعد والمرشحات لتوجيه رسائل البريد الإلكتروني الواردة إلى المجلدات الخاصة بها. على سبيل المثال، يمكنك توجيه رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بمشاريع أو عملاء محددين إلى المجلدات المخصصة لهم. يساعد هذا في أتمتة تنظيم البريد الإلكتروني، مما يقلل من العمل اليدوي عليك.

إذا كنت بحاجة إلى إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها من جهة اتصال معينة، فيمكنك إنشاء قاعدة لذلك أيضًا. بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني التي يمكنك تجاهلها بأمان أو تلك التي تحتوي على كلمات رئيسية معينة مثل “الترويج” و”الإعلانات” ومصطلحات مماثلة، يمكنك إعداد قاعدة لحذفها تلقائيًا أو نقلها إلى مجلد البريد العشوائي.

لإنشاء مرشح، انتقل إلى علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”، وانقر فوق “القواعد” في المجموعة “نقل”، ثم حدد “إدارة القواعد والتنبيهات” من القائمة المنسدلة.

بعد ذلك، انقر فوق “قاعدة جديدة”. هنا، يمكنك الاختيار من بين القوالب المتاحة أو إنشاء قواعد من البداية: تحديد شروط القاعدة وتعيين الإجراءات ذات الصلة.

إذا لم تتمكن من رؤية الخيارات المذكورة أعلاه في الشريط، فمن المحتمل أنك في وضع الشريط المبسّط. للتبديل مرة أخرى إلى الشريط الكلاسيكي، انقر بزر الماوس الأيمن على الشريط نفسه واختر “استخدام الشريط الكلاسيكي” من قائمة السياق.

3 إنشاء خطوات سريعة مخصصة

في حين تساعد القواعد والمرشحات في إدارة رسائل البريد الإلكتروني الواردة، فإن بعضها يتجاوز هذه التدابير حتمًا ويصل مباشرة إلى صندوق الوارد الخاص بك. لإدارة هذه الرسائل الإلكترونية بسرعة، يمكنك إعداد خطوات سريعة، وهي اختصارات تسمح لك بتنفيذ إجراءات مختلفة بنقرة واحدة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء خطوة سريعة لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني أو نقلها إلى مجلد معين.

انتقل إلى علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” وانقر على السهم في الزاوية اليمنى السفلية من قسم الخطوات السريعة. لإنشاء خطوة سريعة جديدة، انقر على “جديد”، واختر إجراءً من القائمة المنسدلة، وقم بتكوين الإعدادات للإجراء المحدد. بمجرد تكوينه، احفظ الخطوة السريعة بالنقر فوق “إنهاء”.

بعد إنشاء خطوة سريعة، حدد رسائل البريد الإلكتروني التي تريد تطبيقها عليها واختر الخطوة السريعة من علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”. بعد ذلك، بنقرة واحدة، يمكنك تطبيق الإجراء على رسائل بريد إلكتروني متعددة في وقت واحد، مما يوفر الوقت والجهد. يمكنك أيضًا إنشاء اختصارات لهذه الخطوات السريعة إذا كنت تريد تعزيز إنتاجيتك.

4 استخدم البريد الوارد المُركّز

يُعد “Focused Inbox” ميزة مفيدة تقوم بفرز رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى علامتي تبويب بناءً على تفاعلاتك: “Focused” للرسائل المهمة و”Others” للرسائل الأقل أهمية. باستخدام خوارزمية التعلم الآلي، يتعلم Outlook باستمرار من تفاعلاتك ويحسن دقة الفرز بمرور الوقت.

إذا قام Outlook عن طريق الخطأ بتوجيه بريد إلكتروني مهم إلى علامة التبويب “أخرى”، فيمكنك نقله يدويًا إلى علامة التبويب “مُركز”. سيتذكر Outlook بعد ذلك هذا التفضيل ويوجه رسائل بريد إلكتروني مماثلة إلى علامة التبويب “مُركز” في المستقبل. لتمكين أو تعطيل هذه الميزة، قم بتسجيل الدخول إلى حسابك في أوت لوك 365، ثم انقر على أيقونة الترس (الإعدادات).

بعد ذلك، انتقل إلى البريد > التخطيط وحدد “فرز الرسائل إلى رسائل مركزة وأخرى”. انقر فوق “موافق” لحفظ التغييرات.

5 أرشفة رسائل البريد الإلكتروني القديمة بانتظام

حتى مع وجود مرشحات فعّالة وخطوات سريعة مفيدة وصندوق وارد مركّز، فمن المهم الحفاظ على عادة أرشفة رسائل البريد الإلكتروني بمجرد عدم الحاجة إليها. تساعد الأرشفة في إزالة الفوضى من مجلداتك، مما يسهل التركيز على رسائل البريد الإلكتروني المهمة المتبقية. نظرًا لأن رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة لا يتم حذفها، فيمكنك استردادها لاحقًا إذا لزم الأمر.

لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook، حدد رسائل البريد الإلكتروني التي تريد أرشفتها، وانقر بزر الماوس الأيمن عليها، واختر “أرشفة” من الخيارات.

بدلاً من ذلك، يمكنك التمرير سريعًا إلى اليسار على رسائل البريد الإلكتروني لأرشفتها دفعة واحدة من تطبيق Outlook للهواتف الذكية. شخصيًا، أجد هذه الطريقة ملائمة لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني.

6 استخدم العلامات لتحديد الأولويات

للتأكد من عدم فقداني لتتبع رسائل البريد الإلكتروني المهمة التي تتطلب المتابعة، أقوم بتمييزها، مما يسلط الضوء عليها بشكل واضح من خلال رمز العلم الأحمر ويضيفها إلى قائمة المهام الخاصة بي. يساعدني هذا في تجنب إغفال رسائل البريد الإلكتروني المهمة بعد تنظيمها في المجلدات الخاصة بها. لتمييز رسالة بريد إلكتروني، ما عليك سوى النقر بزر الماوس الأيمن عليها وتحديد متابعة > تمييز الرسالة من قائمة السياق.

بعد ذلك، انقر بزر الماوس الأيمن على المهمة المحددة في قائمة المهام وحدد الإطار الزمني المناسب الذي يشير إلى الوقت الذي تحتاج فيه رسالة البريد الإلكتروني إلى الاهتمام. على سبيل المثال، رسائل البريد الإلكتروني المحددة للغد من المفترض متابعتها في يوم العمل التالي.

قم بتنفيذ النصائح المذكورة أعلاه لتعزيز كفاءة صندوق الوارد الخاص بك في Outlook. كما خصص فترات زمنية يومية محددة لإدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ومنع تراكمها بمرور الوقت. علاوة على ذلك، اجعل من عادتك حظر جهات الاتصال التي ترسل رسائل غير مرغوب فيها وإلغاء الاشتراك في النشرات الإخبارية والرسائل الترويجية التي لا تتحقق منها بانتظام أو لا تجدها ذات صلة.