أفضل النصائح لإنشاء محاضر اجتماعات عالية الجودة في Word

إن إنشاء محاضر الاجتماعات يدويًا قد يكون مهمة مرهقة وشاقة. وهذا صحيح حتى تكتشف أنه يمكنك أتمتة العملية برمتها. قل وداعًا للكتابة على لوحة المفاتيح في زاوية الغرفة، وقل مرحبًا بتدوين الملاحظات تلقائيًا في Microsoft Word.

باعتباري شخصًا طُلب منه تدوين محاضر عشرات الاجتماعات على مر السنين، فسيكون من التقصير من جانبي عدم مشاركة أفضل الطرق لتوفير الوقت وتدوين ملاحظات الاجتماعات بشكل احترافي ودقيق ومتسق.

استخدام أو إنشاء قالب

لا ينبغي لك مطلقًا استخدام مستند فارغ لإنشاء محاضر اجتماعك، حيث سيستغرق تنسيق الملاحظات قبل توزيعها وقتًا أطول، وسيكون من الصعب تحقيق الاتساق في كل مرة تنشئ فيها مستندًا لاجتماع جديد. بدلاً من ذلك، استخدم أو أنشئ قالبًا.

استخدام قالب موجود

تتوفر العشرات من قوالب محاضر الاجتماعات الجاهزة مجانًا في Word للويب، وهناك المزيد من الخيارات إذا كنت تستخدم تطبيق سطح المكتب. تتمثل فائدة استخدام قوالب Word في أن كل شيء جاهز للاستخدام، وهو ما يوفر الوقت حقًا إذا كنت تعمل في ظل مواعيد نهائية ضيقة. ومع ذلك، قد لا تحتوي بعض القوالب على كل قسم تحتاجه، لذا فقد تتطلب تعديلات وإضافات بسيطة.

للوصول إلى هذه في كلمة للويب، يكتب محاضر الاجتماع في شريط البحث، ثم اضغط على Enter.

بعد ذلك، انقر فوق علامة التبويب “القوالب” لرؤية العديد من الخيارات المتاحة.

للقيام بنفس الشيء في تطبيق Word لسطح المكتب، انقر فوق “جديد”، واكتب محاضر الاجتماع في شريط البحث، ثم اضغط على Enter.

إنشاء قالبك الخاص

هناك العديد من الفوائد المترتبة على إنشاء قالب خاص بك للمحاضر – يمكنك اختيار هيكل يناسب الاجتماعات النموذجية التي تقوم بإعداد محاضرها، وطباعة شعارك على مستندك، وإعادة استخدام أقسام معينة. علاوة على ذلك، عندما تقوم بتوزيع المحاضر، سيكون زملاؤك على دراية بتصميمك، وبالتالي يعرفون أين يبحثون عن العناصر المهمة.

قد يستغرق إنشاء قالب جديد بعض الوقت، لذا تأكد من القيام بذلك قبل اجتماعك الأول. افتح مستند Word فارغًا، وقم بتصميم القالب وفقًا لمتطلباتك.

ثم لحفظ هذا كقالب قابل لإعادة الاستخدام، اضغط على F12، وقم بتسمية القالب الخاص بك، وقم بتغيير نوع الحفظ باسم إلى “قالب Word”. عند النقر فوق “حفظ”، سيتم حفظ القالب في مجلد قالب مخصص على جهاز الكمبيوتر الخاص بك (وOneDrive الخاص بك إذا قمت بإعداده).

سيكون القالب متاحًا الآن عند فتح مستند Word جديد.

سجل في Word أو قم بتحميل ملف صوتي

قبل أن أتعلم عن أداة الإملاء في برنامج Word، كنت أستخدم كتابة الدقائق يدويًا. وقد تسبب ذلك في حدوث العديد من المشكلات ــ لم أكن أستطيع الكتابة بسرعة كافية لالتقاط بعض التفاصيل المهمة، وكانت كتابتي المزعجة تزعج زملائي، ولم أكن أستطيع المساهمة في المناقشات لأنني كنت أركز بشدة على تدوين كل شيء.

بعد ذلك، اكتشفت طريقة لالتقاط تعليقات الجميع تلقائيًا، وهي ميزة تعمل في كل من Word للويب وتطبيق Word لسطح المكتب. علاوة على ذلك، تميز هذه الطريقة بين الأصوات المختلفة، لذا لا يتعين عليك إضاعة الوقت في كتابة أسماء المساهمين.

في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” على شريط Word، انقر فوق سهم القائمة المنسدلة “إملاء” واختر “نسخ” لتشغيل جزء النسخ.

من هنا، يمكنك إما تحميل ملف صوتي مسجل مسبقًا أو إنشاء تسجيل جديد داخل Word نفسه. دعنا نلقي نظرة على كل من هذه الخيارات.

تحميل ملف صوتي

هذه هي طريقتي المفضلة لالتقاط التعليقات في الاجتماعات. ومن المفيد أن تتمكن من استخدام مسجل صوتي قادر على إنتاج تسجيلات ذات جودة أعلى، وهو أكثر قابلية للحمل من ميكروفون الكمبيوتر المحمول أو الجهاز المتصل بالكمبيوتر. وهذا يعني أيضًا أنه يمكنك تخصيص فترة زمنية محددة في جدولك المزدحم لتحميل البيانات وتوزيعها على أولئك الذين يحتاجون إليها.

للقيام بذلك، انقر فوق “تحميل الصوت” في جزء النسخ.

حدد موقع ملف الصوت وانقر على “فتح”.

اعتمادًا على حجم الملف، قد يستغرق تحميله إلى Word وإنتاج النص المكتوب بضع دقائق. ومع ذلك، توفر عملية الأتمتة هذه قدرًا كبيرًا من الوقت في سير عملك. بمجرد اكتمال العملية، سترى النص المكتوب في جزء النسخ.

خصص بعض الوقت لتعديل أسماء المتحدثين حتى يتضح من قال ماذا. للقيام بذلك، انقر أولاً على أيقونة القلم الرصاص بجوار أحد المتحدثين.

بعد ذلك، قم بتغيير اسم الشخص، وحدد مربع الاختيار “تغيير جميع المتحدثين 1″، وانقر فوق رمز الاختيار الموجود أسفل مربع النسخ.

سيؤدي هذا بعد ذلك إلى تعديل جميع حالات المتحدث 1 ضمن النص لتمثيل الشخص الذي تحدث، ويمكنك بعد ذلك تكرار العملية للمتحدثين الآخرين.

الآن، انقر فوق “إضافة إلى المستند”، واختر عناصر النسخ التي تريد تضمينها في محاضرك.

التسجيل في Word

وبدلاً من ذلك، إذا كنت تفضل القيام بكل شيء في مكان واحد، فيمكنك إجراء التسجيل داخل Microsoft Word نفسه من خلال النقر فوق “بدء التسجيل” في جزء النسخ.

بعد ذلك، اتبع نفس الإجراءات لتعديل أسماء المتحدثين وإدراج التعليقات في المستند.

إعداد التصحيح التلقائي للكتابة المختصرة

سواء كنت تكتب المحاضر يدويًا أو تستخدم أداة الإملاء في Word، فإن ضبط التصحيح التلقائي يضمن لك توفير الوقت وضمان الاتساق. وعلى عكس ما يوحي به اسمه، فإن التصحيح التلقائي لا يهدف فقط إلى تصحيح الأخطاء، بل يمكنك أيضًا إعداده لتوسيع نطاق كتابتك المختصرة.

على سبيل المثال، في صناعة التكنولوجيا، نتحدث غالبًا عن الذكاء الاصطناعي، ولكننا قد نرغب في تقديم هذا باعتباره “الذكاء الاصطناعي” الأكثر رسمية في محاضر اجتماعاتنا. وعلى نحو مماثل، في التعليم، يستغرق كتابة المصطلح المستخدم كثيرًا “منسق الاحتياجات التعليمية الخاصة” وقتًا، في حين أن كتابة الاختصار SENCO أسرع كثيرًا.

لإعداد هذه الإعدادات، انقر فوق ملف > خيارات، ثم افتح علامة التبويب “المراجعة” في نافذة خيارات Word. ومن هناك، انقر فوق “خيارات التصحيح التلقائي”.

افتح علامة التبويب “التصحيح التلقائي”، واستخدم الجدول الموجود أسفل نافذة التصحيح التلقائي لإعداد التحويلات المختصرة. انقر فوق “إضافة” لكل قاعدة جديدة تقوم بإعدادها، ثم انقر فوق “موافق” عند الانتهاء.

ويمكنك بعد ذلك استخدام هذه الاختصارات عند كتابة أو تحرير محضر الاجتماع قبل التوزيع.

تنسيق المحاضر

الآن بعد أن حصلت على نسخة مكتملة من محضر الاجتماع، فأنت جاهز لتحرير محتواه. يتميز برنامج Word بقدرته الرائعة على نسخ لغات ولهجات مختلفة إلى نص تلقائيًا، ولكن إذا سعل شخص ما أثناء مساهمة شخص آخر أو مرت طائرة صاخبة بالخارج، فقد تكون هناك بعض التناقضات الطفيفة. قد ترغب أيضًا في إزالة أي عبارات غير لفظية، مثل الكلمات الحشو، ومعالجة أي تداخلات حتى تتم قراءة المستند بشكل متماسك ومهني. ومع ذلك، فإن تحرير النسخة المنقحة سيستغرق بالتأكيد وقتًا أقل من كتابة الشيء بالكامل يدويًا، لذا ضع ذلك في الاعتبار أثناء إجراء التغييرات اللازمة.

إذا كنت بحاجة إلى سماع أي من التعليقات مرة أخرى، فانقر فوق أحد الطوابع الزمنية في جزء النسخ.

يمكنك الآن أن تقرر ما إذا كنت تريد استخدام النص الحرفي الكامل أو تحرير محضر الاجتماع بحيث يلخص المستند النقاط الرئيسية. وفي كلتا الحالتين، استخدم جدول الأعمال (الذي يُنشر عادةً قبل بدء الاجتماع) لتقسيم المحضر إلى أقسام رئيسية لتسهيل القراءة.

أخيرًا، استخدم أداة التمييز في Word لتسليط الضوء على أي ملاحظات مهمة ضمن المحضر. أحب استخدام اللون الأصفر لنقاط العمل والأخضر لتواريخ المواعيد النهائية.

حفظ المحاضر بصيغة PDF

الآن بعد أن أصبحت لديك مجموعة كاملة من المحاضر المهنية المنسقة والمؤرخة لاجتماعك، فأنت جاهز لمشاركتها مع الحاضرين وأي شخص آخر قد يستفيد من الوصول إليها. الخيار الأفضل هو حفظ المستند بتنسيق PDF، بحيث لا يمكن تعديله ويظل سجلاً دقيقًا لما تمت مناقشته.

للقيام بذلك، مع فتح مستند Word، اضغط على F12، واختر موقعًا مناسبًا، وأعطي المستند اسمًا مناسبًا، وقم بتغيير الحقل “حفظ باسم النوع” إلى PDF.

سواء كنت تقوم بإنشاء محاضر، أو كتابة مقال، أو كتابة رسالة، قبل البدء في العمل في Word، يجب عليك دائمًا تخصيص بضع دقائق لإعداد المستند، بحيث يتم تقديم كل ما تكتبه بالضبط بالطريقة التي تريدها.