عندما تحتاج إلى طباعة خطابات أو إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى العديد من العملاء أو الزبائن أو الموظفين، يمكنك القيام بذلك بسرعة باستخدام دمج البريد. باستخدام معالج دمج البريد في Microsoft Word، يمكنك إعداد ذلك في دقائق معدودة.
يتيح لك دمج البريد إنشاء قاعدة الرسالة وإدراج الأسماء وإنشاء جميع الرسائل في وقت واحد. والجزء الجميل في معالج دمج البريد في Word هو أنه يمكنك استخدام قائمة موجودة أو إنشاء قائمة أثناء التنقل. كما يمكنك تخصيص أجزاء مختلفة من الرسالة واستخدام الدمج للملصقات أو المظاريف بالإضافة إلى رسائل البريد الإلكتروني والرسائل.
إنشاء دمج البريد في Word
مع انتشار إرسال رسائل البريد الإلكتروني التجارية، بدلاً من الرسائل الورقية، فلنستخدم مثالاً لإنشاء دمج بريد إلكتروني. افتح مستند Microsoft Word وقم بتأليف رسالتك.
عندما تنتهي من رسالتك وتصبح مستعدًا لإنشاء الدمج، انتقل إلى علامة التبويب “المراسلات”. استخدم سهم القائمة المنسدلة “بدء دمج المراسلات” لتحديد “معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة”.
ستشاهد شريطًا جانبيًا مفتوحًا على اليمين يرشدك خلال عملية دمج البريد. حدد خيار رسائل البريد الإلكتروني في الأعلى وانقر على “التالي: مستند البدء” في الأسفل.
بعد ذلك، اختر خيار “استخدام المستند الحالي”. إذا كنت تريد البدء من جديد باستخدام قالب أو مستند مختلف، فاختر هذا الخيار بدلاً من ذلك.
انقر فوق “التالي: تحديد المستلمين” في أسفل الشريط الجانبي.
إضافة المستلمين
يمكنك الآن تحديد قائمة المستلمين الخاصة بك أو إنشاء واحدة باستخدام الخيارات التالية.
استخدم قائمة موجودة:اختر هذا الخيار وانقر على “استعراض” لتحديد موقع الملف. عند فتحه في Word، سترى مربعًا حيث يمكنك تحسين القائمة إذا أردت. قم بفرزها أو تصفيتها أو البحث عن التكرارات أو التحقق من صحة العناوين. يمكنك أيضًا استخدام مربعات الاختيار لتحديد المستلمين وإلغاء تحديدهم.
اختر من جهات اتصال Outlook:قم بتحديد هذا الخيار وانقر على “اختيار مجلد جهات الاتصال” لاختيار المجلد. سترى بعد ذلك جهات الاتصال من هذا المجلد تظهر في مربع مثل المربع أعلاه حيث يمكنك تحسين قائمتك.
اكتب قائمة جديدة:اختر هذا الخيار ثم انقر فوق “إنشاء” لإدخال تفاصيل المستلمين في النافذة المنبثقة. يمكنك استخدام أي من الحقول التي تريدها وتخصيص الأعمدة.
بعد تحديد المستلمين، انقر فوق “التالي: اكتب رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك” في أسفل الشريط الجانبي.
أكمل رسالتك
يمكنك بعد ذلك الاختيار من الكتل التي تراها لإضافة تفاصيل المستلم إلى رسالتك.
كتلة العنوان:ضع المؤشر في المستند حيث تريد وضع كتلة العنوان. ثم اختر تنسيقًا لأسماء المستلمين، سواء كنت تريد تضمين اسم الشركة أو العنوان البريدي، وغير ذلك من التفاصيل حول الموقع.
ستشاهد معاينة لكل مستلم على اليمين ويمكنك استخدام الأسهم الموجودة في الأعلى للتنقل بين المستلمين ومراجعتهم. إذا كان هناك شيء مفقود، فانقر فوق “مطابقة الحقول” لتصحيح ذلك.
انقر فوق “موافق” عند الانتهاء. سترى متغير كتلة العنوان في المستند الخاص بك في الموقع الذي حددته.
خط التحية:ضع المؤشر في المستند حيث تريد سطر التحية. حدد التحية وتنسيق سطر التحية بالإضافة إلى الإعداد الافتراضي لأسماء المستلمين غير الصالحة. قم بمعاينة كل منها باستخدام الأسهم والمربع الموجود في الأسفل.
انقر فوق “موافق” عند الانتهاء وسوف ترى متغير سطر الترحيب في مستندك.
البريد الإلكتروني:إذا كان لديك برنامج البريد الإلكتروني مثبتًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، فحدد هذا الخيار واتبع التعليمات.
المزيد من العناصر:لإضافة المزيد من الحقول مثل أرقام الهواتف أو أسطر العناوين الإضافية، ضع المؤشر في المستند حيث تريد الحقول، واختر هذا الخيار، وأكمل التفاصيل. انقر فوق “إدراج” أو “مطابقة الحقول” لإنهاء العملية.
لإزالة أي من العناصر التي أضفتها، ما عليك سوى تحديد المتغير وحذفه من المستند.
قم بتحديد “التالي: معاينة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك” في أسفل الشريط الجانبي.
معاينة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني
ستشاهد بعد ذلك معاينة للرسالة مع المتغيرات المملوءة بتفاصيل المستلمين. استخدم الأسهم في الشريط الجانبي لمعاينة كل رسالة. لإجراء تغييرات على المستلمين، حدد “تحرير قائمة المستلمين” أو للرجوع وتحرير المستند، استخدم الروابط الخاصة بالخطوات الموجودة في أسفل الشريط الجانبي.
عند الانتهاء، انقر فوق “التالي: إكمال الدمج”، ثم حدد “البريد الإلكتروني” لاستكمال تفاصيل “إلى” و”سطر الموضوع” و”تنسيق البريد”. ويمكنك اختياريًا الإرسال إلى مستلمين محددين فقط. انقر فوق “موافق” لإرسال رسائل البريد الإلكتروني عبر Outlook.
أنواع أخرى من مستندات دمج البريد
إذا اخترت نوعًا مختلفًا من دمج البريد في Word، فستشاهد فقط اختلافات طفيفة مع المعالج.
رسائل و دليل:يمكنك إضافة نفس التفاصيل كما هو الحال مع رسائل البريد الإلكتروني، ولكن في النهاية يمكنك طباعة أو تحرير الرسائل الفردية أو إرسال الدليل إلى مستند جديد.
المظاريف والملصقات:يمكنك الاختيار من بين خيارات مختلفة مثل حجم المغلف ونوع الملصق والخط. ثم قم بطباعة المغلفات أو الملصقات.
يمكنك إنشاء دمج بريد في Microsoft Word من البداية للرسائل الإلكترونية أو الخطابات أو المظاريف أو الملصقات باستخدام علامة التبويب “المراسلات”. ولكن للحصول على أسهل طريقة لإعداد دمج بريد في Word، راجع معالج دمج البريد.