أستخدم التنسيق الشرطي في معظم جداول البيانات: إليك السبب

إن إبراز القيم يدويًا في مجموعات البيانات الكبيرة قد يكون مستهلكًا للوقت ومعرضًا للخطأ، وخاصةً إذا كانت بياناتك من المرجح أن تتغير بمرور الوقت. مع وضع ذلك في الاعتبار، فإن استخدام التنسيق الشرطي يمكن أن يساعد في التخلص من هاتين العقبة.

يقوم التنسيق الشرطي بتنسيق خلية أو نطاق من الخلايا استنادًا إلى الشروط التي قمت بتطبيقها. في الأمثلة أدناه، سأعرض لك بعض الاستخدامات اليومية لهذه الأداة المفيدة بشكل لا يصدق، حتى تتمكن من ترك برنامج Excel يقوم بالعمل الشاق نيابة عنك.

للوصول إلى أداة التنسيق الشرطي، قم بتمييز الخلية أو الخلايا التي تريد تنسيقها، وفي علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” على الشريط، انقر فوق “التنسيق الشرطي” في مجموعة “الأنماط”. ومن هناك، سترى العديد من الخيارات المختلفة المتاحة.

التنسيق الشرطي يمكنه إبراز قيم معينة

من بين استخداماته العديدة، يُعرف برنامج Excel بقدرته على عرض البيانات وتنظيمها لاستخدامها وتحليلها. ولجعل عملية التحليل أسهل كثيرًا، يمكنك استخدام التنسيق الشرطي لتسليط الضوء على الخلايا التي تحتوي على قيم معينة، والخلايا الفريدة أو المكررة، وأعلى وأدنى القيم ضمن مجموعة بيانات، وفي العديد من السيناريوهات الأخرى المشابهة.

تمييز الخلايا التي تحتوي على قيم معينة

لنفترض أنك تنظم حفلة، وقد سجلت طلبات الطعام الخاصة بكل شخص. الآن تريد أن يسلط برنامج Excel الضوء على كل طلب شريحة لحم، حيث يتعين عليك أن تسأل الضيوف عن طريقة طهيها.

أولاً، حدد البيانات التي تريد تطبيق الشرط عليها، في هذه الحالة، هي العمود C بأكمله. ثم، في القائمة المنسدلة التنسيق الشرطي، انقر فوق “قاعدة جديدة”.

في مربع الحوار، انقر فوق “تنسيق الخلايا التي تحتوي فقط”، وفي خيار القائمة المنسدلة الأول، حدد “نص محدد”. تأكد من النقر فوق “يحتوي” في مربع القائمة المنسدلة التالي، ولكن لاحظ الخيارات الأخرى التي يمكنك استخدامها أيضًا في هذه المرحلة. بعد ذلك، في مربع الحقل الفارغ، اكتب النص الذي تريد تمييزه داخل الخلايا المحددة – في حالتنا، النص “Steak” – ثم قم بإنشاء التنسيق الذي تريده لهذه الخلايا بالنقر فوق “تنسيق”. بمجرد الانتهاء، انقر فوق “موافق”.

الآن، سيتم تمييز جميع الخلايا التي تحتوي على كلمة “Steak” باللون الأصفر.

إبراز الخلايا الفريدة أو المكررة

يمكنك استخدام التنسيق الشرطي لتحديد التكرارات أو الشذوذ بسهولة في مجموعة بيانات. هذه طريقة فعّالة حقًا لتنظيف جدول البيانات بكفاءة. أستخدم هذه الأداة طوال الوقت في قائمة التعبئة الخاصة بي للإجازة. نظرًا لأنني أضيف إليها دائمًا وأتمكن من الوصول إليها سواء على جهاز الكمبيوتر الخاص بي أو أثناء التنقل عبر OneDrive، فأحيانًا أضيف عن طريق الخطأ عناصر موجودة بالفعل.

لتحديد الخلايا المكررة تلقائيًا، حدد البيانات ذات الصلة، وفي القائمة المنسدلة التنسيق الشرطي، انقر فوق “قاعدة جديدة”.

في مربع الحوار الناتج، انقر فوق “تنسيق القيم الفريدة أو المكررة فقط”، وفي القائمة المنسدلة، حدد “تكرار”. حدد التنسيق الذي تريده لهذه الخلايا بالنقر فوق “تنسيق”. بمجرد الانتهاء، انقر فوق “موافق”.

هكذا تبدو قائمة التعبئة الخاصة بإجازتي عندما أستخدم هذه الأداة.

أستطيع الآن حذف عنصر من كل عنصر مكرر. ولأن التنسيق الشرطي قابل للتكيف، فبمجرد حذف عنصر مكرر، يفقد العنصر الآخر تنسيقه أيضًا (لأنه لم يعد مكررًا). ونتيجة لذلك، سأحصل في النهاية على جدول بيانات أنيق ومرتب.

يمكنك أيضًا القيام بنفس الشيء مع الخلايا الفريدة، أي الخلايا التي تحتوي على بيانات مختلفة عن بقية المصفوفة. ما عليك سوى النقر فوق “فريد” بدلاً من “مكرر” في القائمة المنسدلة ذات الصلة.

إبراز أعلى وأدنى القيم

باعتباري من عشاق كرة القدم، أحب تقييم اللاعبين بناءً على أدائهم في كل مباراة، ثم معرفة من لعب بشكل جيد باستمرار. وللقيام بذلك، أجعل برنامج Excel يسلط الضوء تلقائيًا على أعلى تصنيفين لكل مباراة.

أولاً، حدد نطاق البيانات الذي تريد تقييمه. في حالتي، سيكون أول عمود يحتوي على بيانات. لا أريد تحديد الجميع البيانات الموجودة في الجدول الخاص بي، حيث سيؤدي ذلك إلى تسليط الضوء على أعلى تصنيفين عبر جميع الألعاب، بينما أريد القيام بذلك لكل لعبة على حدة.

بعد ذلك، في قائمة التنسيق الشرطي، انقر فوق “قاعدة جديدة”. في مربع الحوار، انقر فوق “تنسيق القيم الأعلى أو الأدنى مرتبة فقط”، وفي خيار القائمة المنسدلة، حدد “أعلى” (أو انقر فوق “أسفل” إذا كنت تريد إبراز القيم الأدنى). بعد ذلك، في حقل الرقم، اكتب معلمات الشروط الخاصة بك. على سبيل المثال، إذا نقرت فوق “1”، فسيؤدي هذا إلى إبراز القيمة العليا المفردة في بياناتك. حدد أيضًا مربع الاختيار “%” إذا كنت تريد تحديد معلماتك كنسبة مئوية. أنشئ التنسيق الذي تريده لهذه الخلايا، وبمجرد الانتهاء، انقر فوق “موافق”.

هكذا ستبدو ورقتي. لاحظ كيف تم إبراز خمس درجات، حيث حقق أكثر من شخصين معامل الدرجة العالية الذي حددته في القاعدة.

بعد ذلك، يجب عليك استخدام “أداة تنسيق الرسام” لتطبيق نفس الشروط على العمود التالي، ثم تغيير تنسيق القيم التي تلبي معاييرك، بحيث يمكن تمييزها عن العمود الأول.

التنسيق الشرطي يعمل مع تغيير البيانات

في القسم الأول، قمنا بتنسيق الخلايا التي تحتوي على قيمة محددة، ولكن يتيح لك Excel أيضًا تغيير المعلمات اللازمة لتنسيق الخلايا بسهولة دون الحاجة إلى تعديل القواعد.

على سبيل المثال، لنفترض أن لدينا مهام منزلية مختلفة يجب إنجازها، وقمنا بتعيين كل مهمة لعضو من أفراد الأسرة في كل يوم. نريد الآن رؤية جميع المهام التي تم تعيينها لعضو معين من أفراد الأسرة.

للقيام بذلك، حدد أولاً جميع البيانات التي تريد البحث عنها. ثم في قائمة التنسيق الشرطي، انقر فوق “قاعدة جديدة”. في مربع الحوار، انقر فوق “تنسيق الخلايا التي تحتوي فقط”، وفي خيار القائمة المنسدلة الأول، حدد “قيمة الخلية”. بعد ذلك، في حقل القائمة المنسدلة الثاني، انقر فوق “يساوي إلى”. ثم انقر فوق حقل النص، قبل النقر فوق الخلية التي ستستخدمها كمعلمة متغير. في حالتنا، هذه هي الخلية B1. أخيرًا، قم بإنشاء التنسيق الذي تريده لهذه الخلايا، وانقر فوق “موافق”.

بعد ذلك، في الخلية التي حددتها في قاعدة التنسيق الشرطي، اكتب كلمة أو رقمًا يتطابق مع بعض البيانات الموجودة في الجدول لمشاهدة كل حالة من تلك الكلمة أو الرقم يتم تمييزها.

يمكنك مقارنة البيانات بسهولة

حتى الآن، تحدثت عن كيفية مساعدة التنسيق الشرطي لك في تحديد قيم معينة ضمن مجموعة من البيانات. ومع ذلك، فإن التنسيق الشرطي مفيد بنفس القدر لمقارنة الأرقام ضمن نطاق معين.

بالعودة إلى تقييمات لاعبي كرة القدم من قبل، بدلاً من تسليط الضوء على أعلى أو أدنى القيم، دعونا نقارن أداء جميع اللاعبين.

أولاً، حدد البيانات التي تريد استخدامها. في حالتنا، هي التقييمات من اللعبة الأولى في العمود B. ثم، في القائمة المنسدلة “التنسيق الشرطي”، اختر من بين الخيارات الثلاثة التالية:

• أشرطة البيانات (انظر لقطة الشاشة أدناه) – تملأ هذه الأشرطة كل خلية جزئيًا حسب القيمة مقارنة بالخلايا الأخرى في النطاق. سيتم ملء الخلايا التي تحتوي على أعلى قيمة بالكامل، وسيتم ملء الخلايا التي تحتوي على أقل قيمة جزئيًا.
• مقاييس الألوان—تتدرج ألوان الخلايا وفقًا للقيم التي تحتويها.
• مجموعة الأيقونات—يؤدي ذلك إلى إضافة أيقونات مختلفة وفقًا لقيم الخلايا.

أشياء يجب ملاحظتها

إذا كنت تعاني بالفعل من خطأ التنسيق الشرطي وتجد أنك تستخدمه في معظم جداول البيانات الخاصة بك كما أفعل، فهناك بعض الأشياء الصغيرة التي يجب ملاحظتها.

• كلما زاد عدد التنسيقات الشرطية التي تقوم بتضمينها (أو كلما كانت مجموعة البيانات التي تحتوي على التنسيق الشرطي أكبر)، كلما أصبحت الأمور أبطأ في جدول البيانات الخاص بك. وذلك لأن برنامج Excel يجب أن يطبق الشروط على كل خلية على حدة، وإذا كان لديك الكثير من القواعد، فقد يستغرق هذا بعض الوقت. لا توجد مشكلة في هذا إذا كنت على استعداد للانتظار، ولكن إذا كنت تبحث عن العمل بسرعة، فمن الجدير الحد من استخدامه.
• كن حذرًا عند استخدام قواعد متداخلة، وخاصةً إذا قمت عن غير قصد بتطبيق شروط متناقضة على خلية. تأكد من معرفة مكان قواعد التنسيق الحالية لديك بالضبط قبل إضافة قواعد جديدة.
• قد تتسبب إضافة صفوف وأعمدة أو نقل أشياء إلى أماكن بها تنسيق شرطي بالفعل في حدوث مشكلات. وكما حدث في النقطة السابقة، تأكد من معرفة المكان الذي وضعت فيه بعض القواعد بالفعل، وتأكد من وضعها في المكان الذي تريده بعد إجراء تغييرات على تخطيط الورقة.

في القائمة المنسدلة التنسيق الشرطي، يمكنك أيضًا إدارة القواعد المطبقة على ورقتك، ويمكنك أيضًا مسح القواعد من الخلايا المحددة أو الورقة بأكملها أو جدول.