سواء كنت تستخدم Microsoft Word للكتابة الشخصية أو المهنية، فقد ترغب أحيانًا في إضافة ملاحظات تكميلية إلى أقسام عملك. ربما ترغب في تقديم تعليق جانبي على إحدى حججك، أو تحتاج إلى الاستشهاد بعمل مؤلف آخر دون تشتيت انتباهك عن النص الرئيسي. لحسن الحظ، يحتوي Word على أدوات مفيدة لإضافة الحواشي السفلية والتعليقات الختامية إلى كتابتك.
نحن نستخدم Microsoft Word 2016، لكن Word يدعم الحواشي السفلية والتعليقات الختامية منذ Word 2007 على الأقل. اعتمادًا على إصدار Word الذي تستخدمه، قد تبدو القوائم التي نستعرضها في هذا الدليل مختلفة قليلاً. ولكن لا تقلق — الميزات والوظائف هي نفسها.
تعد الحواشي السفلية والتعليقات الختامية طريقتين لإضافة أجزاء إضافية من المعلومات إلى كتابتك خارج النص الرئيسي. فكر فيها كأنها جوانب لفظية، مكتوبة فقط. يمكنك استخدام الحواشي السفلية والتعليقات الختامية لإضافة تعليقات جانبية إلى عملك أو للاستشهاد بمنشورات أخرى مثل الكتب أو المقالات أو مواقع الويب. الفرق الوحيد بين الحواشي السفلية والتعليقات الختامية هو مكان ظهورها في المستند.
كما يوحي الاسم، يتم إرفاق الحواشي السفلية في أسفل الصفحة التي تحتوي على الجملة المقابلة لها. من ناحية أخرى، تتم إضافة التعليقات الختامية إلى نهاية القسم أو المستند. يعتمد الخيار الذي يجب عليك استخدامه في كتابتك على تفضيلاتك الشخصية أو — إذا كنت تكتب للمدرسة أو العمل — معايير النشر في مؤسستك.
قم بتشغيل برنامج Microsoft Word، ثم افتح المستند الذي ترغب في إضافة الحواشي السفلية إليه (أو قم بإنشاء مستند جديد إذا كنت قد بدأت للتو). قم بالتبديل إلى علامة التبويب “المراجع” على شريط Word.
ستجد هنا مجموعة من الميزات المفيدة لإضافة تعليقات توضيحية إلى النص الخاص بك، بما في ذلك أدوات لإدراج جدول محتويات، وإضافة اقتباسات، وإنشاء قائمة مراجع. تحتوي المجموعة الثانية في علامة التبويب هذه على ميزات الحواشي السفلية والتعليقات الختامية التي نريدها.
لإضافة حاشية سفلية، ضع نقطة الإدراج في النص حيث تريد أن تظهر الحاشية السفلية، ثم انقر فوق الزر “إدراج حاشية سفلية”.
يضيف Word رقماً مرتفعاً صغيراً حيث قمت بوضع نقطة الإدراج.
ثم ينقل التركيز على الفور إلى جزء الحواشي السفلية ويضع نقطة الإدراج في الحاشية السفلية الجديدة، بحيث يمكنك البدء في كتابتها على الفور.
تظهر الحواشي السفلية في أسفل الصفحة أسفل خط أفقي قصير. في كل مرة تقوم فيها بإضافة حاشية سفلية على هذه الصفحة، سيتم إضافة رقم آخر إلى القائمة.
بمجرد إضافة الحواشي السفلية، يمكنك تمرير مؤشر الماوس فوق العلامة المرجعية لكل جملة لرؤية معاينة الحاشية السفلية داخل النص.
يمكنك أيضًا التنقل بسرعة بين الحواشي السفلية في كل من النص الرئيسي وقائمة الحواشي السفلية في أسفل الصفحة عن طريق النقر فوق الزر “الحاشية السفلية التالية” في شريط التنقل.
أو انقر فوق سهم القائمة المنسدلة الموجود على زر “الحاشية السفلية التالية” لتحديد خيار تنقل مختلف. يمكنك اختيار الانتقال إلى الحاشية السفلية السابقة أو الانتقال إلى الحاشية الختامية التالية أو السابقة.
خطوات إدراج التعليقات الختامية هي نفسها بشكل أساسي. ضع نقطة الإدراج في المكان الذي تريد التعليق فيه، ثم انقر فوق الزر “إدراج تعليق ختامي” في علامة التبويب “المراجع” في شريط Word.
تمامًا كما هو الحال مع الحواشي السفلية، يقوم Word بإرفاق رقم مرتفع يحتوي على حاشية ختامية. لكن هذه المرة، تظهر قائمة الملاحظات التي ينشئها في نهاية القسم الحالي أو في نهاية المستند (يمكنك تخصيص مكان ظهورها، وسنتحدث أكثر عن ذلك بعد قليل).
يحتوي Word على إعدادات افتراضية أساسية للحواشي السفلية والتعليقات الختامية، ولكن يمكنك ضبط هذه الإعدادات في أي وقت من القائمة الموجودة في علامة التبويب “المراجع”.
انقر فوق السهم الموجود في الركن الأيمن السفلي من قائمة “الحواشي السفلية”.
يؤدي ذلك إلى ظهور نافذة الحواشي السفلية والتعليقات الختامية حيث يمكنك تخصيص الموقع والمظهر والتنسيق لجميع الحواشي السفلية والتعليقات الختامية.
تغيير موقع الحواشي السفلية والتعليقات الختامية
افتراضيًا، يضع Word الحواشي السفلية في أسفل الصفحة والتعليقات الختامية في نهاية المستند، ولكن يمكنك تغيير مكان ظهور هذه الملاحظات.
ضمن “الموقع” في قائمة الحواشي السفلية والتعليقات الختامية، ابحث عن خيار “الحواشي السفلية” (يجب تحديده افتراضيًا عند فتح القائمة لأول مرة). افتح القائمة المنسدلة الموجودة على يمين هذا الخيار ويمكنك تغيير موقع الحاشية السفلية إما إلى أسفل الصفحة أو أسفل النص. إذا اخترت الخيار الأخير، فسيقوم Word بوضع الحواشي السفلية مباشرةً بعد النص الرئيسي للنص بدلاً من وضعها في أسفل الصفحة.
لتغيير الموقع الافتراضي للتعليقات الختامية، حدد خيار “التعليقات الختامية”، ثم افتح القائمة المنسدلة الموجودة على يمينه. هناك، يمكنك تغيير موضع التعليق الختامي إلى نهاية القسم الحالي أو نهاية المستند.
تحويل الحواشي السفلية إلى تعليقات ختامية (والعكس صحيح)
هناك خيار آخر وهو تحويل كافة الحواشي السفلية إلى تعليقات ختامية أو العكس. بدلاً من تغيير كل واحدة على حدة، يتيح لك هذا الخيار تغييرها كلها مرة واحدة. إذا كنت تعمل على مستند يحتوي على الكثير من الملاحظات، فقد يكون هذا الخيار مفيدًا.
ضمن قسم “الموقع” في قائمة الحواشي السفلية والتعليقات الختامية، انقر فوق الزر “تحويل”.
ينبثق مربع الحوار “تحويل الملاحظات”، مما يتيح لك ثلاثة خيارات: 1) تحويل جميع الحواشي السفلية إلى تعليقات ختامية، 2) تحويل جميع الحواشي الختامية إلى حواشي سفلية، و3) تبديل الحواشي السفلية والتعليقات الختامية. حدد الخيار الذي تريده، ثم انقر فوق الزر “موافق”.
تغيير تخطيط الحواشي السفلية والتعليقات الختامية
افتراضيًا، يقوم Word بإنشاء قوائم الحواشي السفلية والتعليقات الختامية بنفس تخطيط الصفحة التي تظهر عليها. ومع ذلك، يمكنك ضبط ذلك من نافذة الحواشي السفلية والتعليقات الختامية بالنقر على القائمة المنسدلة “الأعمدة” وتحديد عدد الأعمدة التي ترغب في استخدامها.
يمكنك تعيين الحواشي السفلية والتعليقات الختامية ليتم عرضها في ما يصل إلى أربعة أعمدة مختلفة على الصفحة.
تخصيص تنسيق الحواشي السفلية والتعليقات الختامية
يتيح لك Word أيضًا الاختيار من بين عدة خيارات لتنسيق كيفية ترقيم الحواشي السفلية والتعليقات الختامية. من الجيد عمومًا اختيار نظام ترقيم مختلف لكل نوع ملاحظة، خاصة إذا كنت تستخدم مجموعة من الحواشي السفلية والتعليقات الختامية في نفس المستند. يساعدك هذا أنت والقارئ على التمييز بسرعة بين الاثنين في لمحة.
في قسم التنسيق، انقر فوق سهم القائمة المنسدلة الموجود على يمين خيار “تنسيق الأرقام”. حدد تنسيق الرقم المطلوب.
يمكنك أيضًا تسمية ملاحظاتك برمز مخصص بدلاً من نظام الترقيم القياسي. بجوار خيار Custom Mark، انقر فوق الزر “Symbol”.
سيتم فتح قائمة الرمز. حدد الرمز الذي ترغب في استخدامه لتسمية ملاحظاتك، ثم انقر فوق الزر “موافق”.
يجب أن يظهر الرمز الذي حددته في مربع “العلامة المخصصة”، وسيستخدم Word الآن هذا الرمز لتسمية ملاحظاتك.
افتراضيًا، يقوم Word بترقيم الحواشي السفلية والتعليقات الختامية في سلسلة فردية تبدأ من “1” (أو a، i، I، وما إلى ذلك) وتستمر خلال المستند. ومع ذلك، يمكنك تخصيص نقطة البداية واستمرارية ملاحظاتك.
إذا كنت تريد أن تبدأ الحواشي السفلية أو التعليقات الختامية في مكان آخر غير الرقم الأول في السلسلة (على سبيل المثال، 2 بدلاً من 1)، انقر فوق الأسهم الموجودة في القائمة المنسدلة “البدء عند” لزيادة قيمة البداية أو تقليلها. أحد الأمثلة على الحالات التي قد يكون فيها ذلك مفيدًا هو إذا كنت تكتب كتابًا يحتوي على تعليقات ختامية وتقوم بحفظ كل فصل كمستند Word منفصل. يمكنك تكوين مستند كل فصل لبدء ترقيم الحواشي الختامية من حيث توقف الفصل الأخير.
لتغيير استمرارية سلسلة الترقيم الخاصة بك، انقر فوق سهم القائمة المنسدلة بجوار خيار “الترقيم”.
سترى ثلاثة خيارات لترقيم الحواشي السفلية والتعليقات الختامية: مستمر، وإعادة تشغيل كل قسم، وإعادة تشغيل كل صفحة. إذا كنت تريد ترقيم الحواشي السفلية والتعليقات الختامية بشكل مستمر من بداية المستند إلى نهايته، فحدد الخيار “مستمر”. إذا كنت تفضل ترقيم ملاحظاتك حسب الفصل أو القسم، فحدد خيار “إعادة تشغيل كل قسم”. أو حدد “إعادة تشغيل كل صفحة” لترقيم ملاحظاتك حسب الصفحة.
قم بتطبيق التغييرات على المستند
بعد تكوين الخيارات المذكورة أعلاه، ستحتاج إلى تحديد الطريقة التي تريد بها تطبيق التغييرات على المستند الخاص بك. في أسفل القائمة، انقر فوق سهم القائمة المنسدلة بجوار خيار “تطبيق التغييرات على”.
إذا كنت تريد تطبيق التغييرات على كل صفحة وقسم من المستند، فحدد خيار “المستند بالكامل. أو حدد “هذا القسم” لتطبيق التغييرات فقط على قسم المستند الذي تتواجد فيه حاليًا. (لاحظ أن هذا الخيار لن يظهر إذا لم يكن لديك فواصل أقسام في مستندك.)
بمجرد أن تكون راضيًا عن إعداداتك، انقر فوق الزر “تطبيق” في أسفل يمين القائمة.
يمكنك أيضًا إدراج حاشية سفلية جديدة باستخدام الإعدادات التي حددتها عن طريق النقر فوق الزر “إدراج” الموجود في الركن الأيسر السفلي من القائمة.
إذا كنت تريد استخدام نفس الحاشية السفلية أو التعليق الختامي أكثر من مرة خلال النص، فهناك طريقة سهلة للقيام بذلك دون الحاجة إلى إدراج نفس الشيء مرارًا وتكرارًا.
ضع نقطة الإدراج في المكان الذي تريد إدراج مرجع فيه في النص. في علامة التبويب “المراجع”، انقر فوق الزر “المرجع الترافقي”.
في نافذة المرجع التبادلي، اختر إما “حاشية سفلية” أو “تعليق ختامي” من القائمة المنسدلة “نوع المرجع”.
بعد ذلك، انقر فوق القائمة المنسدلة “إدراج مرجع إلى”.
يقوم خيار “رقم الحاشية السفلية” بإدراج رقم الحاشية السفلية في النص العادي، بينما يقوم خيار “رقم الحاشية السفلية (منسق)” بإدراج رقم الحاشية السفلية بخط مرتفع. يقوم خيار “رقم الصفحة” بإدراج رقم الصفحة المشار إليها بدلاً من رقم الحاشية السفلية. يقوم الخيار “أعلى/أسفل” بإدراج الكلمة “أعلى” أو “أسفل” اعتمادًا على مكان ظهور الحاشية السفلية الأصلية بالنسبة إلى الإسناد الترافقي. حدد الخيار المطلوب.
يتيح لك Word إنشاء ارتباطات تشعبية بين الإسنادات الترافقية حتى تتمكن بسهولة من العثور على نفس الحاشية السفلية في كل مكان تظهر فيه في المستند. يتم تحديد خيار “إدراج كارتباط تشعبي” افتراضيًا، بحيث يمكنك النقر فوق أي إسناد ترافقي وسيتم نقلك تلقائيًا إلى جزء المستند الذي يحتوي على الحاشية السفلية الأصلية. نوصي بترك هذا الخيار محددًا، ولكن يمكنك إلغاء تحديده إذا كنت تفضل ذلك.
ضمن خيار “أي حاشية سفلية”، حدد الحاشية السفلية التي ترغب في الإشارة إليها، ثم انقر فوق الزر “إدراج” في أسفل القائمة.